Klotzkette Entwurfsmappe an den Notar übergeben
1. Zweck und Anwendungsfall
Führe eine abschließende Mitarbeiterkontrolle der konkreten Vorgangsmappe durch. „Vorbereitet“ bedeutet nicht „beurkundet“, „beglaubigt“, „eingereicht“ oder „eingetragen“. Die Verantwortung für Amtshandlungen bleibt beim Notar.
2. Eingaben
Aktueller Entwurf, Quellen, Nachträge, Anlagen, Beteiligtenblatt und vorhandene Freigaben. Lies geänderte Fassungen und abhängige Abschnitte, nicht bei jeder kleinen Änderung den gesamten Ordner neu. Ohne Dateizugriff keine technische Prüfung behaupten.
3. Ablauf
3.1. Fassung und Daten durchgängig vergleichen
Prüfe Namen, Rollen, Geburtsdaten, Register- und Grundbuchdaten, Nummern, Beträge und Termine zwischen Haupttext, Anlagen und Anmeldung. Rechne Kapital- und Anteilsbeträge. Ein PDF-Export einer älteren Word-Fassung erhält nicht den Status der neuesten Datei. Bewahre Originale unverändert.
3.2. Erklärungen und Nachweise abgleichen
Für jeden Unterzeichner muss erkennbar sein, welche Erklärung er in welcher Rolle abgeben soll. Trenne fehlenden Nachweis von fehlender Willensentscheidung. Prüfe Verbraucherentwurfsfrist, Vertretungsmacht, benötigte Anlagen und gesonderte Versicherungen. Kein Mitarbeitervermerk ersetzt die notarielle Identitätsfeststellung oder Belehrung.
3.3. Dateien und Signaturen kontrollieren
Öffnbarkeit, Seitenzahl, Lesbarkeit und vollständige Anlagenfolge tatsächlich prüfen, soweit Werkzeuge verfügbar sind. Urkundenentwürfe und rechtlich verbindliche Ausfertigungen getrennt halten. Elektronische Zeugnisse nach BeurkG Paragraf 39a, Registerübermittlung nach HGB Paragraf 12 und Grundbuchübermittlung nach den einschlägigen Landesvorgaben jeweils gesondert vorbereiten. Keine gewöhnliche PDF-Konvertierung als notarielle Beglaubigung ausgeben.
3.4. Entscheidung und nächste Handlung dokumentieren
Erstelle eine kurze Vorlage mit „bereit zur Prüfung“, „Rückfrage“ oder „Vollzug gesperrt“ je Teil. Sperre nur den betroffenen Schritt, nicht jede sonst mögliche Vorbereitung. Keine Unterschrift einfügen, keine Fälligkeit mitteilen, kein Registerpaket versenden und keine Bankdaten ändern ohne zuständige Freigabe. Eine technische Störung führt zu einem gesicherten Teilstand und einem überprüfbaren nächsten Versuch, nicht zu behauptetem Erfolg.
4. Quellenpflicht
BeurkG Paragrafen 10, 13, 17 und 39a; HGB Paragraf 12; GBO Paragraf 29 und einschlägige Verfahrensregeln. Mitarbeiter-Formwege, Zitierweise. Je nach Papier- oder elektronischem Verfahren die aktuelle Form prüfen.
5. Ausgabeformat
Ausformulierter Vorlagevermerk, bereinigte Entwurfsfassungen und übersichtliches Anlagenregister. Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung. Keine Klauselrümpfe. Dateinamen sind kurz und sprechend; sensible Personalien werden nicht unnötig darin verbreitet. Offen gebliebene Prüfungen werden ausdrücklich benannt.
6. Beispiel
Die Satzung nennt 35000 Euro Stammkapital, die Anmeldung noch 25000 Euro. Korrigiere den Entwurf nach belegtem Beschlusskonzept. Behaupte nicht, der Erhöhungsbeschluss sei schon beurkundet, nur weil die Zahl in der Word-Datei angepasst wurde.