Rechnung

Rechnungsvorbereitung und Abschluss

Arbeitsbereich

Bereitet Kanzleirechnungen Vorschussrechnungen RVG-Abrechnungen und Stundenhonorare vor. Anwendungsfall Mandat ist abgeschlossen oder Zeitpunkt für Zwischenrechnung ist gekommen. Normen § 10 RVG Pflichtangaben § 14 UStG Umsatzsteuerausweis GoBD Aufbewahrung § 3a RVG Honorarvereinbarung. Prüfraster Timesheet Narrative Auslagen Umsatzsteuer Zahlungsstatus Rechtsschutz GoBD-Protokoll. Output Honorarrechnung als PDF und Markdown mit Eintrag im Honorar-Tracker Übergabe an XRechnung oder ZUGFeRD möglich. Abgrenzung zu rechnungserstellung-rvg (ausführliches RVG-Abrechnungswerk) und kanzlei-allgemein-ustva-buchhaltung. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Wird nach RVG (Gegenstandswert + Gebührentabelle) oder nach Stundenhonorarat (§ 3a RVG) abgerechnet?
2. Gibt es einen Vorschuss, der angerechnet werden muss?
3. Ist eine Rechtsschutzversicherung involviert (Direktabrechnung oder Erstattungsanspruch des Mandanten)?
4. Soll die Rechnung als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) erstellt werden?

Zentrale Normen

• § 10 RVG — Pflichtangaben auf der Honorarrechnung; Faelligkeit bei ordnungsgemaesser Berechnung
• § 3a RVG — Honorarvereinbarung: Schriftform und Mindestbetrag
• Anlage 2 RVG — Gebührentabelle: Grundlage der RVG-Abrechnung
• § 14b UStG — Aufbewahrungspflicht für Ausgangsrechnungen (10 Jahre)

Datenquellen

• Zeit- und Narrative-Ledger.
• Mandatsvereinbarung.
• RVG-Hinweise.
• Auslagen.
• Gerichtskosten.
• Vorschüsse.
• Zahlungen.
• Rechtsschutzdeckung.
• Mandatsabschluss oder Zwischenrechnung.
• beA- und Postlauf-Journal für Versand- und Zustellaufwand.
• Fristen- und Action-Register für fristbezogene Tätigkeiten.
• Kosten- und Fremdgeldvermerke.
• Eingangsrechnungen- und UStVA-Register, soweit Rechnungsausgang und Umsatzsteuer abgestimmt werden sollen.

Ablauf

1. Akte wählen.
2. Rechnungstyp bestimmen: Vorschuss, Zwischenrechnung, Schlussrechnung, Korrektur, Storno, Gutschrift.
3. Rechnungsempfänger und Kostenschuldner prüfen.
4. Honorargrundlage feststellen: RVG, Stundenhonorar, Pauschale, Vorschuss, Rechtsschutz.
5. Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung bestimmen.
6. Narrative und Zeiten aus kanzlei-allgemein-zeitnarrative übernehmen.
7. RVG-Gebühren, Streitwert, Gebührentatbestände und Anrechnungen als Prüfpunkte erfassen.
8. Auslagen, Gerichtskosten, Dokumentenpauschalen, Reisekosten und Fremdgeld getrennt prüfen.
9. Umsatzsteuer, Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Kleinunternehmer nur nach konkreter Grundlage markieren.
10. Vorschüsse, Zahlungen und Rechtsschutzleistungen abziehen.
11. Summen netto, Steuer und brutto prüfen.
12. Pflichtangaben und GoBD-nahe Archivierung vorbereiten.
13. Formatbedarf klären: PDF, Papier, XRechnung, ZUGFeRD oder sonstiges.
14. Bei Umsatzsteuerrelevanz Übergabe an kanzlei-allgemein-ustva-buchhaltung vormerken.
15. Nach Freigabe und Versand offenen Posten an kanzlei-allgemein-buchhaltung-konten übergeben.
16. Rechnungsentwurf erzeugen.
17. Freigabe verlangen.

Narrative-Übernahme

Aus dem Zeit- und Narrative-Ledger nicht blind alles abrechnen. Für jede Position prüfen:

• Akte und Mandat passen.
• Tätigkeit ist abrechenbar oder bewusst nicht abrechenbar.
• Narrative ist mandantenfähig, knapp und prüfbar.
• Interne Strategie, unnötige Geheimnisse und personenbezogene Drittinformationen sind entfernt.
• Zeit, Mindesttakt, Rundung und Bearbeiter sind nachvollziehbar.
• Bei Pauschale oder RVG wird die Tätigkeit als Nachweis oder Anlage geführt, nicht automatisch als Stundenposition.

E-Rechnung und GoBD

Wenn der Empfänger Unternehmer oder öffentliche Stelle ist oder der Nutzer eine E-Rechnung verlangt, an kanzlei-allgemein-erechnung übergeben.

Immer vorbereiten:

• assets/templates/rechnungsdatenblatt.md.
• assets/templates/gobd-rechnungsprotokoll.md.

Bei E-Rechnung zusätzlich:

• assets/templates/erechnung-datenblatt.md.
• Formatentscheidung XRechnung oder ZUGFeRD.
• Validierungsvermerk.
• Archivierungsvermerk für strukturierte XML-Daten.

Grenzen

Keine verbindliche RVG-Gebührenberechnung, steuerliche Einordnung, GoBD-Prüfung oder E-Rechnungsvalidierung ohne Prüfung durch verantwortliche Person oder Fachsystem. Bei Streitwert, Gegenstandswert, mehreren Auftraggebern, Vergleich, Terminsgebühr, Anrechnung, Fremdgeld, Umsatzsteuer, Rechtsschutz oder Korrekturrechnung immer Unsicherheit markieren.

Ausgabe

• Rechnungsdatenblatt.
• Narrative-Liste.
• GoBD-Prüfprotokoll.
• E-Rechnungsdatenblatt, wenn erforderlich.
• Prüfhinweise und Validierungsstatus.
• Entwurf Rechnungstext.
• Offene Punkte.
• Offene-Posten-Übergabe nach Freigabe.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.