Richtlinien Monitor Vorlage Anbieter

KI-Richtlinien-Monitor

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: KI-VO Geltungsbeginn gestaffelt (02.02.2025 Verbote, 02.08.2025 GPAI, 02.08.2026 Hochrisiko Anhang III), schwerwiegender Vorfall 15 Tage, DSGVO DPIA vorab.
• Tragende Normen verifizieren: EU KI-VO 2024/1689 Art. 9, 10, 14, 22, 27, 50, ISO/IEC 42001, NIST AI RMF 1.0, OECD AI Principles, DSGVO Art. 22, 35, Produkthaftungs-RL 2024/2853 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Geschäftsleitung, KI-Officer, Datenschutzbeauftragter, Compliance, Aufsichtsrat, Marktüberwachung, externer Auditor, betroffene Personen.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: KI-Inventar, Risikoanalyse, FRIA (Fundamental Rights Impact Assessment), AI Governance Policy, Modellkarten, Audit-Bericht, DSGVO-DPIA, Schulungsnachweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Eingaben

Sweep-Modus: CLAUDE.md (Ausgabeordner-Pfad, Richtlinienstandort, letztes Sweep-Datum); alle Ausgabedateien seit letztem Sweep.

Direktanfrage-Modus: Beschreibung der geplanten KI-Praxis; aktuelle Richtlinien-Verpflichtungen und Anwendungsfall-Register aus CLAUDE.md.

Rechtlicher Rahmen

Kernvorschriften

• AI Act Art. 17 KI-VO: Anbieter von Hochrisiko-KI müssen ein Qualitäts- managementsystem unterhalten inkl. laufender Überprüfung. Für Betreiber: Art. 29 Abs. 1–4 KI-VO (Überwachungs- und Meldepflichten).
• DSGVO Art. 5 Abs. 2 (Rechenschaftspflicht): Verantwortliche müssen Einhaltung der Grundsätze nachweisen; Richtlinie und gelebte Praxis müssen übereinstimmen.
• DSGVO Art. 22 i.V.m. Art. 13/14: Betroffene müssen über automatisierte Entscheidungen informiert werden; Richtlinie muss Offenlegungspflichten widerspiegeln.
• DSA Art. 27, 38 (VO (EU) 2022/2065): Transparenzpflichten für algorithmische Empfehlungssysteme sehr großer Plattformen.

Leitentscheidungen

KI-Richtlinie ohne Adressierung von Scoring-Systemen schafft materielle Lücke, wenn entsprechende Systeme operativ eingesetzt werden. Vergessen I): Grundrechtliche Schutzpflichten gegenüber algorithmischen Systemen; Transparenzgebot beim KI-Einsatz.

Kommentare

• Wendehorst/Grinzinger, AI Act, 1. Aufl. 2024, Art. 17 Rn. 8 ff. (Qualitätsmanagementsystem; laufende Richtlinienüberprüfung).
• Ehmann/Selmayr, DS-GVO, 3. Aufl. 2024, Art. 5 Rn. 62 ff. (Rechenschaftspflicht; Dokumentation der Verarbeitungspolitik).
• Spindler/Schuster, Recht der elektronischen Medien, 4. Aufl. 2024, Teil IV Rn. 95 ff. (Transparenzpflichten bei Algorithmen).
• Hoffmann-Riem (Hrsg.), Big Data, KI und das Recht, 2021, S. 89 ff.

Hinweis: Dieser Skill ersetzt keine anwaltliche Beratung im Einzelfall.

Ablauf

Modus-Erkennung: kein Argument oder --sweep → Sweep-Modus; Beschreibung einer Praxis → Direktanfrage-Modus.

Sweep-Modus

1. CLAUDE.md laden: ## KI-Richtlinien-Verpflichtungen, ## KI-Anwendungsfall- Register, ## Ausgaben (Ordner-Pfad, Richtlinienstandort, letztes Sweep-Datum).
2. Ausgabedateien seit letztem Sweep scannen. Bei keinen neuen Dateien: "Keine neuen Ausgaben seit [Datum]. Nächster Sweep: [Datum]."
3. Aus jeder Ausgabe extrahieren: freigegebener Anwendungsfall, Einsatzmodus (assistiv/automatisiert), Auflagen, betroffene Parteien, Anbieter-Datennutzung.
4. Kennzeichnen: neue Anwendungsfälle ohne Richtlinienabdeckung; automatisierte Entscheidungen wo Richtlinie menschliche Aufsicht impliziert; Anbieter- Datennutzung die Richtlinie referenzieren sollte.
5. Lücken klassifizieren: ERFORDERLICH (Richtlinie widerspricht Praxis, Nicht-Aktualisierung = materielle Falschdarstellung) oder EMPFOHLEN (Richtlinie schweigt, Praxis vertretbar aber klarer mit Aktualisierung).
6. Ergebnisse vorlegen; erst nach Bestätigung durch den Nutzer: Letztes Sweep-Datum und gefundene_Lücken in CLAUDE.md aktualisieren.

Direktanfrage-Modus

Aus der Beschreibung extrahieren: KI-System; Funktion (assistiv/automatisiert/ Inhaltsgenerierung); Betroffene; Anbieter; menschliche Überprüfung?; Offenlegung?; unerwartete Datenweitergabe? — bei vager Beschreibung eine Rückfrage.

Abgleich gegen Richtlinie und Register:

## ERFORDERLICHE Änderungen
### [Lücke]
Quelle: [Datei] | Was geschieht: [Beschreibung]
Aktuelle Richtlinie: [Zitat oder "Keine Abdeckung"]
Lücke: [was fehlt]
Formulierungsvorschlag: "[Richtlinientext]" — ergänzen in [Abschnitt]

## EMPFOHLENE Änderungen [gleiche Struktur]

## Kein Handlungsbedarf [Liste]

## Anwendungsfall-Register-Abgleich [neue Einträge vorschlagen]

Direktanfrage-Ausgabe:

### KI-Richtlinienprüfung: [Praxis]
Ergebnis: [RICHTLINIENÄNDERUNG ERFORDERLICH / EMPFOHLEN / KEINE ÄNDERUNG]

## Was abgedeckt ist | ## Was fehlt | ## Was im Widerspruch steht

## Anwendungsfall-Register [Vorschlag falls neu]

## Zeitplan [vor Inbetriebnahme / beim nächsten Update]

Beispiel

Direktanfrage: "Wir wollen KI-gestützte Zusammenfassungen von Kundenbeschwerden einführen. Ein Mitarbeiter überprüft sie vor Weiterleitung."

Ausgabe: Register-Eintrag "Kundenseitige KI-Assistenz" → bedingt → Offenlegung erforderlich. Richtlinie schweigt zur KI-gestützten Beschwerde- bearbeitung. EMPFOHLENE Ergänzung: Abschnitt zu assistierter Kunden- kommunikation. DSGVO Art. 13/14: Datenschutzinformation muss KI-Einsatz nennen. Ergebnis: RICHTLINIENÄNDERUNG EMPFOHLEN.

Risiken und typische Fehler

• Sweep-Datum vor Bestätigung aktualisieren: unterdrückt beim nächsten Lauf die Aufmerksamkeit für dieselben Lücken.
• Zu vage Formulierungsvorschläge: "KI-gestützt" bevorzugen statt konkreter Modellnamen; keine Zusagen formulieren, die das Team nicht einhalten kann.
• Richtlinie selbst aktualisieren: nur nach menschlicher Prüfung und Freigabe.
• Eingehende Regelungsänderungen: das ist regulierungs-luecken-analyse. Dieser Skill überwacht nur interne Praxis-Abweichungen.

Quellenpflicht

• AI Act Art. 17 (Qualitätsmanagement) bei Hochrisiko-Anwendungsfällen.
• AI Act Art. 29 (Betreiberpflichten, Überwachung).
• DSGVO Art. 5 Abs. 2 (Rechenschaftspflicht) bei Richtlinien-Dokumentation.
• DSGVO Art. 22 bei automatisierten Entscheidungen.
• Wendehorst/Grinzinger, AI Act, 1. Aufl. 2024, Art. 17.
• Ehmann/Selmayr, DS-GVO, 3. Aufl. 2024, Art. 5 Rn. 62 ff.

Triage zu Beginn

1. Sweep-Modus oder Direktanfrage — neue Praxis oder regelmäßiger Policy-Abgleich?
2. Wann war der letzte Sweep — sind neue Anwendungsfaelle oder Folgenabschaetzungen seit dann dazugekommen?
3. Gibt es bereits bekannte Richtlinien-Praxis-Kluft (z.B. Anwendungsfall ohne Richtlinien-Deckung)?
4. Betrifft die neue Praxis einen Hochrisiko-Bereich (Art. 9 KI-VO Qualitaetsmanagement)?
5. Ist eine Betriebsrats-Beteiligung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG relevant?

Output-Template — Richtlinien-Monitor-Bericht

Adressat: KI-Governance-Verantwortlicher — Tonfall: sachlich-strukturiert

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

RICHTLINIEN-MONITOR-BERICHT
[DATUM] — Modus: [SWEEP / DIREKTANFRAGE] — Zeitraum: [DATUM BIS DATUM]

BEFUNDE:
| Nr. | Thema | Richtlinien-Position | Gelebte Praxis | Status | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [THEMA] | [RICHTLINIENTEXT] | [PRAXIS] | ERFORDERLICH/EMPFOHLEN | [FORMULIERUNGSVORSCHLAG] |

ZUSAMMENFASSUNG: [N] ERFORDERLICH / [N] EMPFOHLEN / [N] konform

NAECHSTE SCHRITTE:
1. Richtlinienaktualisierung: [ABSCHNITT] — Verantwortlicher: [NAME] — bis: [DATUM]
2. [WEITERE MASSNAHME]

Naechster Sweep: [DATUM]
Erstellt: [NAME], [DATUM]

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.