Klotzkette Rollenmodell: Formular, Portal und Einreichungslogik
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: KI-VO Geltungsbeginn gestaffelt (02.02.2025 Verbote, 02.08.2025 GPAI, 02.08.2026 Hochrisiko Anhang III), schwerwiegender Vorfall 15 Tage, DSGVO DPIA vorab.
- Tragende Normen verifizieren: EU KI-VO 2024/1689 Art. 9, 10, 14, 22, 27, 50, ISO/IEC 42001, NIST AI RMF 1.0, OECD AI Principles, DSGVO Art. 22, 35, Produkthaftungs-RL 2024/2853 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Geschäftsleitung, KI-Officer, Datenschutzbeauftragter, Compliance, Aufsichtsrat, Marktüberwachung, externer Auditor, betroffene Personen.
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: KI-Inventar, Risikoanalyse, FRIA (Fundamental Rights Impact Assessment), AI Governance Policy, Modellkarten, Audit-Bericht, DSGVO-DPIA, Schulungsnachweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Spezialwissen: Rollenmodell: Formular, Portal und Einreichungslogik
- Normen-/Quellenanker: EU, KI, VO, DSGVO, AIA, DPIA.
Fallweichen
Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:
- Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
- Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
- Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
- Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
- Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?
Arbeitsworkflow
- Fallbild bilden: Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
- Rechtsrahmen setzen: Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld KI-VO-Rollenmodell prüfen.
- Prüfpunkte abarbeiten: Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
- Risiko bewerten: Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
- Anschluss bauen: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.
KI-VO-Rollen und Einreichungswege
- Anbieter (Art. 3 Nr. 3 KI-VO): entwickelt und bringt KI-System in Verkehr; Hauptverpflichteter Art. 9-15, 16-22.
- Betreiber (Art. 3 Nr. 4): verwendet KI-System unter eigener Verantwortung; Art. 26 Pflichten.
- Importeur (Art. 3 Nr. 6): bringt KI aus Drittland in EU; Art. 23.
- Händler (Art. 3 Nr. 7): macht KI auf Markt verfügbar; Art. 24.
- Bevollmächtigter (Art. 3 Nr. 5): Vertreter eines Drittland-Anbieters; Art. 22.
Einreichungswege Behördenkommunikation
- Konformitätserklärung: Aufbewahrung 10 Jahre durch Anbieter (Art. 47 Abs. 4); Anhang V definiert Mindestinhalt.
- EU-Datenbank Registrierung Art. 49 KI-VO: für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III; öffentlich einsehbar bei EU-Kommission.
- CE-Kennzeichnung Art. 48 KI-VO bei Hochrisiko.
- Vorfallmeldung Art. 73 KI-VO an Marktüberwachungsbehörde: 15 Tage Standard, 2 Tage bei schwerwiegend, sofort bei Tod.
- Marktüberwachungsbehörden in DE: je nach Sektor; BNetzA für Telekommunikation, BSI für Cybersicherheit, BfDI für Datenschutzaspekte. National wird die KI-VO-Aufsicht (Stand 2026) etabliert.
Praxis-Tipp
Die KI-VO unterscheidet zwischen Anbieter und Betreiber sehr strikt — bei Substantieller Modifikation eines Hochrisiko-Systems (z. B. Fine-Tuning, neuer Anwendungszweck) wird der Betreiber zum Anbieter (Art. 25 KI-VO) und übernimmt deren Pflichten. Frühzeitig prüfen, ob unternehmensinterner Feintuning-Prozess Anbieterstellung auslöst.