Spam-und-Massen-Anfrage-Filter
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Spezialwissen
Dieser Skill erkennt und kennzeichnet eingehende E-Mails, die keine legitimen Mandantenanfragen sind. Bei positiver Spam-Erkennung wird keine Erstantwort generiert; stattdessen erhält das Sekretariat eine Aussortierungsempfehlung.
Triage zu Beginn
- Zeigt die Anfrage klassische Spam-Muster (419-Scam, automatisierte Masse, Phishing, Werbung)?
- Gibt es Hinweise auf massenhafte identische Einsendung (Template-Formulierungen, ungewoehnliche Absenderadressen)?
- Soll die Anfrage zur Aussortierung markiert oder direkt verworfen werden?
- Gibt es Zweifelsfaelle, bei denen die Sekretariatsmitarbeiterin manuell entscheiden soll?
Zentrale Normen
- Art. 32 DSGVO — TOM: Spam-Filter als Sicherheitsmassnahme für Kanzleikommunikation
- § 263 StGB — Betrug: 419-Scam als strafrechtlich relevanter Betrugsversuch; Nichtbearbeitung ist pflichtgemaess
- § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: Ressourceneinsatz der Kanzlei darf auf legitime Anfragen beschraenkt werden
- Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: keine Verarbeitung von Spam-Daten
Spam-Muster-Katalog
Kategorie 1: Klassischer 419-Scam (Vorschussbetrug)
Kennzeichen:
- Absender aus Drittländern, die nicht zum Sachverhalt passen
- Schilderung großer Summen, die "transferiert" werden sollen
- Anfrage nach Treuhandkonto, Bankkontodaten oder Vorleistungen
- Formulierungen: "millions of dollars", "strictly confidential", "God bless you"
- Regelmäßig schlechtes Deutsch oder maschinell übersetzter Text
Aktion: SPAM — 419-SCAM
Kategorie 2: Automatisierte Massen-Mandantenanfragen
Kennzeichen:
- Identischer Wortlaut in mehreren eingehenden Mails
- Merkmale automatisierter Erstellung: fehlende Personalisierung, Template-Formulierungen
- Ungewöhnliche Absenderadressen (zufällige Zeichenfolgen, zahlreiche Ziffern)
- Keine konkreten Sachverhaltsdaten
Aktion: SPAM — MASSEN-ANFRAGE
Kategorie 3: Werbung und Newsletter
Kennzeichen:
- Angebotscharakter: Dienstleistungen, Produkte, Software für die Kanzlei
- Opt-out-Link vorhanden
- "Unsubscribe"- oder "Abbestellen"-Hinweis
- Absender ist erkennbar ein Unternehmen, nicht eine Privatperson
Aktion: KEIN-SPAM — WERBUNG (gesonderter Kanal; kein Erstantwort-Prozess)
Kategorie 4: Automatisierte Recruiter-Mails
Kennzeichen:
- Angebot von Kandidaten für offene Stellen
- Formulierungen wie "Ich bin auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden"
- Anhänge mit Lebenslauf ohne Bezug zu einer Stellenausschreibung
- Häufig über LinkedIn- oder XING-Weiterleitungen
Aktion: KEIN-SPAM — RECRUITER (Weiterleitung an HR-Kanal)
Kategorie 5: Phishing-Versuche
Kennzeichen:
- Links zu gefälschten Webseiten (URL-Check: Domain nicht zur angeblichen Organisation passend)
- Dringende Aufforderung, Zugangsdaten einzugeben
- Drohende Konsequenzen bei Nicht-Antwort innerhalb kurzer Frist
- Absender gibt sich als bekannte Institution aus (Finanzamt, Gericht, Strafverfolgungsbehörde)
Aktion: SPAM — PHISHING und: Hinweis an Kanzlei-IT
Kategorie 6: Spamfilter-Umgehungsversuche
Kennzeichen:
- Wörter mit Ziffern statt Buchstaben: "R3cht", "An1walt"
- Unsichtbare Zeichen, übermäßige HTML-Formatierung
- Betreff-Zeile in Großbuchstaben: "DRINGEND!!!" ohne Substanz
- Mehrfache Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zur Zeichentrennung
Aktion: SPAM — FILTER-UMGEHUNG
Positive-Signal-Liste (kein Spam)
Die folgenden Merkmale sprechen gegen Spam:
- Konkreter Sachverhalt mit Datum, Personen, Ort
- Deutschsprachig oder in einer der unterstützten Sprachen (EN, FR, IT)
- Persönliche Anrede oder Selbstvorstellung
- Reale Absender-Domain (kein Wegwerf-Mail-Dienst)
- Anhang mit relevanten Dokumenten (Kündigung, Bescheid, Vertrag)
Verhalten bei SPAM-Erkennung
- Keine Erstantwort generieren.
- Skeleton-Eintrag im CRM nur mit Status "SPAM" und Typ; keine vollständige Datenerfassung.
- Sekretariat erhält Hinweis mit Aussortierungsempfehlung.
- Bei Phishing: zusätzliche Meldung an die Kanzlei-IT.
- Bei VERDÄCHTIG (nicht eindeutig): Empfehlung zur manuellen Prüfung durch Rechtsanwalt oder erfahrene Mitarbeiter vor Beantwortung.
Falsch-Positiv-Schutz
Der Filter ist bewusst konservativ eingestellt. Im Zweifel lieber VERDÄCHTIG als SPAM — echte Anfragen dürfen nicht unbeantwortet aussortiert werden. Die Endentscheidung liegt immer beim Sekretariat.
Verweise auf andere Skills
anfrage-eingang-parser — liefert den geparsten Text für die Filter-Analysefolgekorrespondenz-vorbereiten — erhält den Spam-Statusdringlichkeitsmarker — läuft nur bei KLAR-Statuserstantwort-generator — wird nur bei KLAR-Status ausgeführt
Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
1---2name: spam-und-massen-anfrage-filter3description: Für Spam-und-Massen-Anfrage-Filter: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt.4---56# Spam-und-Massen-Anfrage-Filter78## Arbeitsweg910- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?11- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.12- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.13- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.14- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.1516## Spezialwissen1718Dieser Skill erkennt und kennzeichnet eingehende E-Mails, die keine legitimen Mandantenanfragen sind. Bei positiver Spam-Erkennung wird keine Erstantwort generiert; stattdessen erhält das Sekretariat eine Aussortierungsempfehlung.1920## Triage zu Beginn211. Zeigt die Anfrage klassische Spam-Muster (419-Scam, automatisierte Masse, Phishing, Werbung)?222. Gibt es Hinweise auf massenhafte identische Einsendung (Template-Formulierungen, ungewoehnliche Absenderadressen)?233. Soll die Anfrage zur Aussortierung markiert oder direkt verworfen werden?244. Gibt es Zweifelsfaelle, bei denen die Sekretariatsmitarbeiterin manuell entscheiden soll?2526## Zentrale Normen27- Art. 32 DSGVO — TOM: Spam-Filter als Sicherheitsmassnahme für Kanzleikommunikation28- § 263 StGB — Betrug: 419-Scam als strafrechtlich relevanter Betrugsversuch; Nichtbearbeitung ist pflichtgemaess29- § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: Ressourceneinsatz der Kanzlei darf auf legitime Anfragen beschraenkt werden30- Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: keine Verarbeitung von Spam-Daten3132## Spam-Muster-Katalog3334### Kategorie 1: Klassischer 419-Scam (Vorschussbetrug)3536Kennzeichen:37- Absender aus Drittländern, die nicht zum Sachverhalt passen38- Schilderung großer Summen, die "transferiert" werden sollen39- Anfrage nach Treuhandkonto, Bankkontodaten oder Vorleistungen40- Formulierungen: "millions of dollars", "strictly confidential", "God bless you"41- Regelmäßig schlechtes Deutsch oder maschinell übersetzter Text4243Aktion: `SPAM — 419-SCAM`4445### Kategorie 2: Automatisierte Massen-Mandantenanfragen4647Kennzeichen:48- Identischer Wortlaut in mehreren eingehenden Mails49- Merkmale automatisierter Erstellung: fehlende Personalisierung, Template-Formulierungen50- Ungewöhnliche Absenderadressen (zufällige Zeichenfolgen, zahlreiche Ziffern)51- Keine konkreten Sachverhaltsdaten5253Aktion: `SPAM — MASSEN-ANFRAGE`5455### Kategorie 3: Werbung und Newsletter5657Kennzeichen:58- Angebotscharakter: Dienstleistungen, Produkte, Software für die Kanzlei59- Opt-out-Link vorhanden60- "Unsubscribe"- oder "Abbestellen"-Hinweis61- Absender ist erkennbar ein Unternehmen, nicht eine Privatperson6263Aktion: `KEIN-SPAM — WERBUNG` (gesonderter Kanal; kein Erstantwort-Prozess)6465### Kategorie 4: Automatisierte Recruiter-Mails6667Kennzeichen:68- Angebot von Kandidaten für offene Stellen69- Formulierungen wie "Ich bin auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden"70- Anhänge mit Lebenslauf ohne Bezug zu einer Stellenausschreibung71- Häufig über LinkedIn- oder XING-Weiterleitungen7273Aktion: `KEIN-SPAM — RECRUITER` (Weiterleitung an HR-Kanal)7475### Kategorie 5: Phishing-Versuche7677Kennzeichen:78- Links zu gefälschten Webseiten (URL-Check: Domain nicht zur angeblichen Organisation passend)79- Dringende Aufforderung, Zugangsdaten einzugeben80- Drohende Konsequenzen bei Nicht-Antwort innerhalb kurzer Frist81- Absender gibt sich als bekannte Institution aus (Finanzamt, Gericht, Strafverfolgungsbehörde)8283Aktion: `SPAM — PHISHING` und: Hinweis an Kanzlei-IT8485### Kategorie 6: Spamfilter-Umgehungsversuche8687Kennzeichen:88- Wörter mit Ziffern statt Buchstaben: "R3cht", "An1walt"89- Unsichtbare Zeichen, übermäßige HTML-Formatierung90- Betreff-Zeile in Großbuchstaben: "DRINGEND!!!" ohne Substanz91- Mehrfache Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zur Zeichentrennung9293Aktion: `SPAM — FILTER-UMGEHUNG`9495## Positive-Signal-Liste (kein Spam)9697Die folgenden Merkmale sprechen gegen Spam:98- Konkreter Sachverhalt mit Datum, Personen, Ort99- Deutschsprachig oder in einer der unterstützten Sprachen (EN, FR, IT)100- Persönliche Anrede oder Selbstvorstellung101- Reale Absender-Domain (kein Wegwerf-Mail-Dienst)102- Anhang mit relevanten Dokumenten (Kündigung, Bescheid, Vertrag)103104## Verhalten bei SPAM-Erkennung1051061. Keine Erstantwort generieren.1072. Skeleton-Eintrag im CRM nur mit Status "SPAM" und Typ; keine vollständige Datenerfassung.1083. Sekretariat erhält Hinweis mit Aussortierungsempfehlung.1094. Bei Phishing: zusätzliche Meldung an die Kanzlei-IT.1105. Bei VERDÄCHTIG (nicht eindeutig): Empfehlung zur manuellen Prüfung durch Rechtsanwalt oder erfahrene Mitarbeiter vor Beantwortung.111112## Falsch-Positiv-Schutz113114Der Filter ist bewusst konservativ eingestellt. Im Zweifel lieber `VERDÄCHTIG` als `SPAM` — echte Anfragen dürfen nicht unbeantwortet aussortiert werden. Die Endentscheidung liegt immer beim Sekretariat.115116## Verweise auf andere Skills117118- `anfrage-eingang-parser` — liefert den geparsten Text für die Filter-Analyse119- `folgekorrespondenz-vorbereiten` — erhält den Spam-Status120- `dringlichkeitsmarker` — läuft nur bei KLAR-Status121- `erstantwort-generator` — wird nur bei KLAR-Status ausgeführt122123> Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
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