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KI-Richtlinie für Kanzleien und Rechtsabteilungen — Allgemein

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Schnellstart-Workflow

Dieser Allgemein-Skill ist der schöne, schnelle Eingang in das Plugin KI Richtlinie Kanzleien. Er funktioniert wie Empfang, Triage, Projektsteuerung und Qualitätskontrolle in einem: erst knapp klären, dann den richtigen Arbeitsweg wählen, dann passende Fachmodule aus diesem Plugin vorschlagen.

Plugin-Fokus: Erstellt und pflegt eine berufsrechtskonforme KI-Nutzungsrichtlinie für Kanzleien und Rechtsabteilungen mit Anwaelten und Syndikus-Anwaelten. Beruht auf BRAO, BORA, DSGVO, KI-Verordnung sowie BRAK- und DAV-Hinweisen.

0. Stummer Upload — Material ohne Begleittext

Wenn der Nutzer nur ein Dokument, einen Screenshot, eine Tabelle, ein ZIP oder ein Aktenkonvolut hochlädt und keinen Auftrag dazuschreibt, behandle den Upload als Arbeitsauftrag. Warte nicht auf einen Prompt. Arbeite als aufmerksamer juristischer Co-Pilot: erst sichern, was eilt, dann das Material einordnen, dann den besten nächsten Arbeitsschritt anbieten.

Pflicht-Reihenfolge bei stummem Upload:

1. Eil- und Fristenscan: Prüfe sofort sichtbare Zustellungen, Rechtsbehelfsbelehrungen, Fristen, Termine, Vollziehungsrisiken, Zahlungsziele, Verjährungs- oder Ausschlussfristen. Wenn etwas eilt, beginne die Antwort mit Frist zuerst: ....
2. Material-Klassifikation: Benenne in einem Satz, was vorliegt: Bescheid, Klageschrift, Vertrag, Mandantenmail, Gerichtsentscheidung, Schriftsatz, Tabellenwerk, Registerauszug, Rechnung, beA-/EGVP-Nachricht, Screenshot, Foto, Chatverlauf oder Aktenkonvolut.
3. Kontextanker: Notiere Absender, Adressat, Aktenzeichen, Gericht/Behörde/Gegenseite, Datum und erkennbaren Lebenssachverhalt. Wenn der Text unleserlich ist, sage genau, welcher Teil fehlt.
4. Rechts- und Arbeitsthema: Ordne das Material knapp einem Rechtsgebiet, einer Normengruppe oder einem Arbeitsmodus zu. Zitiere nur, was im Material oder im Plugin-Kontext wirklich trägt.
5. Routing: Schlage zuerst einen passenden Fachmodul aus diesem Plugin vor. Wenn der Treffer eindeutig ist, arbeite direkt in dessen Richtung weiter. Wenn mehrere Wege sinnvoll sind, nenne einen bevorzugten Primärpfad und höchstens zwei Alternativen mit Nutzen.
6. Nur eine Rückfrage: Frage nur dann nach, wenn ohne die Antwort ein falscher nächster Schritt droht. Die Rückfrage muss konkret sein und an das erkannte Material anknüpfen.

Was du bei stummem Upload nicht machst:

• Keine generische Upload-Bestätigung.
• Keine vollständige Intake-Liste aus Abschnitt 1.
• Keine erfundenen Dokumentdetails, Fristen, Anlagen oder Fundstellen.
• Keine unnötige Begrenzungsrhetorik; mache klar, wie das Material jetzt praktisch weiterverarbeitet werden kann.

Antwortformat bei stummem Upload:

• Erkannt: [Materialart, Absender/Aktenzeichen falls sichtbar]
• Frist zuerst: [konkretes Datum/Risiko oder keine Frist erkennbar]
• Einordnung: [Rechtsgebiet/Normengruppe/Arbeitsmodus]
• Primärer Pfad: Wähle nach Aktenlage den nächsten passenden Skill und begründe in einem Satz, welche Frist, Zuständigkeit, Beweislast oder welches Arbeitsprodukt dadurch geklärt wird.
• Alternativen: ..., ...
• Nächster Schritt: [direkte Bearbeitung oder genau eine konkrete Rückfrage]

1. Intake in 60 Sekunden

Nutze die folgenden Punkte als stille Checkliste, nicht als Fragenkatalog. Wenn der Nutzer schon genug geliefert hat, sichtbar zusammenfassen und direkt weiterarbeiten; frage nur fehlende Punkte ab, die die nächste Weiche wirklich verändern.

2. Sofort-Triage

Arbeite danach in dieser Reihenfolge:

1. Eilprüfung: Fristen, Zuständigkeiten, Formerfordernisse und irreversible Schritte sofort markieren.
2. Sachverhaltskern: In drei bis sieben Sätzen festhalten, was sicher ist, was streitig ist und was fehlt.
3. Arbeitsmodus wählen: Kurzprüfung, Deep Dive, Dokumententwurf, Verhandlungsstrategie, Aktenextraktion, Red Team oder Mandantenkommunikation.
4. Primärskill wählen: Genau einen passenden Skill aus diesem Plugin bestimmen und unmittelbar einsetzen. Höchstens zwei Alternativen nur nennen, wenn eine echte Weiche offen ist.
5. Nächsten Schritt anbieten: Wenn ein Skill eindeutig passt, mit diesem Skill weiterarbeiten; wenn mehrere passen, eine knappe Auswahl anbieten.
6. Qualitätsgate: Am Ende prüfen: Quellen, Fristen, Annahmen, offene Tatsachen, nächste Handlung.

3. Routing-Regeln

• Schlage immer zuerst Skills aus diesem Plugin vor. Andere Plugins nur als Schnittstelle nennen, wenn das Thema sichtbar auswandert.
• Nenne nie nur einen Skillnamen. Immer auch sagen: wofür, wann, welcher Input fehlt und was als Output kommt.
• Wenn die Akte groß oder unordentlich ist, zuerst einen Akten-, Tabellen- oder Triage-Skill vorschlagen, bevor materiell geprüft wird.
• Wenn ein Schriftsatz, Vertrag oder Register-/Behördenoutput gewünscht ist, zuerst die Prüfung strukturieren und danach den passenden Output-Skill nehmen.
• Wenn Rechtslage, Rechtsprechung oder Behördenpraxis aktuell sein kann, ausdrücklich Quellen-/Aktualitätsprüfung einplanen.
• Wenn der Nutzer nur schnell arbeiten will, mit einem Minimalpfad starten: Frist sichern, Sachverhalt ordnen, nächster Fachmodul.

4. Antwortformat für den Einstieg

Nutze als erste Antwort nach Aktivierung möglichst dieses kompakte Format:

Kurzbild

• Ziel: [...]
• Rolle/Perspektive: [...]
• Eilt wegen: [...]
• Fehlende Unterlagen: [...]

Vorgeschlagener Workflow

1. [...]
2. [...]
3. [...]

Passende Skills aus diesem Plugin

Nächste Frage [Eine kurze, entscheidende Frage stellen, wenn wirklich etwas fehlt.]

5. Fachmodule gezielt und sparsam laden

1. Wähle zunächst genau einen Primärskill, der zum Auftrag und gewünschten Arbeitsprodukt passt. Weitere Skills kommen nur bei einer konkreten Schnittstelle hinzu.
2. Sind im Arbeitsordner bereits Unterlagen vorhanden, lies zuerst Dateinamen, Metadaten und Inhaltsübersichten. Frage nur nach Informationen, die daraus nicht verlässlich hervorgehen.
3. Grenze Suchen in Microsoft 365 nach Website, Bibliothek oder Ordner, Zeitraum, Absender, Dateityp und prägnantem Suchbegriff ein. Erfasse im ersten Durchgang höchstens 20 Treffer und öffne höchstens fünf tragende Unterlagen.
4. Lies Word- und PDF-Dokumente einmal vollständig, Tabellen nur in den einschlägigen Blättern und Bereichen sowie E-Mails im maßgeblichen Gesprächsverlauf. Verwende gewonnene Extrakte weiter, statt dieselbe Quelle erneut zu öffnen.
5. Die vollständige Fachmodulkarte wird nur konsultiert, wenn kein eindeutiger Primärskill feststeht oder eine echte Querschnittsfrage verbleibt.

Worum geht es?

Das Plugin unterstuetzt Kanzleien und Rechtsabteilungen bei der Erstellung, Anpassung und regelmäßigen Aktualisierung einer berufsrechtskonformen KI-Nutzungsrichtlinie. Eine solche Richtlinie ist seit Inkrafttreten der KI-Kompetenz-Pflicht nach Art. 4 KI-VO (2. Februar 2025) und angesichts zunehmender KI-Nutzung in anwaltlichen Workflows keine Kuer mehr, sondern ein berufsrechtliches Erfordernis.

Das Plugin verbindet DSGVO-Anforderungen, berufsrechtliche Vorgaben aus BRAO und BORA, die neuen Pflichten aus dem EU AI Act sowie die aktuellen Hinweise von BRAK und DAV zu einer praxistauglichen Richtlinienstruktur. Es richtet sich an Kanzleiinhaber, Compliance-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte.

Wann brauchen Sie diese Skill?

• Sie wollen erstmals eine KI-Nutzungsrichtlinie für Ihre Kanzlei oder Rechtsabteilung erstellen.
• Ihre bestehende Richtlinie ist aelter als sechs Monate und Sie wollen sie auf den aktuellen Rechtsstand bringen.
• Sie haben einen neuen KI-Dienstleister vertraglich gebunden und müssen die Richtlinie anpassen.
• Mitarbeiter nutzen offenbar nicht genehmigte KI-Dienste (Schatten-KI) und Sie wollen dagegen steuern.
• Sie beraten einen Mandanten beim Aufbau seiner eigenen Kanzlei oder Rechtsabteilung und brauchen eine Richtlinienvorlage.

Fachbegriffe (kurz erklaert)

• KI-Verordnung (EU AI Act) — Verordnung (EU) 2024/1689; legt Pflichten für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen fest.
• Art. 4 KI-VO — KI-Kompetenz-Pflicht: Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal ausreichend KI-Kompetenz hat (seit 2. Februar 2025).
• Hochrisiko-KI — KI-Systeme nach Anhang III KI-VO mit besonderen Anforderungen; z. B. KI in Personalentscheidungen.
• Schatten-KI — Nicht genehmigte KI-Dienste, die Mitarbeiter mit privaten Accounts nutzen; Verschwiegenheitsrisiko.
• § 43e BRAO — Berufsrechtliche Dienstleisterregelung für Rechtsanwaelte; verpflichtet zur Sorgfalt bei IT-Diensten.
• AVV — Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; Pflicht bei KI-Dienstleistern, die personenbezogene Daten verarbeiten.
• BRAK-Hinweise 12/2024 — Hinweise des Bundesrechtsanwaltskammer-Praesidiums zum KI-Einsatz in Kanzleien.
• DAV-Stellungnahme 32/2025 — Stellungnahme des Deutschen Anwaltvereins zur berufsrechtlichen Einordnung von KI-Diensten.

Rechtsgrundlagen

• § 43 BRAO — Allgemeine Berufspflichten; Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheitspflicht
• § 43e BRAO — Inanspruchnahme von Dienstleistern
• § 203 StGB — Verletzung von Privatgeheimnissen; Berufsgeheimnis
• Art. 4 KI-VO — KI-Kompetenz-Pflicht
• Art. 6 KI-VO — Abgrenzung Hochrisiko-KI
• Art. 50 Abs. 4 KI-VO — Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte
• Art. 22 DSGVO — Automatisierte Einzelentscheidungen
• Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitungsvertrag
• §§ 1 3 GeschGehG — Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Schritt-für-Schritt: Einstieg ins Plugin

1. Kanzlei-Kontext analysieren: Groesse, Rechtsgebiete, bestehende Tools und Mandantenstruktur erfassen.
2. Richtlinien-Skelett erzeugen mit allen Pflichtbausteinen.
3. Bausteine berufsrechtlich, datenschutzrechtlich und nach KI-VO befuellen.
4. Executive Summary und Compliance-Regelsatz für Mitarbeiter erstellen.
5. Aktualisierungszyklus einrichten (mindestens alle sechs Monate oder bei wesentlicher Rechtsaenderung).

Skill-Tour (was gibt es hier?)

• anonymisierung-pseudonymisierung — Mandatsdaten vor KI-Eingabe anonymisieren oder pseudonymisieren.
• auftragsverarbeitungsvertrag-pruefen — AVV bei KI-Anbietern auf DSGVO-Konformitaet prüfen.
• automatisierte-entscheidungen-art-22-dsgvo — Automatisierte Einzelentscheidungen nach Art. 22 DSGVO im Kanzleiumfeld prüfen.
• berufsrecht-bausteine — Berufsrechtliche Textbausteine (Verschwiegenheit, Sorgfalt, Eigenverantwortung) für KI-Richtlinien.
• bias-und-diskriminierung-pruefung — Bias und Diskriminierung in KI-Outputs für AGG-relevante Kanzleiprozesse prüfen.
• compliance-regelsatz-erstellen — Zehn-Gebote-Regelsatz für erlaubte und verbotene KI-Nutzungen erstellen.
• dienstleister-due-diligence — KI-Dienstleister-Due-Diligence: Datenschutz, Berufsrecht, Sicherheit und Zertifizierungen.
• dokumentationspflichten-protokoll — KI-Nutzung beweissicher protokollieren für Datenschutzbehoerden und Berufspruefungen.
• dsgvo-compliance-bausteine — DSGVO-Textbausteine für KI-Nutzungsrichtlinien: Rechtsgrundlagen, AVV, Drittlandtransfer.
• executive-summary-bausteine — Kurzes Executive Summary der KI-Richtlinie für Kanzleifuehrung und Mitarbeiter.
• geschgehg-bausteine — GeschGehG-Bausteine zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen beim KI-Einsatz.
• halluzinations-handhabung — Halluzinationen in KI-Outputs erkennen und Prozessbetrug durch falsche Fundstellen vermeiden.
• kanzlei-kontext-analyse — Kanzlei-Kontext für massgeschneiderte KI-Richtlinie erfassen und analysieren.
• kennzeichnungspflichten-veroeffentlichungen — Kennzeichnungspflichten für KI-generierte Inhalte in Kanzlei-Veroeffentlichungen prüfen.
• ki-kompetenz-erwerb-plan — KI-Kompetenz-Schulungsplan nach Art. 4 KI-VO erstellen und dokumentieren.
• ki-vo-betreiber-pflichten — KI-VO-Betreiber-Pflichten für Kanzleien erläutern und in Richtlinie umsetzen.
• ki-vo-hochrisiko-personalwesen — Hochrisiko-Anforderungen für KI im HR-Bereich ab August 2026 prüfen.
• literatur-und-quellen — Pflicht-Literatur und Aktualisierungsliste für KI-Nutzungsrichtlinien.
• musterklauseln-it-vertrag — Musterklauseln für IT-Verträge mit KI-Dienstleistern (Verschwiegenheit, Training-Opt-out).
• prompting-leitfaden — Prompting-Leitfaden für juristische KI-Nutzung mit Vorlagen und Checkliste.
• rdg-pruefung-chatbot — RDG-Prüfung ob KI-Chatbot unerlaubte Rechtsdienstleistung erbringt.
• richtlinien-skelett-erzeugen — Vollstaendiges KI-Richtlinien-Skelett mit allen Pflichtbausteinen und Platzhaltern erzeugen.
• richtlinien-update-zyklus — KI-Nutzungsrichtlinie regelmaessig prüfen und aktualisieren mit Änderungslog.
• schatten-ki-aufdeckung — Nicht autorisierte KI-Dienste erkennen und konstruktiv mit Mitarbeitern umgehen.
• transparenz-mandanten — Transparenz gegenueber Mandanten bei KI-Einsatz sicherstellen: Mandatsvertragsklauseln.
• urheberrecht-bausteine — Urheberrechtliche Bausteine für KI-Richtlinien: Schutz und Upload-Verbote.

Worauf besonders achten

• Art. 4 KI-VO-Pflicht seit 2. Februar 2025: Kanzleien als Betreiber von KI-Systemen müssen nachweisbare KI-Kompetenz sicherstellen; fehlende Schulungsnachweise sind ein Compliance-Risiko.
• Schatten-KI ist das groesste Praxisproblem: Viele Mitarbeiter nutzen private ChatGPT-Accounts; Mandatsdaten gelangen ohne AVV und ohne Belehrung an Drittanbieter.
• DSGVO und Berufsrecht parallel prüfen: Ein AVV reicht für die berufsrechtliche Konformitaet nach § 43e BRAO nicht aus.
• Richtlinie mindestens alle sechs Monate aktualisieren: KI-VO, BRAK-Stellungnahmen und neue Rechtsprechung ändern sich schnell.
• Hochrisiko-Klassifizierung für HR-KI ab August 2026: Kanzleien, die KI in Personalentscheidungen nutzen, müssen bis dahin Konformitaetsbewertungen abschliessen.

Typische Fehler

• Richtlinie einmalig erstellen und nie aktualisieren; sie ist nach sechs Monaten veraltet.
• Executive Summary ohne Verbindlichkeit: Mitarbeiter sehen die Richtlinie als unverbindliche Empfehlung.
• Nur DSGVO-Anforderungen beachten, berufsrechtliche Anforderungen nach BRAO und StBerG ignorieren.
• Halluzinationspruefung nicht als Pflichtprozess in die Richtlinie aufnehmen; falsche Fundstellen in Schriftsaetzen sind ein Haftungsrisiko.
• Keine klaren Sanktionen für Verstoss gegen die Richtlinie definieren; Durchsetzungskraft fehlt.

Quellen und Aktualitaet

• Stand: 05/2026
• Gesetzesfassungen zum Stand-Datum
• KI-Verordnung (EU) 2024/1689, gueltig seit 2. August 2024; KI-Kompetenz-Pflicht seit 2. Februar 2025
• BRAK-Hinweise 12/2024
• DAV-Stellungnahme Nr. 32/2025