Klotzkette Belegtransfer ueber DATEV Unternehmen Online
Kernsachverhalt
DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Standardplattform fuer Belegtransfer zwischen Mandant und StB. Mandant erfasst Belege ueber Smartphone-App, Scanner oder Mailpostfach; StB greift in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen direkt zu. Dieser Skill konkretisiert den Belegfluss und die Standard-Workflow-Konfiguration.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welche Mandanten arbeiten bereits mit DUO?
- Welche Belegart wird transferiert?
- Welche Erfassungs-Kanaele (App, Mail, Scanner)?
- Welche OCR-Qualitaet erforderlich?
- Welche Bank-Anbindung?
- Welche eRechnung-Empfaenger?
- Welche Mandantenfreigabe-Workflow?
- Welche Archivierung GoBD-konform?
Workflow
Phase 1 — Belegerfassung
| Kanal | Anwendung |
|---|---|
| DATEV Upload Online (Mobile App) | Belege per Smartphone scannen |
| Mailpostfach | E-Mail-Rechnungen direkt an DUO-Postfach |
| Scanner | Buero-Scanner mit Standard-PDF |
| eRechnung | XRechnung/ZUGFeRD direkt empfangen |
| Bank-Online | PSD2-Anbindung; Bankbewegungen automatisch |
Phase 2 — OCR und Beleg-Klassifizierung
- OCR-Erkennung des Beleg-Inhalts (Lieferant, Betrag, Datum, USt).
- Automatische Klassifizierung in DATEV-Konten-Vorschlag.
- Mandantenfreigabe oder direkte Verbuchung.
Phase 3 — Buchungs-Vorschlag
- DATEV "Belege Online" / Belegcockpit zeigt Beleg-Bild und Buchungsvorschlag (Konto, USt-Schluessel, Buchungstext) nebeneinander an.
- Sachbearbeiter prueft den Vorschlag, korrigiert ggf. die Kontierung und gibt frei.
- Bei manueller Klaerung wird die Mandantenanfrage ueber das DUO-Postfach gestellt (revisionssichere Dokumentation).
- Konkrete Menue-Pfade in der aktuellen DATEV-Programmversion ggf. abweichend.
Phase 4 — Bank-Anbindung
- Bank-Online ueber PSD2.
- Bankbewegungen automatisch.
- Zuordnung zu Belegen ueber Verwendungszweck.
Phase 5 — eRechnungs-Empfang
- DUO mit eRechnungs-Postfach.
- XRechnung/ZUGFeRD-Auswertung.
- Automatische Verbuchung moeglich.
Phase 6 — Archivierung
- GoBD-konform im Originalformat.
- 10 Jahre Aufbewahrung.
- Belege im Mandanten-Online-Postfach.
Output
- Konfigurierter Belegfluss DUO.
- Buchungen mit Belegverknuepfung.
- GoBD-konforme Archivierung.
Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie
[Name der Mandantin]werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.
Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (
1,1.1,1.1.1und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.
Strategie und Praxis-Tipps
- DUO + DATEV Upload fuer effizienten Belegfluss.
- OCR-Qualitaet variabel — Kontrolle durch Sachbearbeiter bleibt Pflicht.
- Bei vielen kleinen Belegen: Mandant taeglich scannen, Sachbearbeiter woechentlich pruefen.
- Bei eRechnungs-Empfang: Automatisierung Hebel.
- DATEV-Tipp: DATEV Upload Online mit GoBD-konformer Mandanten-Schulung.
Querverweise
stb-online-portal-datev-mandantenshop— DUO.stb-erechnung-pflicht-b2b-2025-2026— eRechnung.stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich— Belegabgabe.stb-datev-bwa-modul-bedienen-tipps— DATEV.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- AO §§ 146, 147.
- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.
- DATEV Unternehmen Online und "Belege Online" Dokumentation (aktuelle Version pruefen).
- Verifikations-Hinweis: konkrete Programmpfade und Modul-Bezeichnungen ggf. abweichend in aktueller DATEV-Version.
Qualitäts-Hardening
- Arbeite aktennah: Tatsachen, Belege, Fristen, Zuständigkeit und gewünschtes Arbeitsprodukt zuerst klären.
- Keine Rechtsprechung aus Modellwissen zitieren. Jede Entscheidung vor Ausgabe mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei oder amtlich prüfbarer Quelle absichern.
- Keine BeckRS-, juris-, Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatz-Blindzitate. Literatur nur verwenden, wenn der Nutzer sie bereitstellt oder ein lizenzierter Live-Zugriff im konkreten Arbeitsschritt dokumentiert ist.
- Wenn eine Quelle, Randnummer, Behördenpraxis oder Frist nicht sicher geprüft ist, sichtbar als Prüfpunkt markieren und keine Scheinpräzision erzeugen.
- Ergebnisse so liefern, dass sie sofort weiterverwendbar sind: Kurzbild, Prüfpfad, Risikoampel, Lückenliste und konkrete nächste Schritte.