Stb Pruefliste Belegabgabe Monatlich

Pruefliste monatliche Belegabgabe

Kernsachverhalt

Die Belegabgabe-Disziplin des Mandanten ist Erfolgsfaktor der Monatsabschluss-Routine. Fehlt ein Beleg, verzoegert sich die BWA, die USt-VA wird ungenau, der Jahresabschluss bekommt Probleme. Der Steuerberater fuehrt eine Pruefliste, prueft die Vollstaendigkeit eingegangener Belege und mahnt bei Verzoegerungen. Bei wiederholten Verspaetungen Honoraranknuepfung oder Eskalation.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Belegart wird abgegeben (Papier, DUO, scan-zentrum)?
2. Welche Frequenz vereinbart (taeglich, woechentlich, monatlich)?
3. Welche Mandantenbranche und Belegvolumen?
4. Welche Sondervorgaenge in der Periode (Reisekosten, Geschenke)?
5. Welche Frist fuer Belegabgabe?
6. Welche Eskalation bei Verspaetung?
7. Welche Wiederkehrenden Belegart (Mieten, Versicherungen)?
8. Welcher Eskalationsstand?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 146 AO — Zeitgerechtigkeit, Vollstaendigkeit.

§ 147 AO — Aufbewahrung.

§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant.

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 4 StBVV — Honorarvereinbarung.

Workflow

Phase 1 — Standard-Pruefliste

BELEGABGABE-PRUEFLISTE
Mandant: [Firma]
Monat: [Monat]

A. BANK
[ ] Alle Bankauszuege fuer den Monat
[ ] PSD2-Online-Banking-Anbindung funktioniert
[ ] Ueberweisungen mit Verwendungszweck

B. KASSE
[ ] Kassenbuch komplett
[ ] Z-Bons taeglich
[ ] Tageseinnahmen-Aufzeichnung GoBD-konform

C. EINGANGSRECHNUNGEN
[ ] Lieferantenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungen empfangen
[ ] Beleg-Pruefung (USt-Pflichtangaben)

D. AUSGANGSRECHNUNGEN
[ ] Kundenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungs-Versand (B2B Pflicht seit 01.01.2025)
[ ] Skonti-Belege

E. LOHN
[ ] Lohnauswertung aus Lohnprogramm
[ ] SV-Beitragsbescheide
[ ] Sondervergueteungen, Boni

F. SONSTIGE
[ ] Reisekosten-Belege
[ ] Bewirtungsbelege
[ ] Geschenk-Belege
[ ] Kfz-Belege
[ ] Versicherungs-Bescheide
[ ] FA-Bescheide

G. SONDERVORGAENGE
[ ] Anlagenkauf/-verkauf
[ ] Darlehensvereinbarungen
[ ] Gesellschaftervereinbarungen

H. STATUS
Belege vollstaendig: [Ja/Nein]
Fehlende Belege: [Liste]
Mahnstand: [keine / 1. / 2. Mahnung]

Phase 2 — Eingangskontrolle

• Mandant uebermittelt Belege.
• Sachbearbeiter laed in DATEV.
• Vollstaendigkeit pruefen (Bank-Cut-off: alle Buchungen bis Monatsende erfasst; Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm mit gleicher Periode synchron).

Phase 3 — Mahnung bei Verspaetung

• Stufe 1: telefonische Nachfrage.
• Stufe 2: schriftliche Erinnerung (E-Mail).
• Stufe 3: Mandantenakte mit Vermerk; ggf. Honorar-Aufschlag.
• Stufe 4: Mandantenniederlegung (§ 627 BGB) im Extremfall.

Phase 4 — Belege fuer wiederkehrende Vorgaenge

• Miet-, Pacht-, Leasing-Vertraege als Stamm-Dokumente einmalig erfassen (jaehrliche Anpassung pruefen).
• Versicherungs-Bescheide jaehrlich (Pruefung Versicherungssumme, Beitragsanpassung).
• Dauerauftraege fuer Strom, Heizung, Wasser, Telekommunikation (Buchung als wiederkehrend); Jahresabrechnungen separat erfassen.

Phase 5 — Bei Verlust eines Beleges

• Mandant um Ersatzbeleg bitten.
• Schaetzung (mit Vermerk) als letzte Option.
• Bei wiederholten Verlusten: GoBD-Risiko.

Phase 6 — Reporting an Mandant

• Bei jedem Monatsabschluss: Pruefprotokoll mit Status.
• Bei wesentlichen Maengeln: Mandantengespraech.

Output

• Pruefprotokoll Belegabgabe.
• Mahnung bei Verspaetung.
• Mandantenakte aktualisiert.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Strategie und Praxis-Tipps

• Pruefliste konsequent durchgehen — fehlende Belege sind haeufige Ursache von Buchungsfehlern.
• Bei wiederholten Verzoegerungen: Honorar-Aufschlag (z.B. 25 Prozent Eilzuschlag) abrechnen.
• DATEV-DUO ist Effizienz-Hebel — Mandanten konsequent zur Nutzung ermutigen.
• StBVV: in Pauschal; Eilbearbeitung Sonderhonorar.
• DATEV-Tipp: DATEV DUO Belegfluss-Statistik nutzen.

Querverweise

• stb-bwa-monatsabschluss-routine — Monatsabschluss.
• stb-online-portal-datev-mandantenshop — DUO.
• stb-belegtransfer-datev-unternehmen-online — Belegtransfer.
• stb-mandantenanfrage-reaktion-frist-laufend — Mandantenanfragen.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• AO §§ 90, 146, 147.
• StBerG § 33.
• StBVV § 4.
• BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.

Qualitäts-Hardening

• Arbeite aktennah: Tatsachen, Belege, Fristen, Zuständigkeit und gewünschtes Arbeitsprodukt zuerst klären.
• Keine Rechtsprechung aus Modellwissen zitieren. Jede Entscheidung vor Ausgabe mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei oder amtlich prüfbarer Quelle absichern.
• Keine BeckRS-, juris-, Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatz-Blindzitate. Literatur nur verwenden, wenn der Nutzer sie bereitstellt oder ein lizenzierter Live-Zugriff im konkreten Arbeitsschritt dokumentiert ist.
• Wenn eine Quelle, Randnummer, Behördenpraxis oder Frist nicht sicher geprüft ist, sichtbar als Prüfpunkt markieren und keine Scheinpräzision erzeugen.
• Ergebnisse so liefern, dass sie sofort weiterverwendbar sind: Kurzbild, Prüfpfad, Risikoampel, Lückenliste und konkrete nächste Schritte.