Timesheet Aktenzeitung Umgang Ki

Timesheet und Aktenzeitung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Für welches Mandat und welchen Zeitraum wird die Zeiterfassung ausgefuehrt?
2. Wird nach RVG oder nach Stundensatz abgerechnet (beeinflusst Erfassungsgenauigkeit)?
3. Sind die Eintrage GoBD-konform (unveraenderbar, zeitnah, mit Zeitstempel)?
4. Sollen Reports nach Mandat, Anwalt oder Zeitraum generiert werden?

Zentrale Normen

• § 10 RVG — Taetigkeitsbeschreibung als Pflichtangabe der Honorarrechnung
• § 3a RVG — Stundensatz-Vereinbarung: setzt nachvollziehbare Zeiterfassung voraus
• § 147 AO — Aufbewahrungspflicht 10 Jahre für Buchungsbelege inkl. Timesheet
• § 238 HGB — Buchfuehrungspflicht: Zeitnarrative als betriebliche Aufzeichnung

Erfassungseinheit

• 6-Minuten-Bloecke Standard (1/10 Stunde).
• 15-Minuten-Bloecke alternativ falls kanzleiintern vereinbart.

Pro Eintrag

- datum: 2026-05-20
 anwalt: RA Mueller
 mandat-az: 2026/0042
 mandant: Mueller GmbH
 taetigkeit: Klageschrift Endredaktion und Versand über beA
 dauer-minuten: 72
 abrechenbarkeit: abrechenbar
 honorarsatz-eur: 320
 notiz: Versand-Vor-Check erfolgreich; Eingang vom AG bestätigt
 erfasst-am: 2026-05-20T17:42:00

Tätigkeitsarten

• Mandatsbearbeitung: Korrespondenz Schriftsatzentwurf Recherche Beratungsgespräch.
• Verhandlung: Schiedsverhandlung Vergleichsgespräch.
• Gerichtstermin: Hauptverhandlung Anhörung.
• Reise: An- und Abreise zu Terminen (Stundensatz idR halb).
• Akteneinsicht: bei Behörde Gericht VDR.
• Telefon: Mandant Gegenseite Gericht.

Abrechenbarkeit

• abrechenbar Standardfall.
• nicht abrechenbar Eigenkanzlei interne Fortbildung.
• pro bono unentgeltliche Beratung.
• PKH Pflichtbeiordnung — Vergütung aus PKH-Mitteln nach RVG.

Reports

Pro Mandat

Pro Anwalt pro Monat

Stunden pro Mandat im Monat — Auslastungs-Übersicht.

Pro Zeitraum kanzleiweit

• Stunden pro Rechtsgebiet
• Stunden pro Mandantengruppe
• Anteil abrechenbar vs nicht abrechenbar

Integration mit Rechnungserstellung

Bei Mandatsende oder Zwischenrechnung:

• Skill rechnungserstellung-rvg greift auf die Akteneinträge zu.
• Bei Honorarvereinbarung mit Stundensatz: Summe der abrechenbaren Stunden mal Stundensatz.
• Bei RVG-Abrechnung: Akteneinträge als Beleg dass die Anwaltstätigkeit tatsächlich ausgeuebt wurde (Beweissicherung).

Best Practice

• Taeglich erfassen — nicht im Nachhinein.
• Konkret beschreiben (nicht "Mandatsbearbeitung" sondern "Klageschrift Abschnitt 3 Rechtliche Würdigung").
• Vollständig erfassen auch nicht-abrechenbare Zeit zur Auslastungsmessung.
• Audit-Trail jede Änderung dokumentieren (Mandant kann Einsicht verlangen — § 50 BRAO Akteneinsicht des Mandanten).

Ausgabe

• timesheet.yaml oder timesheet.parquet zentral
• timesheet-mandat-<az>-<periode>.md als Mandatsbeleg
• timesheet-anwalt-<initialen>-<periode>.md als Anwalts-Auslastung
• timesheet-kanzlei-<periode>.md als Kanzlei-Report

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.