Transkriptionsdienst Erklaerung

Transkriptionsdienst-Erklärung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Formuliert den vollständigen Abschnitt in der Erstantwort-Mail, in dem der automatisierte Transkriptionsservice beschrieben wird. Er kommt zum Einsatz, wenn die anfragende Person signalisiert, dass sie ihren Sachverhalt nicht schriftlich schildern kann oder möchte.

Triage zu Beginn

1. Liegt ein Ausloeser für den Transkriptionsservice vor (Anfrage kurz/fragmentarisch, Nutzer kann nicht schreiben, expliziter Wunsch)?
2. Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Transkriptions-Dienstleister vorhanden?
3. Enthaelt die Sprachaufnahme potenziell besondere Datenkategorien (Gesundheit, Strafrecht — Art. 9 DSGVO)?
4. Wird die Einwilligung per automatisierter Ansage (Tastendruck) oder schriftlich eingeholt?

Zentrale Normen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung als Rechtsgrundlage für Sprachaufnahme vor Mandatsannahme
• Art. 28 DSGVO — AVV mit Transkriptionsdienstleister: zwingend vor Inbetriebnahme
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ausdrückliche Einwilligung bei besonderer Datenkategorien (Gesundheit, Strafrecht)
• Art. 13 DSGVO — Informationspflicht bei Ersterhebung von Sprachdaten: vollstaendige Vorab-Aufklaerung

Wann wird dieser Skill aktiviert?

Aktivierung wenn einer der folgenden Auslöser erkannt wird:

• Explizit: "Ich kann nicht schreiben", "Ich schreibe lieber nicht", "Ich würde lieber anrufen und erzählen", "kann mich nicht gut schriftlich ausdrücken", "bin nicht so gut mit dem Computer"
• Implizit: Kurze, fragmentarische Anfrage ohne Sachverhalts-Details trotz offensichtlich komplexem Anliegen
• Manuell: Die Sekretariatsmitarbeiterin aktiviert den Modus explizit

Ablauf des Transkriptionsservices

Der Ablauf, der in der Mail erklärt wird:

1. Anruf: Die anfragende Person ruft unter der Transkriptions-Telefonnummer an.
2. Einwilligungsabfrage: Zu Beginn des Anrufs wird eine automatisierte Ansage abgespielt, die auf die Verarbeitung der Sprachdaten hinweist. Die anrufende Person muss ihr Einverständnis durch Drücken einer Taste oder durch ein klares mündliches "Ja" bestätigen.
3. Wichtig: Ohne Einverständnis-Bestätigung wird die Aufnahme nicht gestartet. Der Anruf endet, oder die Person wird an das Sekretariat weitergeleitet.
4. Schilderung: Nach bestätigtem Einverständnis schildert die Person ihr Anliegen mündlich.
5. Automatische Verschriftung: Die Sprachaufnahme wird durch einen automatisierten Transkriptionsservice verschriftlicht.
6. Übermittlung: Das Transkript wird der Kanzlei vertraulich übermittelt und dem potenziellen Mandantenvorgang zugeordnet.
7. Rückmeldung: Das Sekretariat meldet sich auf Basis des Transkripts beim Anfragenden zurück.

Mail-Abschnitt (Standard-Formulierung)

Falls Ihnen eine schriftliche Schilderung schwerfällt, bieten wir einen
automatisierten Transkriptionsservice an:

Sie rufen unter der folgenden Nummer an und schildern Ihr Anliegen
mündlich:

 Transkriptionsservice: [TRANSKRIPTIONS-TELEFON]

Ablauf:
 1. Automatische Ansage mit Datenschutzhinweis
 2. Bestätigung Ihres Einverständnisses (Tastendruck oder mündliches "Ja")
 — Ohne Bestätigung wird keine Aufnahme gestartet.
 3. Freie Schilderung Ihres Anliegens
 4. Automatische Verschriftung und vertrauliche Weiterleitung an uns

Bitte beachten Sie: Da zwischen uns noch kein Mandatsverhältnis besteht,
gilt für die Verarbeitung Ihrer Sprachdaten das ausdrückliche
Einverständnis nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Sie können dieses Einverständnis jederzeit widerrufen. Einzelheiten
entnehmen Sie bitte unserem Datenschutzhinweis, den wir Ihnen auf
Anfrage gerne zusenden.

Wichtige inhaltliche Anforderungen

Kein Mandat, kein Vertrauensverhältnis

In diesem Stadium besteht noch kein Anwalts-Mandatsverhältnis. Das bedeutet:

• Die Schweigepflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO gilt noch nicht für das spezifische Anliegen (wohl aber für allgemeine anwaltliche Verschwiegenheit im Rahmen der Berufsausübung).
• Die Verarbeitung der Sprachdaten bedarf deshalb einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), nicht einer vertraglichen Notwendigkeit.
• Der Skill einwilligung-hinweis-datenschutz liefert die vollständige DSGVO-Klausel.

Keine Zusagen zur Mandatsannahme

Die Formulierung des Transkriptionsservice-Abschnitts enthält keine Zusagen, dass die Kanzlei das Mandat annehmen wird. Zulässig: "Wir melden uns auf Basis des Transkripts bei Ihnen." Nicht zulässig: "Wir werden Ihren Fall übernehmen."

Technisch neutrale Sprache

Keine Nennung von Markennamen, Anbietern oder technischen Details des Transkriptionsservices in der Mandantenmail — diese sind interne Infrastruktur.

Konfigurierbare Parameter

Aus kanzlei.json:

• telefon_transkription — Rufnummer des Transkriptionsservices
• Optional: Betriebszeiten des Transkriptionsservices, falls abweichend von Kanzleizeiten

Verweise auf andere Skills

• einwilligung-hinweis-datenschutz — vollständige DSGVO-Einwilligung
• mandatsverhaeltnis-hinweis — Disclaimer zum fehlenden Mandat
• telefon-konfiguration — liefert telefon_transkription
• erstantwort-generator — bettet diesen Abschnitt in die Antwortmail ein

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.