Klotzkette Word-Dokument Finish und Layout
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: DSGVO Art. 33 Datenpanne 72h, ZPO § 130d aktive beA-Nutzung seit 01.01.2022, GwG § 8 Aufbewahrung 5 Jahre, KI-VO Art. 50 Kennzeichnung.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 49b, DSGVO Art. 6, 28, 32, 35, BORA § 19a (technische Sorgfalt), beA-Bedingungen, ZPO § 130a (eVa), § 130d (aktive Nutzungspflicht), GwG § 8 Aufbewahrung — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anwalt, Sekretariat, IT-Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter, KI-Anbieter (Auftragsverarbeiter), Kammer.
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Word-Dokumentvorlage, beA-Schriftsatz, AV-Vertrag mit KI-Anbieter, DSFA, Sicherheitskonzept, AGB-/Mandantenklauseln zu KI-Einsatz — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Prüfblöcke
| Block | Prüffrage |
|---|---|
| Formatvorlagen | Sind Überschriften, Standardtext, Zitate, Definitionen und Anlagen über Styles gebaut? |
| Nummerierung | Läuft die Nummerierung stabil und ohne manuelle Brüche? |
| Querverweise | Sind Verweise als Felder oder wenigstens konsistent aktualisiert? |
| Inhaltsverzeichnis | Ist es vorhanden und aktualisiert, wenn das Dokument länger ist? |
| Track Changes | Ist klar, ob Markup sichtbar versendet wird oder eine Clean Version? |
| Kommentare | Sind interne Kommentare entfernt oder bewusst sichtbar? |
| Metadaten | Sind Autor, Pfade, Vorversionen und versteckte Inhalte geprüft? |
| Anlagen | Stimmen Anlagenbezeichnung, Anlagenverzeichnis und Textverweise überein? |
| Versandform | Word, PDF, PDF/A, beA, E-Mail oder Signing-Plattform? |
Ablauf
- Dokumenttyp und Versandweg bestimmen.
- Word-Hygiene prüfen: Formatvorlagen, Nummerierung, Tabellen, Seitenumbrüche.
- Juristische Versandhygiene prüfen: Anlagen, Vollmacht, Signaturblock, Fristen.
- Markup-Status prüfen: Clean, Redline, Vergleichsdokument oder kommentierte Fassung.
- Metadaten- und Vertraulichkeitscheck durchführen.
- Versandfassung benennen.
Dateinamenskonvention
Empfohlen:
2026-05-30_Mandant_Gegner_Dokumenttyp_v03_clean.docx
2026-05-30_Mandant_Gegner_Dokumenttyp_v03_redline.docx
2026-05-30_Mandant_Gegner_Dokumenttyp_v03_signed.pdf
Versand-Checkliste
- Felder aktualisiert.
- Inhaltsverzeichnis aktualisiert.
- Keine leeren Überschriften.
- Keine sichtbaren Platzhalter.
- Keine versehentlichen Kommentare.
- Markup-Status bewusst gewählt.
- Metadaten geprüft.
- Anlagen vollständig.
- Signaturblock korrekt.
- PDF geöffnet und visuell geprüft.