Klotzkette Fristen- und Risikoampel
Arbeitsauftrag
Dieser Arbeitsgang macht Fristen- und Risikoampel im Bereich ki-richtlinie-kanzleien sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.
Aktenstart ohne Leerlauf
- Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
- Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
- Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
- Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
- Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.
Fachliche Anker
- BRAO §§ 43, 43a, 43e, 46 ff.; BORA §§ 2, 3, 6, 11, 12; RVG/VV RVG bei Kosten- und Vergütungsfragen.
- ZPO § 130d und beA-Pflichten; DSGVO Art. 5, 6, 28, 32; GeschGehG §§ 2, 4 bei vertraulichen Mandatsinformationen.
- Bei Kommunikation immer Mandatsgeheimnis, Interessenkollision, Sachlichkeitsgebot, Fristwahrung und Dokumentationsspur prüfen.
Arbeitsprodukt
- Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
- Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
- Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
- Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
- Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.
Ergänzende Hinweise
Kanzlei-KI-Richtlinie-typische Fristen
- Art. 4 KI-VO (Schulung): seit 02.02.2025 unmittelbar geltend — Schulung muss dokumentiert sein.
- Art. 5 KI-VO (Verbote): seit 02.02.2025.
- Art. 51 ff. KI-VO (GPAI): seit 02.08.2025.
- Art. 6 ff. KI-VO (Hochrisiko): ab 02.08.2026 Pflichten für Anbieter, Betreiber.
- DSGVO Art. 33 (bei KI-Datenpanne mit Mandantenbezug): 72 Stunden.
- § 113 BRAO: anwaltsgerichtliches Verfahren — keine konkrete Frist, aber rasche Reaktion auf Beschwerde geboten.
Ampelkriterien
- Rot: Mitarbeiter verwenden nachweislich nicht freigegebene KI-Tools mit Mandantendaten; keine Schulung trotz Art. 4 KI-VO; Mandant beschwert sich über mangelnde Aufklärung.
- Gelb: Richtlinie existiert formell, aber Whitelist fehlt; AVV-Status der genutzten Tools nicht dokumentiert; Schulung nur ad hoc.
- Grün: Richtlinie + Whitelist + dokumentierte Schulung + ggf. Betriebsratseinbindung + Mandantenaufklärung im Mandatsvertrag.