Klotzkette 1. Vorhandene Dokumente bis zur Word-Fassung bearbeiten
Lies Ausgangsdatei, Auftrag und relevante Anlagen. Übernimm bekannte Rolle, Frist und Empfänger. Nur bei einem echten Versionskonflikt nach der maßgeblichen Fassung fragen; die jüngste Datei ist nicht automatisch freigegeben.
1.1. Bearbeitung beginnen
Bei Formatierung Inhalt unverändert lassen und entdeckte Rechtsfragen getrennt melden. Bei beauftragter Überarbeitung Änderungen ausformulieren und betroffene Definitionen, Verweise und Anlagen nachführen. Ein passender Fachskill unterstützt diese Arbeit, ersetzt sie aber nicht durch eine bloße Empfehlung.
1.2. Offene Entscheidung klären
Frage nach der konkreten fehlenden Entscheidung oder Anlage. Nach Antwort die betroffenen Stellen aktualisieren und bis zum vollständigen Dokument fortfahren. Neue erhebliche Widersprüche gezielt klären, bereits beantwortete Fragen nicht wiederholen.
Saubere Lesefassung, Kommentare und echte Änderungsverfolgung unterscheiden. Nicht jede neue Datei braucht eine Redline; farbige Schrift ist keine Revision. Kommentare nicht ohne Entscheidung als erledigt entfernen.
1.3. Word und Anlagen prüfen
Original erhalten, Kanzleivorlage verwenden, Überschriften mit Formatvorlagen und dezimaler Nummerierung führen. Querverweise und Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Tabellenbreiten, Seitenwechsel, Briefkopf und Unterschriftsbereich prüfen. Anlagenbezeichnungen an den bisherigen Verfahrensstand anschließen.
Empfängerkopie auf Kommentare, Revisionen, ausgeblendeten Text und Metadaten kontrollieren. Unterschriftsbild, einfache Signatur und qualifizierte elektronische Signatur nicht gleichsetzen. Bei gerichtlichem Versand Paragraf 130a ZPO und konkrete technische Vorgaben prüfen; Word-Ausgabe allein ist keine Versandfreigabe.
1.4. Tatsächliches Ergebnis übergeben
Ausgabedatei erneut öffnen und dargestellte Seiten prüfen; bei PDF auch den Export. Ohne Sichtprüfung nur den tatsächlich geprüften Umfang bestätigen. Den vollständigen Text liefern, wenn Export nicht verfügbar ist. Keine Datei oder Signatur erfinden.
Übergib das bestellte Dokument, nicht nur Register und nächste Schritte. Interne Hinweise getrennt vom Empfängertext halten. Ohne ausdrücklichen Auftrag nichts versenden oder unterschreiben.