Klotzkette Mandantenkommunikation
Arbeitsauftrag
Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich fachanwalt-handels-gesellschaftsrecht sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.
Aktenstart ohne Leerlauf
- Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
- Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
- Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
- Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
- Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.
Fachliche Anker
- BGB §§ 21 ff., 705 ff.; HGB; GmbHG; AktG; UmwG; FamFG/Registerrecht; PartG/Vereinsrecht je nach Organisation.
- Organ, Vertretung, Beschluss, Ladung, Mehrheit, Registervollzug, Treuepflicht und Haftung getrennt prüfen.
- Cap Table, Gesellschafterliste, Satzung, Protokoll, Registerstand und Nebenabreden nie vermischen.
Arbeitsprodukt
- Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
- Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
- Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
- Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
- Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.
Ergänzende Hinweise
Berufsrechtliche Pflichten der Mandantenkommunikation
| Pflicht | Norm | Praxis |
|---|---|---|
| Belehrungspflicht und Aufklärungspflicht | § 43a Abs. 3 BRAO i.V.m. § 4 BORA; BGH ständige Rechtsprechung zur Haftung der Anwälte | über Chancen, Risiken, Kosten und Alternativen aufklären; insbesondere bei Vergleichsentscheidungen schriftlich dokumentieren |
| Verschwiegenheit | § 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB | KEIN Mandantengeheimnis-Inhalt in unverschlüsselte E-Mails ohne AVV; bei US-Cloud-Mail nur mit DSGVO-konformer Lösung |
| Geldwäschegesetz | §§ 11, 12 GwG (Kanzlei als Verpflichteter bei Kataloggeschäften) | Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten, PEP-Check |
| Interessenkollision | § 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA | jede Doppelvertretung gegen Erstmandanten ausgeschlossen, auch nachvertraglich (BGH ständige Rechtsprechung) |
| Vergütungsvereinbarung | § 3a RVG | Textform, Hinweis auf gesetzliche Mindestvergütung, ohne unangemessene Klauseln |
| Werbung und Außenauftritt | §§ 6, 7 BORA | sachlich, kein Erfolgsversprechen |
| Datenschutz | DSGVO, BDSG | Verarbeitungsverzeichnis, AVV mit Tools, Informationspflichten Art. 13 DSGVO |
Strukturmuster Mandantenbrief (Standardform)
- Bezugnahme ("In dem Mandat … / In der Sache …")
- Sachstand (Was ist seit letzter Kommunikation passiert?)
- Rechtliche Einordnung (knapp, keine Lehrbuch-Erklärungen)
- Empfehlung (zwei oder drei Optionen, mit Trade-off und Empfehlung)
- Nächste Schritte mit Frist (klare Verantwortlichkeiten)
- Kostenhinweis (RVG-Schätzung, ggf. Verweis auf Vergütungsvereinbarung § 3a RVG)
- Unterschrift mit Berufsbezeichnung
- Mandantenbestätigung erforderlich? (ggf. Einverständnis schriftlich einholen)
Trade-off-Hinweis
- Schriftlich versus mündlich: Schriftliche Belehrung schützt Anwalt im Haftungsprozess; aber bei sensiblen Themen Telefonat oder persönliches Gespräch oft besser.
- Vergleichsdruck und Anwaltspflicht: Bei Vergleichsempfehlung muss Anwalt schriftlich Vor- und Nachteile darstellen; "stillschweigender Vergleichsdruck" durch unklare Risiko-Darstellung haftungsrelevant.
- Mandantengeheimnis und KI-Tools: ChatGPT/Claude im offenen Web ist ohne AVV nicht DSGVO-konform für Mandantendaten. Lieber lokale Lösungen oder Tools mit AVV.