Erechnung

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und GoBD

Arbeitsbereich

Elektronische Kanzleirechnung in XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten und validieren. Anwendungsfall Mandant oder öffentliche Hand verlangt Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Normen EN 16931 GoBD § 14 UStG Rechnungspflichtangaben. Prüfraster Pflichtdaten EN 16931 XML-Strukturvalidierung PDF-A-3-Hybrid bei ZUGFeRD GoBD-Aufbewahrung Rechnungskorrektur. Output Validierte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei mit Freigabeprotokoll. Abgrenzung zu kanzlei-allgemein-rechnung (allgemeine Rechnungserstellung) und kanzlei-allgemein-ustva-buchhaltung. Die Prüfung konzentriert sich auf diese Prüfungslinie und trennt Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: die im Fachgebiet einschlägigen Verfahrens-, materiellen und Anmeldefristen vorab markieren und nicht aus Modellwissen finalisieren (insbesondere Widerspruch 1 Monat, Klage 1 Monat, Verjährung §§ 195, 199 BGB / spezialgesetzlich).
• Tragende Normen verifizieren: StAG §§ 4, 5, 8-17, 25, 27, 30; DSGVO Art. 5, 6, 7, 9, 12-22, 25, 28, 30, 32, 33-34, 35, 51-58, 77-83, BDSG §§ 22-25, 26, 30 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Wer ist der Rechnungsempfaenger: Verbraucher (B2C), Unternehmen (B2B) oder öffentliche Stelle (B2G)?
2. Welches Format ist erforderlich oder gewuenscht: XRechnung, ZUGFeRD 2.3 oder klassisches PDF?
3. Liegt eine Leitweg-ID oder Buyer Reference des Empfaengers vor (Pflicht bei B2G)?
4. Welcher Versandweg ist vorgesehen: E-Mail, Peppol-Netzwerk, Portal oder Mandantenportal?

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen

• § 14 UStG — Pflichtangaben auf Rechnungen; Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 für B2B
• EN 16931 — Europaeische Norm für elektronische Kernrechnungen; Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD
• § 14b UStG — Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (10 Jahre, GoBD-konform)
• § 10 RVG — Pflichtangaben auf der anwaltlichen Honorarrechnung

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Zweck

Dieser Skill ergänzt kanzlei-allgemein-rechnung, sobald eine Rechnung als E-Rechnung erstellt, geprüft, archiviert oder versandt werden soll. Er erzeugt keine Steuerberatung und keine finale Buchung, sondern ein prüfbares Datenblatt, eine Formatentscheidung und eine Validierungs- und Archivierungscheckliste.

Grundentscheidung

Zuerst klären:

1. Rechnungsempfänger: Verbraucher, Unternehmer, öffentliche Stelle, Rechtsschutzversicherung, Dritter.
2. Bereich: B2B, B2G, B2C oder intern.
3. Formatwunsch oder Formatpflicht: XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Papier, sonstiges Format.
4. Leitweg-ID oder Buyer Reference: nur erforderlich, wenn Empfänger oder B2G-Prozess sie verlangt.
5. Versandweg: E-Mail, Portal, Peppol, Mandantenportal, beA nur wenn passend.
6. Archivsystem: GoBD-konformes DMS, Kanzleisoftware, Dateisystem mit Verfahrensdokumentation oder Übergabe an Steuerkanzlei.

Aktualitätscheck

Vor technischer Aussage zur Gültigkeit immer die aktuelle Format- und Validatorlage prüfen:

• XRechnung: aktuelle KoSIT-/XRechnung-Version und Validator-Konfiguration.
• B2G: aktuelle Vorgaben der jeweiligen Eingangsplattform, Leitweg-ID und Portal-/Peppol-Anforderungen.
• ZUGFeRD: aktuelles Profil, PDF/A-3-Anforderungen und XML-Profil.
• BMF-/USt-Hinweise zur E-Rechnung, soweit für B2B/B2G relevant.

Wenn diese Prüfung nicht durchgeführt wurde, nur Validierung offen ausgeben.

Formate

XRechnung

• Reines strukturiertes XML-Format.
• Für öffentliche Auftraggeber im B2G-Kontext zentral.
• Enthält keinen menschenlesbaren PDF-Rechnungsteil.
• Muss gegen den passenden XRechnung-Validator und die jeweils geltenden Geschäftsregeln geprüft werden.
• Bei B2G Empfängeranforderungen wie Leitweg-ID, Portal, Peppol und Attachments abfragen.

ZUGFeRD

• Hybridformat aus PDF/A-3-Sichtrechnung und eingebetteter XML-Datei.
• Der strukturierte XML-Teil ist für E-Rechnungszwecke führend.
• Profil bewusst wählen: typischerweise EN 16931 oder ein zulässiges höheres Profil; MINIMUM und BASIC-WL nicht als vollwertige E-Rechnung behandeln.
• PDF und XML müssen inhaltlich konsistent sein.
• PDF/A-3-Validierung, XML-Validierung und Dateianhänge prüfen.

Pflichtdaten

Für jede E-Rechnung eine Datenvollständigkeitsprüfung erstellen:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
• Verkäufer: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung.
• Käufer: Name, Anschrift, Buyer Reference oder Leitweg-ID, soweit erforderlich.
• Akte, Mandant, Kostenschuldner und abweichender Rechnungsempfänger.
• Positionsdaten: Leistung, Menge oder Zeit, Einheit, Einzelpreis, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag.
• RVG-Gebühren, Auslagen, Post- und Telekommunikationspauschale, Dokumentenpauschale, Gerichtskosten, Fremdgelder getrennt ausweisen.
• Vorschüsse, Zahlungen, Anrechnungen und Rechtsschutzanteile.
• Zahlungsziel, IBAN, Verwendungszweck.
• Steuerhinweise, Reverse Charge, Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung nur nach Prüfung.

GoBD-nahe Rechnungsakte

Vor Freigabe immer ein GoBD-Prüfprotokoll erzeugen:

1. Rechnungsversion eindeutig benennen.
2. Entwurfsfassung und freigegebene Fassung trennen.
3. Finales XML unverändert archivieren.
4. Bei ZUGFeRD zusätzlich PDF/A-3 und eingebettetes XML archivieren.
5. Validierungsbericht speichern.
6. Versandnachweis speichern.
7. Korrekturen nur als Storno, Gutschrift, Korrekturrechnung oder neue Rechnungsversion dokumentieren.
8. Zugriffsrechte, Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfrist und Exportfähigkeit notieren.

Validierung

Keine finale E-Rechnung ohne:

• Formatentscheidung.
• Pflichtdatencheck.
• Summenprüfung netto, Steuer, brutto.
• Rundungsprüfung.
• Prüfung strukturierter Daten gegen die Sichtrechnung.
• Technische Validierung mit geeignetem Validator.
• Freigabe durch verantwortliche Person.

Wenn kein Validator verfügbar ist, nicht behaupten, dass die E-Rechnung gültig sei. Stattdessen einen Validierung offen-Vermerk und eine konkrete Tool-Anforderung ausgeben.

Ausgabe

• assets/templates/erechnung-datenblatt.md.
• assets/templates/gobd-rechnungsprotokoll.md.
• Bei normaler Rechnungsarbeit zusätzlich assets/templates/rechnungsdatenblatt.md.