Erstgespraech Mandatsannahme

Erstgespraech und Mandatsannahme im Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe)

Wann dieser Skill greift

• Neue Anfrage aus dem Bereich Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe) (Telefon, Mail, Empfehlung, Walk-in).
• Mandantin oder Mandant beschreibt Sachverhalt unstrukturiert; viele Anlagen ohne System.
• Vor jeder weiteren fachlichen Bearbeitung: erst Annahme klaeren, Konflikt- und GwG-Pruefung, Vollmacht, Streitwert/Vereinbarung, Fristen.

Phasen des Erstgespraechs

1. Aufnahme der Konstellation (10-15 Min.)

Standard-Fragenraster fuer Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe):

• Beteiligte (Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Rolle: Klaegerin/Beklagter, Antragsteller, Beschuldigter)
• Konflikt-Kern in einem Satz ("Was ist Ihr Ziel?")
• Konkrete fachliche Stossrichtung: Ruege, Nachpruefung, Wertung, Ausschluss, Eignung, Mittelstandsschutz
• Bisherige Korrespondenz (Bescheide, Schreiben der Gegenseite, anwaltliche Vertretung der Gegenseite?)
• Fristenscreening sofort: anstehende Klage-/Widerspruchs-/Einspruchsfristen aus den vorgelegten Schreiben (z.B. Nachpruefungsantrag VK, Sofortige Beschwerde OLG, Schadensersatzklage § 181 GWB). Frist-Alarm an die Vorbereitung weitergeben.

2. Konflikt-Pruefung und GwG-Check (5 Min.)

• Konflikt-Check ueber Mandantsystem: Gegnerin, Streitgegenstand, frueherer Mandant?
• GwG-Identifizierung: amtlicher Lichtbildausweis (Ausweisscan), bei juristischer Person Handelsregister-/Transparenzregister-Auszug, ggf. wirtschaftlich Berechtigte/n.
• Risikobewertung (niedrig/mittel/hoch) abhaengig von Mandatscharakter, Bargeld, Auslandsbezug.
• Doku im Mandatsbogen (Pflicht nach §§ 10 ff. GwG i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG fuer RA-Mandate).

3. Vollmacht und Schweigepflichtentbindung

• Allgemeine Prozess-/Aussenvollmacht (BORA, ZPO, FamFG, je nach Fachgebiet).
• Spezielle Vollmachten: ggf. Akteneinsicht Strafakte, KV-Abrechnungsdaten, Sozialdaten (Schweigepflichtentbindung gegenueber Krankenkasse, Arzt, Behoerde).
• Bei Eheleuten/GbR/GmbH: einzelvollmachtgebende Person und Vertretungsmacht klaeren.

4. Streitwert und Gebuehrenvereinbarung

Standard-Streitwerte im Bereich Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe):

• Skizze: Streitwert grob abschaetzen (z.B. Hauptforderung, ggf. + Zinsen, Nebenforderungen).
• RVG-Pauschalrechnung (Berechnungstool im Plugin) oder Stundenhonorarvereinbarung.
• Beratungshilfe-/Prozesskostenhilfe-Antrag pruefen, wenn wirtschaftlich angezeigt.
• Vorschussanforderung nach § 9 RVG.

5. Strategie-Erstskizze

Drei Weichen am Ende des Erstgespraechs:

• Mandat annehmen: vollstaendig (Pruefung + Schriftsatz) oder begrenzt (nur Pruefung/Gutachten).
• Verweisen: wenn Spezialgebiet ausserhalb der Fachanwaltschaft, oertlich unzustaendig oder Konflikt.
• Ablehnen: offensichtlich aussichtslos, GwG-Hit, Bauchgefuehl-Vorsicht.

Pflicht-Output am Ende

1. Mandatsbogen mit Beteiligten, Konflikt-Check, GwG-Status, Streitwert.
2. Frist-Liste (Sofortfristen, Verjaehrung, Ausschlussfristen, Beweisanforderungs-Fristen).
3. Anlagenverzeichnis des uebergebenen Datenraums (Stand erstes Sortieren).
4. Naechster-Schritt-Plan: binnen 24/48/72 h, Owner, Output.
5. Honorarvereinbarung unterschrieben oder Vorbehalt notiert.

Relevante Rechtsgrundlagen und Standards

• BORA, BRAO, FAO fuer Fachanwaltschaft Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe).
• GwG, GwGMeldV, Identifizierungsleitfaden BRAK.
• GWB Teil 4, VgV, UVgO, VOB/A, SektVO, KonzVgV (fuer fachliche Erstpruefung).
• DSGVO und BDSG fuer den Umgang mit Mandantendaten (Art. 6 DSGVO als Rechtsgrundlage, Art. 9 ggf. Gesundheitsdaten).

Typische Fehler im Erstgespraech

• Frist uebersehen, weil Mandantin sie nicht selber genannt hat (immer aus jedem Schreiben Frist herausziehen).
• Konflikt-Check nur nach Personennamen, nicht nach Sachzusammenhang (gleiche Liegenschaft, gleicher Sachverhalt).
• Vollmachtsumfang unklar -> spaeter Streit mit Mandantin ueber Befugnisse.
• Honorarvereinbarung muendlich -> Beweisnot bei Streitwert-/Honorar-Streit.
• GwG: kein Lichtbildausweis erfasst, kein Aktenvermerk ueber Risikobewertung.

Praxis-Checkliste

• Personalien und Rolle aller Beteiligten erfasst
• Konflikt-Check durchgefuehrt
• GwG: Identifizierung + Risikobewertung notiert
• Allgemeine Vollmacht unterschrieben
• Speziale Vollmacht / Entbindungserklaerung (wo noetig) unterschrieben
• Streitwert geschaetzt
• Honorarvereinbarung unterschrieben oder ausdruecklich auf RVG verwiesen
• Fristenliste angelegt und in Kalender eingetragen
• Mandatsbogen vollstaendig
• Naechster-Schritt-Plan dem Mandanten kommuniziert (E-Mail-Zusammenfassung)

Konkrete Praxis-Konstellationen

Konstellation A: Eilbeduerftigkeit

Mandantin kommt am Donnerstag, Frist laeuft am Montag (Klage- oder Widerspruchsfrist im Bereich Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe)). Handlungs-Sequenz:

1. Sofort-Vollmacht und Sofort-Akteneinsicht (per beA, ELSTER, Behoerdenportal).
2. Antrag auf Wiedereinsetzung (§ 233 ZPO, § 60 VwGO, § 110 AO) als Reserve dokumentieren.
3. Spaeteste-Stunde-Versand-Plan: beA bevorzugt, mit qualifizierter Signatur und Empfangsbekenntnis.
4. Honorarvereinbarung NICHT auf Eilzuschlag verzichten - aber transparent kommunizieren.

Konstellation B: Komplexer Sachverhalt, Datenraum unsortiert

Mandant uebergibt 200+ Dateien (PDF-Scans, E-Mails, Excel-Listen). Vor jeder fachlichen Bewertung:

1. Datenraum-Index in Excel: Datum, Absender, Empfaenger, Aktenzeichen, kurze Inhaltszeile.
2. Chronologischer Verlauf als Zeitstrahl - Spielraum fuer Verjaehrungs- und Ausschlussfristen identifizieren.
3. Loecher im Datenraum gezielt anfordern (Mandantenfragen-Katalog).

Konstellation C: Interessenkonflikt-Naehe

Frueheres Mandat mit derselben Gegnerin oder gleichem Sachzusammenhang. Pruefung:

1. § 43a Abs. 4 BRAO und § 3 BORA - Sachzusammenhang, nicht nur Personenidentitaet.
2. Einwilligung beider Mandanten in Textform (mit konkreter Beschreibung).
3. Bei Zweifel: Mandat ablehnen und an Kanzleikollegium ueberweisen.

Mandanten-Erwartungsmanagement

• Realistische Erfolgs- und Kostenprognose (nicht "Wir gewinnen sicher").
• Verfahrensdauer im Bereich Vergaberecht (Oberschwellen- und Unterschwellenvergabe): Erfahrungswerte nach Instanz.
• Vergleichschance vs. streitiges Urteil als Option offen halten.
• Schriftliche Zusammenfassung des Erstgespraechs binnen 48 h.

Honorarvereinbarung - Best Practices

• RVG-Basis als Default, Stundenhonorar nur mit gesondertem Hinweis nach § 3a RVG.
• Erfolgshonorar nur in den engen Grenzen § 4a RVG.
• Vorschuss in Hoehe der voraussichtlichen 1. Instanz.
• Klarstellung: Auslagen-Pauschale, USt, Reisekosten, Sachverstaendigenkosten gesondert.
• Bei PKH/Beratungshilfe-Mandant: schriftliche Belehrung, dass eigene Beitraege moeglich sind.

Mandatsbogen-Muster (Mindestinhalt)

• Mandant (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail)
• Gegner (Name, Anschrift, ggf. anwaltliche Vertretung)
• Kurzbeschreibung Sachverhalt (5-10 Saetze)
• Ziel des Mandats (eine Zeile)
• Strittige Fragen (bullet)
• Geprueft: Konflikt - GwG - Vollmacht
• Streitwert (Schaetzung)
• Honorarvereinbarung (RVG/Stunde/Pauschale)
• Frist-Liste
• Aktenanlage Datum
• Naechster-Schritt

Cross-Refs

• vergleichsverhandlung-strategie (im selben Plugin) fuer den Fall, dass aussergerichtliche Loesung angestrebt wird.
• schriftsatzkern-substantiierung (im selben Plugin) fuer den Schriftsatzaufbau, wenn Klage/Widerspruch eingereicht wird.
• Kanzlei-Allgemein-Plugin kanzlei-allgemein fuer Konflikt-, GwG- und PEP-Pruefroutinen.

Strategische Optionen (vor dem Template entscheiden)

Bevor das Template eins-zu-eins gefuellt wird, ist zu pruefen welche Variante zur Mandantenkonstellation passt. Das Template ist eine moegliche Form — nicht die einzige.

Wenn die Mandantenkonstellation nicht ins Standardschema passt, ist das Template anzupassen oder durch ein anderes Skill abzuloesen — nicht das Mandat in das Schema zu pressen.

Vertiefung: Rechtsprechung und Normen Vergaberecht Erstmandat

Leitsaetze Erstgespräch und Fristen

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Normen Vergaberecht Erstmandat

• §§ 97-109 GWB — Grundsaetze des Vergaberechts (Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung)
• § 106 GWB — EU-Schwellenwerte (Anwendungsbereich)
• § 160 Abs. 3 GWB — Ruegeobliegenheit und Fristen
• § 134 GWB — Informationspflicht vor Zuschlag (Stillhaltefrist 10 Tage)
• § 135 GWB — Unwirksamkeit des Zuschlags
• § 181 GWB — Schadensersatz bei Vergaberechtsverstoss

Triage Vergaberecht — Erstgespräch

Bevor losgelegt wird, klaere:

1. Liegt der Auftragswert ueber EU-Schwellenwert (§ 106 GWB)? → GWB-Vergaberecht; darunter: UVgO/VOB-A
2. Wann erhielt Mandant Kenntnis vom Verstoss? → 10-Tage-Ruegeobliegenheit berechnen
3. Liegt Informationsschreiben § 134 GWB vor? → Stillhaltefrist 10 Tage bis Zuschlag beachten
4. Welche Vergabeart? → VgV / SektVO / KonzVgV / UVgO / VOB-A
5. Zuschlag bereits erteilt? → § 135 GWB Feststellung Unwirksamkeit oder § 181 GWB Schadensersatz

• Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)

Output-Template Mandatsbogen Vergaberecht

Adressat: Intern — Tonfall: praezise, fristorientiert

MANDATSBOGEN Vergaberecht
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Datum Erstgespraech:      [TT.MM.JJJJ]
Mandant:                  [NAME / UNTERNEHMEN]
Rolle Mandant:            [Bieter / Auftraggeber / Beigeladene]
Vergabeverfahren:         [TED-Nr. / Az. Vergabestelle]
Auftraggeber:             [NAME, ANSCHRIFT]
Auftragswert (geschaetzt):EUR [BETRAG]
Schwellenwert ueberschritten: JA / NEIN
Kenntnisdatum Verstoss:   [TT.MM.JJJJ]
Ruegeobliegenheit-Frist:  [TT.MM.JJJJ] (§ 160 Abs. 3 GWB)
Informationsschreiben § 134 GWB vom: [DATUM]
Stillhaltefrist bis:      [DATUM]
Zuschlag erteilt:         JA / NEIN
Naechster Schritt:        [Ruege / NPA / Klage § 181 GWB]
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--- vor Versand klaeren ---

1. Welches Verhandlungsziel hat der Mandant? [Bestand / Abfindung / Reputation / Schnelle Loesung]
2. Welche Kompromisslinien sind absolut? [Mindestabfindung / Freistellung / Zeugnisformulierung]
3. Sind Anschlusswege erwuenscht? [Mediation / Direktgespraech / Settlement vor Klageerhebung]