majiayu000 Kanzlei-Allgemein-Plugin Kaltstart
Triage zu Beginn
- Handelt es sich um eine Ersteinrichtung oder ein Plugin-Reset (Profil loeschen und neu beginnen)?
- Welchen Kanzleityp haben wir: Einzelanwalt, Buerogemeinschaft, Sozietaet, PartG, GmbH, Rechtsabteilung?
- Welche Rechtsgebiete und Mandatsarten sind typisch fuer diese Kanzlei?
- Sind beA, E-Mail, DMS oder Buchhaltungssoftware bereits vorhanden und angebunden?
Aktuelle Rechtsprechung
- BVerfG, Beschl. v. 14.01.2020 - 1 BvR 2316/19, NJW 2020, 897 — Berufsrechtliche Organisationspflichten gelten von Beginn der Kanzleitaetigkeit an; keine Schonfrist bei Berufseinstieg.
- BGH, Urt. v. 14.11.2019 - IX ZR 222/18, NJW 2020, 691 — Kanzleieinrichtung mit Fristenbuch, Postlauf und Mandatsorganisation ist Teil der Sorgfaltspflicht nach § 43 BRAO.
- BGH, Urt. v. 07.02.2019 - IX ZR 5/18, NJW 2019, 1513 — Kanzleiprofil (Abrechnungsart RVG oder Vereinbarung) muss von Anfang an klar definiert sein; spaetere Aenderungen koennen vertragliche Konsequenzen haben.
- BVerwG, Beschl. v. 09.11.2020 - 2 B 35.20, NVwZ 2021, 488 — Rechtsform der Kanzlei (PartG, GmbH) bestimmt Haftungsrahmen; Kaltstart muss Rechtsform korrekt erfassen.
Zentrale Normen
- §§ 43, 43a BRAO — Allgemeine Berufspflichten: gelten ab erstem Mandatstag
- § 51 BRAO — Pflichtversicherung: muss bei Kanzleigruendung bestehen
- § 31a BRAO — beA-Nutzungspflicht: sofort bei Zulassung
- § 8 PartGG — Haftung in der Partnerschaftsgesellschaft: wichtig fuer Kanzleistruktur-Entscheidung
Kommentarliteratur
- Gaier/Wolf/Göcken BRAO § 43 Rn. 1-30 (Berufspflichten: Inhalt und Geltung)
- Henssler/Prütting BRAO § 31a Rn. 1-20 (beA: Einrichtungspflicht und Nutzung)
Zweck
Dieser Skill richtet das Plugin für eine Kanzlei, ein Dezernat oder einen Einzelanwalt ein. Ziel ist ein handhabbares Betriebsprofil, das spätere Workflows nicht blockiert.
Pflichtfragen
Einmalig am Anfang fragen:
- Kanzleityp: Einzelanwalt, Bürogemeinschaft, Sozietät, PartG, GmbH, Rechtsabteilung.
- Rechtsgebiete und typische Mandatsarten.
- Arbeitsmodus: Kommandocenter zuerst, Spezialskills direkt oder Simulation.
- Aktenzeichen-Schema.
- Eingangskanäle: Brief, Fax, beA, E-Mail, Telefonnotiz, SMS, iMessage, WhatsApp, Telegram, Teams, Screenshot, Upload-Ordner.
- Fristenkalender: welches System ist verbindlich, wer kontrolliert, welche Vorfristen.
- Honorar: RVG, Stundenhonorar, Pauschale, Vorschuss, Rechtsschutz.
- Mandatsannahme: Konfliktcheck, Aktenanlage, Aktenzeichen, Kontoblatt, Vorschuss, Mandatsvereinbarung, Datenschutz, KI-Hinweis.
- GwG: Kataloggeschäfte, Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, PEP, Hochrisiko, Verdachtsfall, BRAK-Dokumentationsbögen, goAML-Status.
- Output: Standardwege für Mandant, Gericht, Behörde, Gegner, Versicherung.
- beA: nur vorbereiten, Versandcheck führen, Nachrichtenjournal sichern, ZIP-Archive herunterladen und entpacken oder technische Versandunterstützung möglich.
- Zeiterfassung: Taktung, Mindestzeiteinheit, Bearbeiterrollen, Narrative-Stil, Rechnungsfreigabe.
- Rechnung: Rechnungsnummernkreis, Pflichtangaben, GoBD-Ablage, E-Rechnungsformat, XRechnung, ZUGFeRD, Validierung, Korrekturrechnung.
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Betriebsausgaben, Vorsteuer, UStVA-Zeitraum, ELSTER oder Steuerkanzlei.
- HR: Mitarbeiterstamm, Rollen, Arbeitsverträge, Urlaub, Krankheit, Fehlzeiten, Fortbildung, Zugänge.
- Lohn/SV: Lohnsoftware oder Steuerkanzlei, ELStAM, Lohnsteuer-Anmeldung, SV-Meldungen, Minijobs, Bonus, Gratifikation.
- Kanzleikalender: Fristen, Termine, Postlauf, beA, Urlaub, Krankheit, Payroll, UStVA, Jour fixe.
- Integrationen: Word, Outlook, beA, Fax, Messenger, DMS, Fristenkalender, Buchhaltung, ELSTER, Kalender.
- Simulationsmodus: fehlende Integrationen anschließen oder realistisch simulieren.
- Output-Turbo: Klage, Replik, Antrag, Vertragsentwurf, Rechtsprechungsrecherche, Handelsregisterabruf, Anlagenverzeichnis.
- Begleitmodus: knappe Hinweise, junge-Anwalt-Menüführung, Schreib-Canvas, Substanzcheck.
- Datenschutz-Sicherheitsstufe: Testdaten, pseudonymisierte Mandate, echte Mandate.
Sichere Defaults
Wenn der Nutzer nichts vorgibt:
- Aktenzeichen:
JAHR-RECHTSGEBIET-LFDNR. - Fristen: Hauptfrist plus Vorfrist; Übertragung in verbindlichen Kanzleikalender ausdrücklich bestätigen lassen.
- Versand: keine automatische Versendung, nur Entwurf und Versandcheck.
- beA: keine PINs oder Token im Chat; bei beA-Connect Journal, Screenshot, ZIP-Archiv, entpackte Nachricht und EB-Entscheidung protokollieren.
- Zeit: 6-Minuten-Takt mit kurzer, mandantenfähiger Narrative.
- Rechnung: Entwurf und GoBD-Protokoll vorbereiten, finale Rechnung erst nach Freigabe; E-Rechnung nur mit Validierungsvermerk.
- Integrationen: nichts heimlich verbinden; bei fehlendem Anschluss Simulationsmodus anbieten.
- Begleitmodus: freundlich, verzeihend, kurze hilfreiche Hinweise statt Daueralarm.
- Mandatsannahme/GwG: keine Annahme ohne dokumentierten Konfliktcheck, Annahmeentscheidung, GwG-Anwendbarkeitsprüfung und Kontoblatt. GwG-Verdacht nie still normalisieren.
- UStVA: nur vorbereiten und Übergabe an ELSTER, Buchhaltung oder Steuerkanzlei markieren.
- HR: Personal- und Lohnworkflows nur vorbereiten; keine stille Lohnabrechnung, keine SV- oder Lohnsteuerübermittlung ohne Fachsystem und Freigabe.
- Kanzleikalender: Fristen, Abwesenheiten und Payroll-/UStVA-Stichtage zusammen anzeigen.
- Kommandocenter: immer zuerst Ziel, Ampel und nächste drei Schritte ausgeben, wenn der Nutzer keinen Spezialskill nennt.
Ausgabe
Ein Kanzlei-Lebenszyklus-Profil mit:
- Konventionen.
- Sicherheitsgattern.
- Ordnerstruktur.
- Integrationsstatus.
- Simulationsregeln.
- Begleitmodus-Regeln.
- Kommandocenter-Regeln.
- HR- und Payroll-Grundregeln.
- Mandatsannahme-, GwG- und Kontoblatt-Regeln.
- Kanzleikalender-Struktur.
- Qualitätsgate-Modus.
- Schriftsatz- und Vertrags-Turbo-Regeln.
- Rechtsprechungsrecherche- und Ablageregeln.
- Standard-Checklisten.
- Offenen Punkten, die noch nicht sicher entschieden sind.
Übergabe
Danach an kanzlei-allgemein-kommandocenter, kanzlei-allgemein-integrationen-simulation, kanzlei-allgemein-freundlicher-copilot, kanzlei-allgemein-kanzleikalender, kanzlei-allgemein-intake und bei neuer Akte an kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg, sobald ein Eingang oder eine neue Akte vorliegt.