Posteingang Ausgang

Posteingang und Postausgang

Posteingang

Erfassung pro eingegangenem Schriftstueck

- eingang-id: PE-2026-04223
  empfangsdatum: 2026-05-20
  eingangsweg: post  # post / bea / egvp / e-mail / fax / persoenlich
  absender: Amtsgericht München
  art: urteil  # urteil / beschluss / verfügung / mandantenbrief / behörden-bescheid / sonstiges
  mandat-az: 2026/0042
  betreff: Klage gg. ABC GmbH
  zustaendigkeit: RA Mueller
  fristfolge: berufungsfrist
  fristtermin: 2026-06-20
  aktion: an-fristenbuch
  ablage: mandate/2026-0042/02_bescheide/2026-05-20-urteil-ag-muenchen.pdf

Pflichtschritte

1. Eingangsdatum zwingend erfassen — bei Postzustellung das tatsächliche Empfangsdatum (nicht das Postaufgabedatum).
2. Zuordnung zur Akte — wenn keine Akte vorhanden Neueinrichtung (Skill mandantenakte-anlegen).
3. Fristerkennung — bei Urteilen Beschlüssen Bescheiden sofort Frist ins Fristenbuch.
4. Anwalt informieren — Zuständigen anwaltlich benachrichtigen.

Drei-Tages-Fiktionen

Bei Postzustellungen verschiedener Verfahrensordnungen gilt die Drei-Tages-Fiktion regelmäßig für den Fristbeginn. Bei nachweislich frueherem Zugang gilt der tatsächliche Zugang. Dokumentation des Eingangsdatums daher entscheidend.

Postausgang

Erfassung pro versendetem Schriftstueck

- ausgang-id: PA-2026-09817
  versanddatum: 2026-05-21
  versandweg: bea
  empfaenger: Amtsgericht München
  empfaenger-safe-id: 1234567890ABCDEF
  art: schriftsatz
  mandat-az: 2026/0042
  betreff: Berufung in Sachen Mueller gg. ABC GmbH
  unterzeichnet-von: RA Mueller
  versandnummer: V-2026-00123  # Verweis auf versand-vor-check
  quittung-pdf: mandate/2026-0042/03_schriftsaetze/2026-05-21-bea-quittung.pdf
  zugehoerige-frist: berufungsfrist 20.06.2026
  fristerledigung: ja

Pflichtschritte

1. Vor Versand den Skill versand-vor-check durchlaufen.
2. Versandnummer aus dem Versand-Vor-Check uebernehmen.
3. Quittung sichern (beA EGVP Einschreiben).
4. Fristerledigung im Fristenbuch markieren (Verweis zurück).
5. Mandant informieren über den Versand falls vereinbart.

Vier-Augen-Prinzip

Bei Notfristen (Berufung Revision Kündigungsschutzklage): Posteingang Akte und Postausgang von zwei Personen gegenkontrolliert (Sekretariat + Anwalt).

Audit-Trail

• Append-only Logbuch posteingang.jsonl und postausgang.jsonl.
• Änderungen nur durch Korrektureintrag (kein Ueberschreiben).
• Bei Korrektur: Begründung Datum und ausführende Person.

Tagesbrief-Integration

• Posteingang des Vortags und der Nacht erscheint im sekretariats-tagesbrief.
• Offene Posteingangs-Posten (noch nicht der Akte zugeordnet) werden taeglich gemeldet.

Sichere Ablage

• Pro Mandat unter mandate/<az>/02_eingaenge/<datum>-<absender>-<art>.pdf.
• Postausgang unter mandate/<az>/03_schriftsaetze/<datum>-<empfaenger>-<art>.pdf plus Quittung.
• Verbindungen zu Fristenbuch und Honorar-Tracker.

Datenschutz

• Posteingang und -ausgang enthalten Mandantengeheimnis-relevante Daten.
• Zugriff nur durch berechtigtes Kanzleipersonal.
• Externe Cloud-Speicherung nur mit AVV.

Ausgabe

• Aktualisierte Logbuecher.
• Tagesbrief-Einträge.
• Verbindungen zu Akte Fristenbuch und Honorar-Tracker.