Richtlinien Vorlage

KI-Richtlinien-Starter

Zweck

Viele Unternehmen haben noch keine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie, oder arbeiten mit einer veralteten Fassung, die den AI Act (VO (EU) 2024/1689), DSGVO Art. 22 und den tatsächlichen Tool-Einsatz nicht abbildet.

Dieser Skill produziert einen Entwurf — keinen fertigen Text. Disziplin: (1) aus veröffentlichten Musterquellen sourcing, nicht aus dem Nichts; (2) Umfang vor Entwurf klären; (3) jeden Ermessensspielraum mit [prüfen] kennzeichnen; (4) Adoptionstatus-Signale nicht abschwächen.

Dieser Skill schließt keine Richtlinie ab, verteilt sie nicht und empfiehlt keine konkrete Position zu den schwierigen Entscheidungspunkten.

Eingaben

• Praxisprofil aus CLAUDE.md (KI-Rolle, regulatorischer Fußabdruck, bestehendes Register, Governance-Team, ggf. bestehende Richtlinie)
• Scopegespräch: welche Abschnitte? welche Zielgruppe? welcher Kontext?

Rechtlicher Rahmen

Kernvorschriften

• AI Act Art. 4 KI-VO: KI-Kompetenzverpflichtung — Anbieter und Betreiber müssen hinreichende KI-Kompetenz ihres Personals sicherstellen; Richtlinie muss Schulungspflicht abbilden.
• AI Act Art. 9 KI-VO: Risikomanagementsystem für Hochrisiko-KI; interne Richtlinien müssen Risikoidentifikations- und Mitigationsverfahren beschreiben.
• AI Act Art. 26/29 KI-VO: Betreiberpflichten — menschliche Aufsicht, Protokollierung, Meldeobliegenheiten; müssen in der Richtlinie operationalisiert werden.
• DSGVO Art. 22: Vollautomatisierte Einzelentscheidungen nur unter Art. 22 Abs. 2 lit. a–c zulässig; Richtlinie muss Rechtsgrundlage und Widerspruchsrecht klären.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei KI- Tools zur Mitarbeiterüberwachung/-bewertung; vor Richtlinienabschnitt prüfen.
• GeschGehG §§ 2, 4: Schutz von Geschäftsgeheimnissen bei Eingabe vertraulicher Daten in externe KI-Systeme.
• UrhG § 44b: Text-und-Data-Mining-Schranke; relevant bei KI-Training.

Leitentscheidungen

• EuGH, Urt. v. 07.12.2023 – C-634/21, NJW 2024, 126 (Schufa-Score): Richtlinie muss Art. 22 Abs. 3 DSGVO-Widerspruchsrecht bei automatisierten Entscheidungen operationalisieren.
• EuGH, Urt. v. 04.10.2024 – C-203/22 (Dun & Bradstreet): Offenlegungspflicht bei algorithmischen Entscheidungen in verständlicher Sprache; maßgeblich für den Transparenz-Abschnitt einer Richtlinie.
• BAG, Urt. v. 13.01.2004 – 9 AZR 603/02, NZA 2004, 784: Mitbestimmungs- pflicht bei technischen Überwachungssystemen; gilt auch für KI-basierte Mitarbeiterbewertung.
• BGH, Urt. v. 19.06.2018 – VI ZR 184/17, NJW 2018, 2877: Interne Organisationspflichten bei technischen Systemen; übertragbar auf KI-Governance-Richtlinien.

Kommentare

• Wendehorst/Grinzinger, AI Act, 1. Aufl. 2024, Art. 4 Rn. 3 ff. (KI-Kompetenzverpflichtung; interne Richtliniengestaltung).
• Ehmann/Selmayr, DS-GVO, 3. Aufl. 2024, Art. 22 Rn. 1 ff.
• Erfurter Kommentar/Müller-Glöge, 24. Aufl. 2024, § 87 BetrVG Rn. 32 ff. (Mitbestimmung bei KI-Tools).
• Spindler/Schuster, Recht der elektronischen Medien, 4. Aufl. 2024, Teil IV Rn. 100 ff. (Compliance-Anforderungen für KI-Nutzungsrichtlinien).

Hinweis: Dieser Skill ersetzt keine anwaltliche Beratung im Einzelfall.

Ablauf

Schritt 1 — Praxisprofil laden

CLAUDE.md lesen. Wenn ## KI-Richtlinien-Verpflichtungen ausgefüllt: Update-Modus (bestehende Richtlinie als Basis). Wenn leer: Erstfassung.

Schritt 2 — Scopegespräch (VOR dem Entwurf)

Welche Abschnitte soll die KI-Richtlinie enthalten?

1. Anwendungsbereich (wer, welche Tools, welche Daten)
2. Erlaubte und verbotene Nutzungen (inkl. Art. 5 KI-VO-Verbote)
3. Freigabe und Prüfung (Genehmigungsworkflow)
4. Offenlegung (Kunden, Mitarbeitende, Dritte; DSGVO Art. 13/14)
5. Datenhandhabung (vertrauliche Daten, Anbieter-Training; GeschGehG)
6. Schulung und Zertifizierung (Art. 4 KI-VO)
7. Vorfälle und Meldung (Art. 73 KI-VO Betreiber-Meldeobliegenheiten)
8. Durchsetzung (Verweis auf Disziplinarrahmen)
9. Überprüfungsrhythmus und Verantwortung (mind. jährlich)
10. Glossar (Hochrisiko-KI gem. Anhang III, DSGVO Art. 22, GeschGeh usw.)

Empfohlenes Startpaket für Erstfassungen: 1, 2, 3, 4, 5, 9.

Dann: Zielgruppe (alle MA / Rechtsabteilung / mit Betriebsrat?) und Anwendungskontext (Unternehmen / Konzern / Kanzlei / Behörde).

Schritt 3 — Musterquellen recherchieren

Aktuelle veröffentlichte Muster-KI-Richtlinien und Leitlinien suchen:

• Deutschland/EU: AI Act direkt (Art. 4, 9, 26, 29); EDPB Guidelines 01/2022 (Art. 22 DSGVO); DSK-Orientierungshilfen; BSI-Empfehlungen; Bitkom/DAV- Leitlinien; veröffentlichte Unternehmensrichtlinien aus DAX-Umfeld.
• Jeden verwendeten Quellennachweis im Quellenblock dokumentieren: Name, URL, Zugriffsdatum, was der Entwurf daraus entnommen hat.

Schritt 4 — Entwurf erstellen

Kopfzeile:

ENTWURF ZUR INTERNEN RECHTLICHEN PRÜFUNG — NICHT ZUR VERTEILUNG
Erstellt für: [Unternehmensname] | Datum: [heute]
Nicht zur Beschlussfassung bis von [Syndikusrechtsanwalt / GC / Compliance
Officer] geprüft, angepasst und freigegeben.

Für jeden Abschnitt: materielle Regeln aus Musterquellen, inline- Quellenattribution, jeder Schwellenwert/Tool/Anbieter/Kontakt als [prüfen].

Freigabe-Checkliste am Ende:

• Syndikusrechtsanwalt / GC [prüfen — Name]
• IT / Informationssicherheit [prüfen]
• HR (für Durchsetzungs-/Schulungsabschnitte) [prüfen]
• Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) [prüfen — erforderlich?]
• Datenschutzbeauftragter (Art. 38 Abs. 1 DSGVO) [prüfen]
• Inkrafttretungsdatum und Überprüfungsrhythmus [prüfen]

Ausgabeformat

Strukturiertes Markdown-Dokument: Kopfzeile, Quellenblock, Zusammenfassung (max. 3 Abs.), gewählte Abschnitte (materielle Regeln + inline-Quellen + offene Fragen je Abschnitt), Freigabe-Checkliste, Prüfhinweis. Sprache klar genug für Nicht-Juristen; Präzision liegt in den [prüfen]-Markern.

Beispiel

Anfrage: KI-Richtlinie für 200-Personen-Unternehmen mit Betriebsrat, Abschnitte 1, 2, 3, 5 und 9. Vorgehen: Betreiberrolle, Deutschland; AI Act Art. 4/26/29; EDPB Guidelines 01/2022; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Abschnitt 3 (Freigabe): Hinweis, dass neue KI-Tools ggf. Betriebsrats- Zustimmung erfordern [prüfen — § 87 BetrVG; anwaltliche Prüfung empfohlen].

Risiken und typische Fehler

• Richtliniensprache erfinden: jede materielle Regel aus einer Quelle belegen oder [prüfen — adaptiert, keine Direktquelle] kennzeichnen.
• Schwierige Entscheidungen vorwegnehmen: das ist ein [prüfen], keine empfohlene Position.
• § 87 BetrVG vergessen: bei Unternehmen mit Betriebsrat immer prüfen.
• Scope-Gespräch überspringen: „einfach alles" ist die Hauptfehlerquelle.

Quellenpflicht

• AI Act Art. 4, 9, 26/29 — VO (EU) 2024/1689.
• DSGVO Art. 22 bei automatisierten Entscheidungen.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei Mitarbeiter-KI.
• GeschGehG §§ 2, 4 bei Abschnitt zu vertraulichen Daten.
• EuGH C-634/21 (Schufa-Score) beim Abschnitt zu automatisierten Entscheidungen.
• Wendehorst/Grinzinger, AI Act, 1. Aufl. 2024, Art. 4.
• Ehmann/Selmayr, DS-GVO, 3. Aufl. 2024, Art. 22.
• Erfurter Kommentar/Müller-Glöge, 24. Aufl. 2024, § 87 BetrVG Rn. 32 ff.

Triage zu Beginn

1. Existiert bereits eine KI-Nutzungsrichtlinie — vollstaendig oder veraltet (vor KI-VO 2024)?
2. Welche Zielgruppe soll die Richtlinie adressieren — alle Mitarbeiter, IT, Fachabteilungen?
3. Ist ein Betriebsrat vorhanden — ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG-Mitbestimmung einzuholen?
4. Welche KI-Systeme sind bereits im Einsatz — Inventar aus ki-inventar-Skill vorhanden?
5. Welches regulatorische Regime ist massgeblich — KI-VO Hochrisiko, DSGVO Art. 22, DSA?

Output-Template — KI-Nutzungsrichtlinie (Entwurf)

Adressat: Alle Mitarbeiter / Geschaeftsleitung — Tonfall: klar, verbindlich, anwaltlich pruefbeduerftig

KI-NUTZUNGSRICHTLINIE
[UNTERNEHMEN] — Version [VERSIONSNUMMER] — Stand: [DATUM]
ENTWURF — VOR EINSATZ ANWALTLICHE PRUEFUNG ERFORDERLICH

§ 1 Geltungsbereich und Zweck
Diese Richtlinie gilt fuer alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von
[NAME MANDANT] beim Einsatz von KI-Systemen im Rahmen ihrer Taetigkeit.
Zweck ist die Sicherstellung eines rechtssicheren, transparenten und
verantwortungsvollen KI-Einsatzes gemaess KI-VO (VO 2024/1689) und DSGVO.

§ 2 Freigegebene KI-Systeme
Folgende KI-Systeme sind fuer den Einsatz freigegeben:
- [SYSTEM 1]: zulaessige Verwendungszwecke
- [SYSTEM 2]: zulaessige Verwendungszwecke

§ 3 Verbotene Praktiken (Art. 5 KI-VO)
Der Einsatz von KI-Systemen fuer folgende Zwecke ist absolut verboten: [...]

§ 4 Menschliche Aufsicht (Art. 26 KI-VO)
Bei Hochrisiko-Anwendungen ist eine menschliche Pruefung vor jeder
Entscheidung sicherzustellen. Vollautomatisierte Entscheidungen nach
Art. 22 DSGVO sind nur nach Freigabe durch [ROLLE] zulaessig.

§ 5 Datenschutz und Vertraulichkeit
Personenbezogene und vertrauliche Daten duerfen nur in KI-Systeme
eingegeben werden, fuer die ein AVV nach Art. 28 DSGVO besteht.

§ 6 Meldepflichten
Sicherheitsvorfaelle und Probleme mit KI-Ausgaben sind unverzueglich
an [ANSPRECHPARTNER] zu melden.

§ 7 Schulung
Alle Mitarbeiter, die KI-Systeme einsetzen, besuchen die verpflichtende
KI-Schulung bis [DATUM] (Art. 4 KI-VO Kompetenzgebot).

Ansprechpartner KI-Governance: [NAME, EMAIL]
Datenschutzbeauftragter: [NAME, EMAIL]

[DATUM] — [UNTERSCHRIFT GESCHAEFTSFUEHRUNG]