Versand Vor Check

Versand-Vor-Check (Pflicht vor jedem Versand)

Pflicht

Jeder ausgehende Versand der Kanzlei muss diesen Check durchlaufen. Fehlversand ist anwaltliche Pflichtverletzung mit Haftungsrisiko.

Prüfraster

1. Dokumentidentität

• Ist es das richtige PDF / DOCX?
• Hat das Dokument den aktuellen Stand (Datum im Briefkopf passt zum Versand)?
• Aktenzeichen der Kanzlei korrekt?
• Aktenzeichen / Az des Empfangsgerichts / der Empfangsbehörde korrekt?
• Streitwert / Gegenstandswert korrekt?

2. Unterschrift

• Eigenhaendige Unterschrift (Original) bei Papierversand?
• Bei beA-Versand: qualifizierte elektronische Signatur (qeS) oder sicherer Übermittlungsweg (sUW) durch persoenliches Versenden des beA-Inhabers?
• Ist die unterzeichnende Person berechtigt (Anwalt der Kanzlei mit Vollmacht in der Akte)?
• Bei Sozietaet: korrekt für die Sozietaet unterzeichnet oder mit "i. A." / "i. V."?

3. Adressat

• Richtige Behörde / Gericht?
• Korrekte Anschrift?
• beA-SAFE-ID des Empfängers korrekt (RA-zu-RA-Versand und Gericht)?
• EGVP-Adresse der Behörde korrekt?
• Aktenzeichen des Empfängers im Schreiben?

4. Anlagen

• Anlagenverzeichnis vorhanden mit Sigel (K1 K2 ...)?
• Jede Anlage im Schriftsatz zitiert?
• Jede Anlage tatsächlich im Konvolut?
• Reihenfolge richtig?
• Sigel-Stempel auf erster Seite jeder Anlage?
• Schwaerzungen Dritter-Daten erfolgt wo erforderlich (DSGVO Datenminimierung)?

5. Versandweg und Form

• beA für Versand an Gericht und Behörde durch RA (Pflicht § 31a BRAO § 130d ZPO und entsprechend in den anderen Verfahrensordnungen).
• EGVP als alternative Schnittstelle für Behörde.
• Post als Rückfalloption (Mandantenkommunikation; wenn Empfänger kein beA hat).
• E-Mail an Mandant — Verschlüsselung Schutz der Mandanteninhalte (BRAO Berufsrecht).

6. Versandquittung

• beA-Eingangsbestätigung gesichert (PDF speichern unter mandate/<az>/03_schriftsaetze/<datum>-versand-quittung.pdf)?
• EGVP-Eingangsbestätigung gesichert?
• Post: Einschreiben mit Rückschein oder Bote-Protokoll?

7. Fristenbuch

• Fristerledigung im Fristenbuch eingetragen?
• Folge-Fristen (z. B. Reaktionsfrist Gegenseite) eingetragen?

8. Postausgangsbuch

• Eintrag im Postausgangsbuch (Skill posteingang-ausgang)?

Sperrregel

Wenn ein Pflicht-Pruefpunkt offen ist: Versand sperren. Eskalation an zuständigen Anwalt.

Audit-Eintrag

Pro Versand ein Audit-Eintrag:

versand-id: V-2026-00123
mandat-az: 2026/0042
datum: 2026-05-20
empfaenger: Amtsgericht München
versandweg: beA
dokument: klage-2026-0042.pdf
unterzeichnet-von: RA Mueller
checks-bestanden:
  - dokumentidentitaet: ok
  - unterschrift: ok-qes
  - adressat: ok-bea-safe-id-bestätigt
  - anlagen: ok-vollständig
  - versandweg: bea
  - quittung: gesichert
freigegeben-von: RA Mueller
versand-zeit: 2026-05-20T11:23:45
quittung-pdf: mandate/2026-0042/03_schriftsaetze/2026-05-20-versand-quittung.pdf

Sonderfälle

beA-Stoerung

• Bei Stoerung des beA-Systems: Glaubhaftmachung der Stoerung mit Screenshot + Fehlermeldung; Ersatzeinreichung schriftlich + qeS.
• Stoerungsdokumentation in Audit.

Wochenende / Feiertag

• Prüfung der Fristen vor Versand (auf nächsten Werktag verschoben?).

Eilversand

• Bei Eilversand am Tag der Fristerledigung: zusätzlich telefonische Kontrolle des Eingangs beim Gericht.

Ausgabe

• Versand-Audit-Eintrag in versand-audit.jsonl (append-only).
• Quittungs-PDF unter Mandatsakte.
• Bestätigung an Anwalt und Sekretariat.