Prozessautomatisierung Verwaltungsleistung Pruefung

Dieser Skill ersetzt keine rechtliche, datenschutzrechtliche oder IT-sicherheitsrechtliche Einzelfallpruefung durch die zustaendige Fachstelle (z. B. Rechtsamt/Justiziariat, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheitsbeauftragte) und keine verbindliche Entscheidung der zustaendigen Behoerde. Die Ausgabe ist eine Arbeitshilfe ohne Gewaehr. Im Einzelfall ist die zustaendige Fachaufsicht, die bzw. der Datenschutzbeauftragte oder die Rechtsabteilung zu konsultieren.

Pruefung der Automatisierungseignung einer Verwaltungsleistung

Zweck / Anwendungsfall

Pruefung, ob und in welchem Umfang die Bearbeitungsschritte einer konkreten Verwaltungsleistung fuer eine (Teil-)Automatisierung geeignet sind. Der Skill wird genutzt, wenn eine Behoerde oder ein IT-Dienstleister vor der Einfuehrung einer Workflow-Engine, einer regelbasierten Entscheidungsunterstuetzung oder einer automatisierten Schnittstelle zu einem Fachverfahren systematisch klaeren moechte, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche zwingend eine menschliche Bearbeitung erfordern.

Eingaben

• Bezeichnung der Verwaltungsleistung und zustaendige Behoerde/Ebene.
• Beschreibung des aktuellen Bearbeitungsprozesses, moeglichst als Schrittfolge (Eingang, Pruefung, Entscheidung, Bescheid, Versand).
• Angabe, welche Pruefschritte auf klar definierten, in Rechtsnormen oder Verwaltungsvorschriften festgelegten Kriterien beruhen (regelbasiert) und welche Ermessen oder Wertung erfordern.
• Informationen zu vorhandenen Fachverfahren und deren Schnittstellen (API, Dateiexport, manuelle Erfassung).
• Angabe, ob bereits eine Workflow-Engine oder ein Vorgangsbearbeitungssystem im Einsatz ist.
• Fallzahlen/Bearbeitungsvolumen, soweit fuer die Wirtschaftlichkeit der Automatisierung relevant.

Ablauf / Checkliste

1. Sachverhalt aufbereiten: Verwaltungsleistung, Prozessschritte und beteiligte Fachverfahren strukturiert erfassen.
2. Jeden Bearbeitungsschritt einzeln klassifizieren: vollstaendig regelbasiert (automatisierbar), teilweise regelbasiert (Vorpruefung automatisierbar, Entscheidung verbleibt beim Menschen) oder ermessens-/wertungsabhaengig (nicht automatisierbar).
3. Pruefen, ob fuer regelbasierte Schritte eine eindeutige, dokumentierte Rechtsgrundlage besteht, aus der sich die Entscheidungsregeln ableiten lassen (Voraussetzung fuer eine regelbasierte Engine).
4. Pruefen, ob und wie eine Workflow-Engine die Prozessschritte technisch abbilden kann (Verzweigungen, Fristen, Eskalationen, Wiedervorlagen).
5. Schnittstellenbedarf zu Fachverfahren pruefen: welche Daten muessen automatisiert ausgetauscht werden, welche Schnittstellenstandards (siehe Skill interoperabilitaet-datenaustausch-pruefung) kommen in Betracht.
6. Pruefen, ob fuer automatisierte Entscheidungsschritte zusaetzliche Anforderungen gelten (Begruendungspflicht, Dokumentationspflicht, Widerspruchsrecht bei vollautomatisierten Verwaltungsakten, Bezug zu Skill ki-einsatz-verwaltungsverfahren-pruefung, falls KI-Komponenten beteiligt sind).
7. Risiken und Grenzen der Automatisierung benennen (Fehleranfaelligkeit bei Sonderfaellen, Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Antragstellenden, Wartungsaufwand der Regeln bei Rechtsaenderungen).
8. Ergebnis mit Automatisierungsgrad je Schritt und priorisierter Empfehlung ausformulieren.

Quellenpflicht

Verbindlich: ../../../references/zitierweise-verwaltung.md. Keine Blindzitate zu Beschlussnummern, Versionsstaenden oder Paragrafen — diese sind vom Nutzer zu verifizieren oder als pruefungsbeduerftig zu kennzeichnen.

Ausgabeformat

• Vollstaendig ausformulierte Pruefung im Pruefberichtsstil, kein reines Stichpunkt-Endergebnis.
• Tabellarische Uebersicht der Bearbeitungsschritte mit Automatisierungsgrad ist als ergaenzende Darstellung zulaessig.
• Stand-Datum angeben.
• Klar abgegrenztes Ergebnis am Ende ("Ergebnis: ...").
• Hinweis auf verbleibende Unsicherheiten.

Beispiele

Beispiel (FIKTIV): Eine fiktive Kommune "Musterstadt" prueft die Verwaltungsleistung "Erteilung eines Parkausweises fuer Anwohner". Der Prozess umfasst Antragseingang, Pruefung der Meldeadresse, Pruefung des Fahrzeugscheins, Gebuehrenberechnung und Ausstellung des Ausweises. Die Pruefung ergibt: Antragseingang und Pruefung der Meldeadresse sind regelbasiert automatisierbar (Abgleich mit dem Melderegister, vgl. Skill registermodernisierung-once-only-pruefung), die Gebuehrenberechnung ist vollstaendig regelbasiert automatisierbar, die Pruefung des Fahrzeugscheins erfordert derzeit eine manuelle Sichtpruefung mangels strukturierter Schnittstelle zum Fahrzeugregister. Empfehlung: Teilautomatisierung mit Workflow-Engine fuer Antragseingang, Melderegister- abgleich und Gebuehrenberechnung, manuelle Pruefung des Fahrzeugscheins bleibt vorerst erhalten.

Normen und Standards

• Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), insbesondere Vorschriften zum vollautomatisierten Erlass von Verwaltungsakten (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
• Onlinezugangsgesetz (OZG) und OZG-Nachfolgeregelungen hinsichtlich durchgaengig digitaler Bearbeitung.
• FIM-Prozessbausteine des IT-Planungsrats als Grundlage fuer die Prozessmodellierung.
• Einschlaegige Fachgesetze der jeweiligen Verwaltungsleistung (Versionsstand vor Verwendung verifizieren).