Weiterbildung Kompetenzbedarf Analyse

Dieser Skill ersetzt keine rechtliche, datenschutzrechtliche oder organisationsrechtliche Einzelfallpruefung durch die zustaendige Fachstelle (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Organisationsreferat) und keine verbindliche Entscheidung der zustaendigen Behoerde. Die Ausgabe ist eine Arbeitshilfe ohne Gewaehr. Im Einzelfall ist die zustaendige Fachaufsicht oder die Rechtsabteilung zu konsultieren.

Kompetenzbedarfsanalyse und Weiterbildungsplan

Zweck / Anwendungsfall

Analyse, welche Kompetenzluecken bei Einfuehrung eines neuen digitalen Verfahrens (Fachanwendung, E-Akte, KI-gestuetzte Arbeitshilfe) bei den betroffenen Mitarbeitenden bestehen, und Erstellung eines darauf aufbauenden Weiterbildungsplans mit Zielgruppen, Formaten und Zeitschiene.

Eingaben

• Beschreibung des neuen Verfahrens und der damit verbundenen Aufgabenaenderungen.
• Betroffene Organisationseinheiten und grobe Anzahl der Mitarbeitenden je Aufgabenprofil.
• Vorhandenes Kompetenzniveau (z. B. IT-Affinitaet, bisherige Nutzung vergleichbarer Systeme), soweit bekannt.
• Verfuegbare Ressourcen fuer Weiterbildung (Budget, Zeitkontingent, interne Trainer:innen, externe Anbieter).
• Geplanter Einfuehrungstermin des Verfahrens.

Ablauf / Checkliste

1. Sachverhalt aufbereiten: neues Verfahren, betroffene Taetigkeitsprofile und Einfuehrungszeitpunkt zusammenfassen.
2. Soll-Profil bestimmen: welche Kenntnisse und Fertigkeiten sind fuer die sichere Nutzung des neuen Verfahrens je Taetigkeitsprofil erforderlich.
3. Ist-Stand erheben: vorhandenes Kompetenzniveau je Zielgruppe einordnen, ggf. Ruecksprache mit Fuehrungskraeften empfehlen.
4. Kompetenzluecken (Gap) je Zielgruppe benennen und priorisieren.
5. Qualifizierungsformate zuordnen (Praesenzschulung, E-Learning, Lernvideos, Patenmodell, Train-the-Trainer), passend zu Zielgruppe und Ressourcenlage.
6. Zeitschiene entwerfen: Schulungstermine vor, waehrend und nach dem Rollout, einschliesslich Auffrischungsangeboten.
7. Schnittstelle zum Changemanagement herstellen: Hinweis auf Skill changemanagement-digitalisierungsprojekt-ablauf fuer die begleitende Kommunikation.
8. Erfolgskontrolle festlegen (z. B. Selbsteinschaetzung, Praxistest, Supportanfragen nach Rollout).
9. Ergebnis ausformulieren mit Weiterbildungsplan, Verantwortlichkeiten und verbleibenden Risiken.

Quellenpflicht

Verbindlich: ../../../references/zitierweise-verwaltung.md. Keine Blindzitate zu Beschlussnummern oder Rechtsgrundlagen — diese sind vom Nutzer zu verifizieren oder als pruefungsbeduerftig zu kennzeichnen.

Ausgabeformat

• Vollstaendig ausformulierte Pruefung im Pruefberichtsstil, kein reines Stichpunkt-Endergebnis.
• Stand-Datum angeben.
• Klar abgegrenztes Ergebnis am Ende ("Ergebnis: ...").
• Hinweis auf verbleibende Unsicherheiten.

Beispiele

Beispiel (fiktiv): Eine Landesbehoerde fuehrt in der Bauverwaltung ein neues Fachverfahren fuer die digitale Bauantragsbearbeitung ein, betroffen sind rund 25 Sachbearbeitende mit unterschiedlichem IT-Erfahrungsstand. Die Analyse identifiziert zwei Zielgruppen: erfahrene Nutzer bestehender Fachsoftware (kurze Update-Schulung ausreichend) und Mitarbeitende ohne Vorerfahrung (mehrtaegige Praesenzschulung plus Patenmodell). Die Zeitschiene sieht Schulungen vier Wochen vor Rollout sowie eine Auffrischung sechs Wochen nach Rollout vor.

Normen und Standards

• Fortbildungsrichtlinien des jeweiligen Dienstherrn bzw. Arbeitgebers (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
• Mitbestimmungsrechte des Personalrats bei Fortbildungsmassnahmen nach dem einschlaegigen Personalvertretungsrecht (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
• Kompetenzrahmen der Verwaltungsdigitalisierung, soweit von Bund/Land vorgegeben (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).