Invoice Organizer

Invoice Organizer

Automatiseer het verwerken van facturen: identificeer ze in je inbox, extraheer de belangrijke gegevens, en stuur ze door naar je boekhoudsysteem.

Wanneer Gebruiken

• Inbox opschonen en facturen eruit filteren
• Facturen doorsturen naar boekhouding (Basecone, Moneybird, etc.)
• Overzicht maken van openstaande facturen
• Maandelijkse kosten in kaart brengen

Instructies

Stap 1: Scan Inbox

Gebruik de himalaya skill om e-mails te doorzoeken:

# Zoek naar facturen in de inbox
himalaya search "factuur OR invoice OR declaratie OR proforma" --folder INBOX

# Of specifieke periode
himalaya search "factuur" --folder INBOX --since "2026-03-01"

Stap 2: Identificeer Facturen

Filter op signalen:

• Onderwerp bevat: factuur, invoice, declaratie, proforma, betaling, rekening, creditnota
• Afzender: bekende leveranciers
• Bijlage: PDF aanwezig
• Bedrag: €-teken in body of onderwerp

Negeer:

• Nieuwsbrieven met "factuur" in een artikel
• Betalingsbevestigingen (al betaald)
• Marketing e-mails
• Notificaties van betaalplatformen (tenzij het de factuur zelf is)

Stap 3: Extraheer Gegevens

Per factuur, identificeer:

| Veld | Waarde |
|------|--------|
| Leverancier | [naam] |
| Factuurnummer | [nummer] |
| Datum | [datum] |
| Bedrag excl. BTW | €[bedrag] |
| BTW | €[bedrag] |
| Totaal incl. BTW | €[bedrag] |
| Vervaldatum | [datum] |
| Categorie | [zie categorieën] |
| Bijlage | [bestandsnaam] |

Categorieën

• Kantoor: huur, utilities, schoonmaak, kantoorbenodigdheden
• Software: SaaS abonnementen, licenties
• Marketing: advertenties, design, drukwerk
• Personeel: salarissen, uitzendkrachten, training
• Materiaal: grondstoffen, voorraad, gereedschap
• Transport: brandstof, lease, OV
• Professioneel: accountant, advocaat, adviseur
• Verzekering: bedrijfsverzekeringen
• Overig: niet-gecategoriseerd

Stap 4: Verwerken

Opties:

1. Doorsturen naar boekhouding — Forward naar Basecone/Moneybird inleveradres
2. Opslaan in map — Verplaats naar INBOX.Facturen of vergelijkbaar
3. Overzicht maken — Export als CSV of markdown tabel

# Doorsturen naar Basecone
himalaya forward [message-id] --to "jouw-code@mailtobasecone.com"

# Verplaats naar facturen-map
himalaya move [message-id] --to "INBOX.Facturen"

Stap 5: Rapportage

# Facturen Overzicht — [Maand Jaar]

## Samenvatting
- **Totaal aantal**: [n] facturen
- **Totaal bedrag**: €[bedrag]
- **Waarvan betaald**: €[bedrag]
- **Openstaand**: €[bedrag]

## Per Categorie
| Categorie | Aantal | Totaal |
|-----------|--------|--------|
| Software | 5 | €2.340 |
| Materiaal | 12 | €8.750 |
| ... | ... | ... |

## Openstaande Facturen
| Leverancier | Bedrag | Vervaldatum | Status |
|-------------|--------|-------------|--------|
| [naam] | €[bedrag] | [datum] | ⚠️ Verlopen |

## Top 5 Leveranciers (deze maand)
1. [naam] — €[bedrag]

Tips

• Plan deze skill wekelijks via cron voor automatische verwerking
• Combineer met nano-pdf skill voor PDF-facturen die je moet lezen
• Houd een leverancierslijst bij in je workspace voor snellere matching
• Markeer verwerkte e-mails zodat je ze niet dubbel pakt