Weg Einladung

weg-einladung

Erstellt für eine anstehende WEG-Eigentümerversammlung personalisierte Einladungsunterlagen als PDF — eine Datei pro Eigentümer mit vier Seiten:

1. Einladungsbrief (individuell adressiert)
2. Tagesordnung
3. Vollmachtsformular
4. Beschlussabstimmungstabelle (nur beschlussrelevante TOPs)

Zusätzlich einen E-Mail-Entwurfstext pro Eigentümer als Begleittext zum Versand. Der Versand erfolgt immer durch den Nutzer selbst — dieser Skill verschickt nichts.

Schritt 1: Profil und Objekt laden

1. Lade das Verwalterprofil:

   python scripts/verwalter_profil.py
   

   Meldet das Skript ProfilFehlt, ist die Verwaltung noch nicht eingerichtet. Dann den Skill weg-setup ausführen und danach hierher zurückkehren. Erfinde keine Platzhalterdaten.

2. Liste die Objekte aus verwaltung/objekte.md auf und frage: „Für welches Objekt soll die Einladung erstellt werden?"

3. Zeige nach der Auswahl die Eigentümerliste (Name, Adresse, Einheit, MEA) und frage: „Stimmt das so, oder gibt es Änderungen?"

4. Korrekturen übernimmst du auch in verwaltung/objekte.md, damit sie dauerhaft gelten.

Wenn Daten fehlen: klar benennen und ergänzen lassen — nicht erfinden.

Mehrere Einheiten desselben Eigentümers: eine gemeinsame Einladung, Einheiten im Feld einheit zusammenfassen (z. B. „01+02"), außer der Nutzer wünscht getrennte Schreiben.

E-Mail-Anrede (Du/Sie): Der Brief ist immer formell („Sie"). Die begleitende E-Mail richtet sich nach der Spalte Anrede E-Mail in objekte.md.

• Fehlt der Wert: einmal nachfragen („Duzt oder siezt du [Name]?") und die Antwort in objekte.md nachtragen, damit die Frage bei künftigen Versammlungen entfällt.
• Bei Gesellschaften (GbR, GmbH etc.) immer „Sie" — hier nicht nachfragen.

Schritt 2: Versammlungsdaten abfragen

Alles auf einmal abfragen, nicht Feld für Feld:

Schritt 3: Tagesordnung zusammenstellen

Standardblock (vorausgefüllt, nach Bestätigung anpassen)

• TOP 1: Feststellung der Beschlussfähigkeit
• TOP 2: Beschluss Hausgeldabrechnung [Jahr]
• TOP 3: Entlastung Hausgeldabrechnung [Jahr]
• TOP 4: Beschluss Wirtschaftsplan [Folgejahr]
• TOP 5: Entlastung Wirtschaftsplan [Folgejahr]

Frage:

1. Welches Jahr für Hausgeldabrechnung, welches für den Wirtschaftsplan?
2. Welche weiteren TOPs kommen hinzu? (Stichwort genügt — den Beschlusstext formulierst du)
3. Sollen Standard-TOPs entfallen?

Zeige die vollständige, nummerierte Tagesordnung zur Bestätigung.

Schritt 4: Beschlusstexte formulieren

Für jeden Beschluss-TOP (nicht TOP 1) einen Entscheidungsvorschlag formulieren. Er erscheint in der Beschlussabstimmungstabelle.

Individuelle TOPs: so formulieren, dass Antragsteller, Beschlussgegenstand und wesentliche Rahmenbedingungen (Zeitraum, Turnus, Leistungsumfang) klar erkennbar sind.

Bei baulichen Veränderungen oder rechtlich neu geregelten Maßnahmen (z. B. Steckersolar) die aktuelle Rechtslage kurz recherchieren, bevor du den Beschlusstext formulierst — nicht aus dem Gedächtnis behaupten.

Zeige alle Beschlusstexte in einer Tabelle zur Freigabe.

Schritt 5: PDFs generieren

Nutze scripts/create_weg_einladung.py. Das Skript enthält das geprüfte Layout und umgeht bekannte ReportLab-Fallstricke (siehe Kommentare im Skriptkopf). Baue das Layout nicht neu — das hat in der Vergangenheit zu Formatregressionen geführt.

Vorgehen: Skript kopieren, den CONFIG-Block mit den Daten dieser Versammlung füllen, ausführen. Absender, Logo, Briefort und Farben zieht das Skript selbst aus verwaltung/verwalter.md — dort nichts eintragen.

Verbindliche Gestaltungsvorgaben (bereits als Konstanten hinterlegt, nicht ändern):

• Logo ist auf jeder Seite das oberste Element, eigene Zeile über allem, rechtsbündig. Breite aus dem Profil (Standard 38 mm), Seitenverhältnis wird aus der Bilddatei ermittelt. Ohne hinterlegtes Logo beginnt die Seite mit der Titelzeile.
• Titelzeile pro Seite: fett, ca. 16 pt, nach dem Logo.
• Seitenränder: links/rechts 20 mm. Oben 12 mm bis Logo-Oberkante, 5 mm bis Titelzeile. Unten 26 mm, Fußzeilen-Trennlinie 20 mm über der Papierkante.
• Fußzeile auf jeder Seite: graue Trennlinie, links Absender, rechts Kontaktdaten — beides aus dem Profil.
• Datum auf der Briefseite rechtsbündig zum rechten Seitenrand.
• Der Brief muss komplett auf eine Seite passen, inklusive Signatur. Bei Platzproblemen Abstände anpassen, nie den Text kürzen.
• Tabellenspalten so wählen, dass lange Wörter nicht mitten im Wort umbrechen (z. B. „Eigentümerversammlung" braucht ≥ 40 mm).

Ablageort (aus verwalter.md, Standard):

Objekte/[WEG-Name]/Versammlungen/[YYYYMMDD]/

Ordner anlegen, falls er fehlt.

Dateiname pro Eigentümer (verbindlich: immer YYMMDD_ voran, nicht DDMMYY_):

YYMMDD_[WEG-Name]_Einladung Versammlung_[Vollständiger Name].pdf

YYMMDD = Versammlungsdatum. Bei mehreren Eigentümern pro Einheit wird „ / " durch „ - " ersetzt. Im Skript erledigen das yymmdd() und make_datei().

Zusätzlich das Agenda-PDF (einmal pro Versammlung, nicht personalisiert):

YYYY_[WEG-Name]_Eigentümerversammlung_Agenda.pdf

Nach Erstellung: alle Dateien mit Pfad auflisten und bestätigen lassen.

Schritt 6: E-Mail-Entwürfe erstellen

Kurzer Begleittext pro Eigentümer — kein Ersatz für den Brief, sondern Verweis auf die Anhänge.

Schreibregeln beachten: Steht in verwalter.md unter ## Ablage ein Pfad bei Schreibregeln, lies die Datei, bevor du formulierst, und halte dich an Ton, Perspektive und die dort genannten Verbote. Fehlt der Eintrag, schreibe sachlich-knapp in der Wir-Form: Kernaussage zuerst, Fristen als Datum, keine Floskeln.

Vorher klären:

1. Welche Dateien werden konkret angehängt? Standardvorschlag: die personalisierte Einladungs-PDF plus die zusätzlichen Anlagen aus Schritt 2.
2. Rückmeldefrist (aus Schritt 2, sonst nachfragen).
3. Anrede Du/Sie ist aus Schritt 1 geklärt. Offene Fälle vorher klären.

Ablage im selben Versammlungsordner:

YYMMDD_[WEG-Name]_Email-Entwuerfe.md

Pro Eigentümer ein Abschnitt mit Überschrift (Name), Betreffvorschlag und fertigem Text.

Wichtig: Entwurf zur manuellen Verwendung. Kein automatischer Versand.

Dokumentvorlagen

Platzhalter in eckigen Klammern ausfüllen. [FIRMA], [ABSENDER] und [BRIEFORT] kommen aus dem Verwalterprofil.

Seite 1 — Einladungsbrief

[Eigentümer Name]                                    [BRIEFORT], [Erstellungsdatum]
[Eigentümer Straße]
[Eigentümer PLZ Ort]


WEG [WEG-Name] — [WEG-Adresse]
WE-Versammlung am [Versammlungsdatum]

Sehr geehrte/r [Anrede] [Nachname],

in unserer Eigenschaft als Verwalter der WEG [WEG-Name] laden wir Sie zur ordentlichen
Wohnungseigentümerversammlung für das Geschäftsjahr [Jahr] ein. Die Veranstaltung findet am

    [Wochentag], den [Datum], [Uhrzeit] Uhr
    Versammlungsort: [Versammlungsort Name]
    [Versammlungsort Adresse]

statt.

Als Anlagen erhalten Sie folgende Unterlagen:

• Anlage 1: Tagesordnung
• Anlage 2: Vollmachtsformular
[• Anlage 3: [weitere Anlage]]

Sofern Sie verhindert sind, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, können Sie einen anderen
Wohnungseigentümer aus der Gemeinschaft mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen und der
Stimmrechtsausübung beauftragen. Bitte bedienen Sie sich hierzu des beiliegenden Formulars.

Wir bitten um Rückmeldung zu Teilnahme bzw. Bevollmächtigung bis zum [Rückmeldefrist].

Die Versammlung ist gemäß §25 Abs. 3 WEG stets beschlussfähig.

Fragen zu sämtlichen Unterlagen beantworte ich natürlich gerne.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Verwaltung
[FIRMA]
i.A. [Inhaber]

WEG-Reform 2020: Nach § 25 Abs. 3 WEG sind Versammlungen grundsätzlich immer beschlussfähig, auch ohne Ersatzversammlungsklausel. Standard ist daher der einzelne Satz „Die Versammlung ist gemäß §25 Abs. 3 WEG stets beschlussfähig." ohne Absatz zu einer zweiten Versammlung. Nur wenn für das Objekt Zweitversammlung: ja in objekte.md steht (abweichende Gemeinschaftsordnung), stattdessen den Passus zur Ersatzversammlung mit dem dort hinterlegten Paragraphen verwenden.

Seite 2 — Tagesordnung

WE-Gemeinschaft [WEG-Name] — [WEG-Adresse]
WE-Versammlung am [Datum]

Tagesordnung

TOP 1   Feststellung der Beschlussfähigkeit
TOP 2   Beschluss Hausgeldabrechnung [Jahr]
...

Seite 3 — Vollmachtsformular

[ABSENDER]

WE-Gemeinschaft [WEG-Adresse] in [PLZ] [Ort]
Vollmacht für die ordentliche WE-Versammlung am [Datum]

Da ich/wir an der genannten Versammlung nicht teilnehmen kann/können, bevollmächtige/n ich/wir

    • den/die Wohnungseigentümer/in

    Herrn/Frau _________________________________

    _________________________________

meine/unsere Interessen sowie das Stimmrecht auf der ordentlichen Versammlung wahrzunehmen.
Diese Vollmacht schließt das Recht zur Erteilung von Untervollmachten ausdrücklich ein. Für die
Ausübung des Stimmrechtes sind meine/unsere nachstehenden Weisungen bindend.

Ort, Datum: _________________________________

Wohnungs-Nr.: ____________

Unterschrift: _________________________________

Seite 4 — Beschlussabstimmung

Beschlussabstimmung

Im Falle einer Bevollmächtigung stimme ich folgendermaßen ab. Meine Stimme zu den jeweiligen TOP
wird durch den Bevollmächtigten entsprechend vertreten und kann nicht angepasst werden:

| TOP | Thema | Beschreibung | Stimme dafür | Stimme dagegen | Enthaltung |

TOP 1 und rein informative TOPs ohne Abstimmung entfallen hier.

Datenschutz

Die Eigentümerliste enthält personenbezogene Daten. Personalisierte PDFs gehen ausschließlich an den jeweiligen Eigentümer — niemals die Liste aller Adressen an alle. Bei E-Mail-Entwürfen an mehrere Empfänger keine Sammelanschrift im Klartext (BCC-Hinweis geben).