Applying Consular Procedures

applying-consular-procedures

Консульські установи України (ГКУ — генеральне консульство; ПКУ — посольство з консульськими функціями; почесні консульства) надають громадянам України, що проживають або тимчасово перебувають за кордоном, послуги, які в Україні надаються через ЦНАП, ДМС, РАЦС, нотаріуса тощо.

Підвищена складність: формальні вимоги відрізняються від внутрішніх процедур через апостилювання / легалізацію, переклади, нотаріальне завірення підпису, специфіку країни перебування. Тарифи сталі — консульський збір встановлений для всіх представництв.

Основні акти:

• ЗУ № 4059-XII «Про дипломатичну службу» (4059-12).
• Консульський статут України — Указ Президента № 127/94 від 02.04.1994 (127/94).
• Віденська конвенція про консульські зносини від 24.04.1963 — базовий міжнародно-правовий акт.
• Наказ МЗС № 144 від 22.06.2006 — ставки консульських зборів (перевіряти актуальну редакцію).
• Постанова КМУ № 152 від 07.05.2014 — закордонний паспорт.
• Постанова КМУ № 185 від 20.04.1994 — про порядок виїзду і в'їзду.
• ЗУ № 5492-VI — паспортні документи.
• Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів 1961 р. (Гаазька) — для апостилю.

Джерела:

• МЗС України: https://mfa.gov.ua — реєстр консульств, процедури, тарифи.
• Конкретні ГКУ / посольства — власні сайти (наприклад, https://poland.mfa.gov.ua).
• Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Дія» — деякі послуги доступні з-за кордону.
• zakon.rada.gov.ua — акти.

1. Оформлення закордонного паспорта за кордоном

Для: громадянин України, що перебуває за кордоном.

Куди звертатись: найближче ГКУ / посольство України в країні перебування.

Документи:

Консульський збір: ~65 USD (біометричний для дорослих) / ~30 USD (для дітей до 16 років); термінове оформлення — подвійно.

Строк виготовлення: від 1 до 4 місяців (друкується в Україні і пересилається дипломатичною поштою); термінові — 1–3 тижні.

2. Свідоцтво на повернення в Україну

Для: громадянин України за кордоном без документів (втрачені, викрадені, минув строк).

Призначення: однорозовий документ для виїзду до України.

Документи:

Консульський збір: ~15 USD (зазвичай; у деяких консульствах — безкоштовно для біженців / ВПО).

Строк виготовлення: від 3 днів (перевірка особи в реєстрах України).

Термін дії: до 30 днів.

3. Реєстрація актів цивільного стану

Консул виконує функції РАЦС для громадян України за кордоном (ст. 38 Консульського статуту).

Реєстрація шлюбу

Умови:

• Обидва з нареченого — громадяни України (або один — громадянин України);
• На території країни перебування допускається реєстрація шлюбу іноземних громадян дипустановою (не всі країни це дозволяють — перевіряти місцеве законодавство).

Документи:

• Паспорти нареченого і нареченої.
• Свідоцтва про попередній шлюб + розлучення / смерть (за наявності).
• Медичні довідки (якщо вимагається).
• Заява.
• Консульський збір ~75 USD.

Реєстрація народження

Для: дитина громадянина України, народжена за кордоном.

Документи:

• Медична довідка про народження (локальна, з апостилем або легалізацією).
• Паспорти батьків.
• Свідоцтво про шлюб (для шлюбних дітей).
• Заява про встановлення батьківства (для позашлюбних).
• Консульський збір ~30 USD.

Результат: консул видає українське свідоцтво про народження; дитині надається РНОКПП і вона вноситься до Єдиного державного демографічного реєстру.

Реєстрація смерті

• Медичне свідоцтво про смерть (з апостилем).
• Паспорт померлого.
• Заява заявника.
• Консульський збір ~15 USD.

Результат: українське свідоцтво про смерть; видається для оформлення спадщини в Україні.

Реєстрація розлучення

• Рішення іноземного суду про розлучення (з апостилем / легалізацією, перекладом).
• За взаємної згоди подружжя — можливо через консула.
• Консульський збір ~75 USD.

Примітка: розлучення може бути оформлене лише в Україні (в РАЦС / суді) у певних ситуаціях — перевіряти.

4. Апостилювання і легалізація

Апостиль на українських документах

Для використання за кордоном (в країнах Гаазької конвенції 1961 р.).

Проводиться в Україні:

• Міністерством юстиції — для документів, виданих органами юстиції (нотаріальні, судові);
• МОН — для документів освіти (атестати, дипломи);
• МЗС — для документів, виданих органами загальної компетенції (РАЦС, центральними органами влади, місцевим самоврядуванням).

Консульства НЕ ставлять апостиль, але можуть приймати документи для подальшої передачі в Україну для апостилювання + відправляти заявнику (за певну плату).

Легалізація іноземних документів

Для використання в Україні (для країн, що НЕ беруть участь в Гаазькій конвенції — або певних ситуацій).

Процедура:

1. Локальне завірення (нотаріус, місцевий департамент юстиції).
2. Легалізація у МЗС країни.
3. Легалізація в консульстві України в цій країні.

Консульський збір: ~30 USD за легалізацію.

5. Військовий облік за кордоном

Важливо: за ЗУ № 3633-IX від 18.05.2024 (зміни до ЗУ «Про військовий обов'язок і військову службу») чоловіки 18–60 років зобов'язані стати на військовий облік незалежно від країни проживання.

Обов'язок: до 16.07.2024 — оновити дані у «Резерв+» або через ТЦК / консульство.

У консульстві:

• Подається заява про взяття на облік / оновлення даних.
• Документи: паспорт, РНОКПП, військово-обліковий документ (за наявності).
• Результат: видається довідка або оновлюються дані в реєстрі.

Без такого обліку — консульство:

• Не видає новий закордонний паспорт (крім екстрених випадків — на одноразовий виїзд в Україну).
• Не надає інші платні послуги (за ЗУ № 3633-IX).

Винятки (коли обмеження не застосовуються):

• Особи старше 60 років.
• Особи з інвалідністю II-III груп.
• Особи, що мають підстави для відстрочки (троє дітей, догляд за непрацездатним, тощо).
• Особи, що перебувають за кордоном у відрядженні / навчанні — перевіряти конкретну ситуацію.

6. Консульський облік

Добровільний (Ст. 3 Наказу МЗС № 244 від 07.11.2011 про консульський облік).

Призначення:

• Отримання інформаційних повідомлень (надзвичайні ситуації, евакуація).
• Розширення прав на консульський захист.

Документи:

• Паспорт.
• Локальна адреса проживання.
• Контактні дані.

Консульський збір: Безкоштовно.

Форма: онлайн через сайт МЗС або особисто.

7. Нотаріальні дії консула

Повноваження (ст. 38 Консульського статуту) в межах законодавства України:

• Посвідчення правочинів, за винятком тих, що вимагають реєстрації в Україні в момент укладення (купівля-продаж нерухомості, шлюбних договорів — рекомендується тільки при наявності повноважень представника).
• Посвідчення довіреностей.
• Вчинення морських протестів (рідко).
• Засвідчення підпису на документах.
• Засвідчення вірності копій.
• Переклади (тільки особою, яка має кваліфікацію; не всі консули — перекладачі).
• Прийняття документів на зберігання.
• Посвідчення факту перебування громадянина в живих.

Збори — за наказом МЗС № 144; зазвичай 25–150 USD за дію.

Технічне обмеження: не всі консульства мають відповідне програмне забезпечення (єдиний реєстр довіреностей України); перевіряти перед записом.

8. Повернення в Україну

Свідоцтво на повернення (див. вище)

Тимчасові документи для сімей

Для дітей, народжених за кордоном без документів — тимчасове посвідчення особи, яка повертається в Україну.

Гуманітарна евакуація

У разі надзвичайних ситуацій / воєнного стану в країні перебування — спеціальний порядок (оголошення МЗС).

9. Реєстри, які може перевірити консул

• Єдиний державний демографічний реєстр (ЄДДР) — перевірка особи, паспортних даних.
• Реєстр територіальної громади — реєстрація місця проживання.
• Єдиний спадковий реєстр — відкриті спадкові справи, заповіти.
• Єдиний реєстр довіреностей — перевірка чинності довіреності, виданої в Україні.
• Реєстр громадян України — для встановлення громадянства.

10. Статусні запити до консульства

Коли застосовується: користувач знає, що іноземний орган, нотаріус, реєстр або інша установа направили документи до консульства України, але треба з'ясувати, чи надходив документ, коли його зареєстрували і що з ним зробили.

Такі статусні запити не є консульською послугою самі по собі. Перед складанням документа використовуй determining-ua-request-regime, а для тексту — request-drafter.

Якщо треба дізнатися дата, вхідний номер, стан або результат обробки документа, запиту іноземного органу чи відповіді консульства, базовий режим — запит на публічну інформацію за ЗУ «Про доступ до публічної інформації», а не звернення громадян.

У запиті до консульства просити тільки те, що ідентифікує вже наявну інформацію або документ:

• дату надходження запиту/документа;
• вхідний номер або інший ідентифікатор;
• чи прийнято документ до опрацювання;
• стан або результат опрацювання;
• дату, вихідний номер і канал направлення відповіді;
• копію відповіді або мотивоване посилання на норму, яка обмежує доступ.

Не додавай до такого документа вимоги про штраф, скаргу на бездіяльність, загальні претензії або документи, не потрібні для ідентифікації запиту. Якщо відповідь не надано у строк або вона неповна — наступний крок готується окремим документом після фіксації порушення.

11. Оскарження відмови консула

Адміністративний порядок:

1. Скарга Послу / Генеральному Консулу (у самому представництві) — 30 днів.
2. Скарга МЗС України (Директорат консульської служби) — 30 днів.
3. Адмінпозов за правилами КАС до суду, який здійснює юрисдикцію щодо м. Києва: до початку роботи Київського міського окружного адміністративного суду — Київський окружний адміністративний суд (п. 2 розд. II ЗУ № 2825-IX); підсудність перевірити на дату подання — 6 місяців.

Судовий збір: 0,4 ПМ для фіз. особи (немайновий) — 1 211,20 грн (2026).

12. Типові помилки і підводні камені

• Документи без апостилю / легалізації — іноземне медичне свідоцтво, свідоцтво РАЦС без апостилю — не приймаються.
• Переклади не з офіційних бюро — деякі консульства приймають лише переклади, зроблені офіційним перекладачем країни перебування (з печаткою); інші — лише з перекладами, зробленими в Україні.
• Інтернаціональні шлюби — різні країни мають свої правила; реєструвати в країні перебування або в консульстві — ретельно перевіряти.
• Генеральні довіреності 2000-х рр. — багато старих довіреностей більше не визнаються в Україні після цифровізації нотаріальних дій.
• Консульський облік не = військовий облік — це різні речі; військовий обов'язок окремий.
• Записи онлайн — у великих консульствах черги на 2–4 місяці; планувати наперед.
• Втрата паспорта на останньому тижні перебування — консульство часто не встигне видати новий; замовляти Свідоцтво на повернення.

13. Особливі ситуації

Народження в країні, що не приймає подвійне громадянство

• Деякі країни (Польща, Німеччина, США) визнають одне громадянство; дитина може мати автоматично громадянство країни народження + українське.
• Формально в Україні — дитина з народження громадянин України за принципом крові (ст. 7 ЗУ «Про громадянство України»); реєстрація в Консульстві необхідна для отримання українського свідоцтва.

Шлюб з іноземцем у країні перебування

• Не всі країни приймають шлюби, укладені в консульствах іноземних держав. Уточнювати.
• В Україні — шлюб, укладений за кордоном, визнається, якщо посвідчений апостилем (ст. 58 ЗУ «Про міжнародне приватне право»).

Розлучення за кордоном з подальшим шлюбом в Україні

• Судове рішення про розлучення з апостилем → подання до РАЦС в Україні для внесення змін.
• Без цього — неможливо укласти наступний шлюб в Україні.

Помилкове набуття іноземного громадянства

• В Україні подвійне громадянство не передбачене ст. 4 ЗУ «Про громадянство», але фактично допускається.
• Публічні посади в Україні — забороняються для осіб з подвійним громадянством (окрема ситуація).

14. Шаблон заяви на оформлення закордонного паспорта (скорочено)

Генеральному Консулу України в [країна, місто]
[дипломатична адреса]

від [ПІБ, дата народження, РНОКПП]
адреса проживання в країні перебування: [___]
телефон, e-mail: [___]

ЗАЯВА
про оформлення закордонного паспорта громадянина України
(вперше / в обмін / після втрати)

Прошу оформити закордонний паспорт на підставі ст. 8 ЗУ № 5492-VI від 20.11.2012
і постанови КМУ № 152 від 07.05.2014.

Пояснення обставин:
[Якщо вперше — без пояснення; обмін — причина; втрата — обставини і наявність
поліцейської довідки].

Маю статус [перебування / проживання] в країні, підтверджений [віза / карта
побиту / residence permit — номер, строк].

У військовому обліку перебуваю в [ТЦК / консульство — дата взяття].

В додатку:
1. ID-картка (копія, оригінал — до прийому).
2. Попередній закордонний паспорт (за наявності).
3. Документ про РНОКПП.
4. 2 фотокартки 30×40 мм.
5. Квитанція про сплату консульського збору.
6. [Для чоловіків 18–60] — військово-обліковий документ.

Дата                                                Підпис / ПІБ

15. Коли цей скіл доповнюється агентом / іншим скілом

• Для оформлення документів в Україні (не через консульство) — скіл applying-cnap-passport.
• Для статусних інформаційних запитів до консульства — скіл determining-ua-request-regime + агент request-drafter.
• Для військового обліку і стосунків з ТЦК — агент mobilization-defense.
• Для оскарження відмови консула / МЗС — агент claim-drafter (адмінпозов до ОАС м. Києва).
• Для внесення іноземного рішення про розлучення до РАЦС в Україні — окрема процедура (через суд або РАЦС, залежно від країни).
• Для набуття / відновлення громадянства — окремий порядок (ЗУ № 2235-III «Про громадянство»).
• Для спадкових справ за кордоном (після смерті громадянина України в країні перебування) — агент legal-memo + нотаріус в Україні.