ThomasMoreAI Matter File und Aktenstruktur
Triage — klaere vor Aufbau
- Welche Akte wird angelegt: neues Mandat, bestehende Akte erweiternd, Post-Closing-Archiv?
- Welche Workstreams haben eigene Unterakten: Legal, Tax, Financial, Regulatory?
- Zugriffsrechte: Need-to-know; Insider-Schutz; Partner-freigabe?
- Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre (Handelsbriefe), 10 Jahre (steuerliche Unterlagen), oder laenger (Warranties)?
- Elektronisch oder physisch? (GoBD-konforme Archivierung bei elektronischer Akte)
Zentrale Normen
- § 50 BRAO — Aktenausgabe; Mandant hat Anspruch auf Herausgabe der fuer ihn erstellten Schriftstuecke
- §§ 257 f. HGB — Aufbewahrungspflicht Handelsbuecher 10 Jahre; Handelsbriefe 6 Jahre
- § 147 AO — Steuerliche Aufbewahrungspflicht bis 10 Jahre
- § 199 BGB — Verjährung; Warranty-Ansprueche; Fristen in Akte dokumentieren
- GoBD — unveraenderbare elektronische Archivierung; revisionssicher
Aktuelle Rechtsprechung
- Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
Quellenregel
Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.
Matter-File-Struktur: Corporate M&A
MATTER: [DEAL-CODENAME] — Matter-Nr.: [NR.]
Aktenverantwortliche: [Partner Name]
ROOT
├── 01_Mandate & Compliance
│ ├── Mandatsvertrag
│ ├── Conflict-Check-Protokoll
│ ├── GwG-CDD-Bogen
│ └── Insider-Log
├── 02_Transaktionsdokumente
│ ├── Term Sheet / LOI
│ ├── NDA
│ ├── SPA / APA (Versionen)
│ └── Disclosure Letter
├── 03_Due Diligence
│ ├── IRL
│ ├── DD-Workstream-Reports (Legal, Tax, FIN, COM)
│ ├── Red-Flag-Memo
│ └── Q&A-Log
├── 04_Regulatory
│ ├── Kartellrecht (Anmeldung, Freigabe)
│ └── FDI (AWG/AWV-Korrespondenz)
├── 05_Closing
│ ├── CP-Tracker
│ ├── Closing-Checkliste
│ ├── Closing-Bible
│ └── Handelsregister-Anmeldungen
├── 06_Post-Closing
│ ├── PMI-Plan
│ ├── §613a-Informationsschreiben
│ └── Organschaft-Dokumente
└── 07_Korrespondenz
├── E-Mail-Archive (wichtige Threads)
└── Externe Berater-Korrespondenz
Schritt-fuer-Schritt-Workflow
- Akte eroffnen — Matter-Nummer vergeben; Kanzlei-System anlegen; Zugriffsrechte setzen
- Grundstruktur anlegen — Unterordner wie oben; Zugriffsebenen festlegen
- Compliance-Docs ablegen — Conflict Check, GwG-CDD, NDA als erstes
- Versions-Disziplin einhalten — Dokumente nie ueberschreiben; v1, v2, FINAL, EXECUTION
- Zugriffsrechte pruefen — Need-to-know; Insider-Mitglieder bekommen nur ihre Unterordner
- Fristen-Kalender einpflegen — Warranty-Verjährung; Aufbewahrungsfristen; Organschaft-Fristen
- Archivierung post-Closing — GoBD-konform; revisionssicher; 10 Jahre Aufbewahrung
Output-Template Aktennotiz (kurz)
AKTENNOTIZ
Mandat: [DEAL-NAME]
Datum: [DATUM]
Erstellt von: [NAME]
Thema: [THEMA]
SACHVERHALT:
[Kurzbeschreibung des Sachverhalts / Gespraechs / Ereignisses]
RECHTLICHE EINSCHAETZUNG:
[Einschaetzung in 2-3 Saetzen]
EMPFEHLUNG / NAECHSTE SCHRITTE:
[Konkrete Handlung mit Owner und Datum]
VERTRAULICH — MANDATSGEHEIMNIS (§ 43a BRAO)
Rote Schwellen
- Akte ohne Versions-Disziplin → Unterschiede zwischen FINAL und EXECUTION unklar; Signing-Risiko
- Aufbewahrungsfrist unterschaetzt → § 199 BGB Warranty-Verjährung; nach 2-3 Jahren bereits Ansprueche
- Zugriffsrechte nicht gesetzt → Insider-Log-Verletzung; Vertraulichkeitsbruch
- GoBD-Archivierung nicht revisionssicher → steuerliche Pruefung scheitert
Quellen
- § 50 BRAO; §§ 257 f. HGB; § 147 AO; § 199 BGB; GoBD
- Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
- Literatur nur bei vom Nutzer bereitgestellter oder lizenziert live geprüfter Quelle; keine Kommentarblindzitate.