Folgekorrespondenz Vorbereiten

Folgekorrespondenz-Vorbereiten

Dieser Skill erstellt auf Basis der geparsten Eingangsanfrage einen fertigen Skeleton-Eintrag für das CRM-System oder die manuelle Aktenanlage. Ziel: Die Sekretariatsmitarbeitende kann den Vorgang sofort weiterführen, ohne Informationen erneut aus der Originalmail suchen zu müssen.

Triage zu Beginn

1. Sind alle Pflichtfelder (Name, E-Mail, Anliegen, Dringlichkeit, Datum) aus dem Parsing verfuegbar?
2. Welches CRM oder welche Aktenstruktur wird genutzt (DATEV, RA-MICRO, Advoware, manuell)?
3. Wurde der Konfliktcheck bereits durchgefuehrt oder muss er im CRM-Eintrag als ausstehend markiert werden?
4. Soll der Eintrag automatisch oder nach manueller Freigabe gespeichert werden?

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung als Rechtsgrundlage fuer CRM-Speicherung
• Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung: CRM-Eintrag nur so lange, wie fuer das Ziel notwendig
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: vollstaendige und sofortige Akten-/CRM-Dokumentation
• § 51 BRAO — Haftung: mangelnde Dokumentation als Organisationspflichtverletzung

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Skeleton-Eintrag: Standardformat

=== NEUER VORGANG — ERSTANFRAGE ===
Eingangsdatum:     [DATUM UND UHRZEIT]
Eingangskanal:     E-Mail

--- KONTAKT ---
Name:              [NACHNAME, VORNAME] | [Titel falls vorhanden]
E-Mail:            [ABSENDER-ADRESSE]
Telefon:           [TELEFONNUMMER oder "nicht genannt"]
Postanschrift:     [ADRESSE oder "nicht genannt"]
Sprache:           [DE / EN / FR / IT / Sonstiges]

--- ANLIEGEN ---
Rechtsgebiet:      [Ersteinschätzung: z. B. Arbeitsrecht / Mietrecht / Strafrecht]
Stichwörter:       [Kommagetrennte Liste — max. 5 Begriffe]
Beteiligte:        [Gegner / Behörde / weitere Parteien oder "nicht genannt"]
Sachverhalt-Kurzfassung:
  [2-4 Sätze aus dem Parsing — wortwörtlich oder eng paraphrasiert]

--- DRINGLICHKEIT ---
Stufe:             [HOCH / MITTEL / NIEDRIG / UNBEKANNT]
Begründung:        [Frist, Termin, Eile-Signal oder "kein Hinweis"]
Massnahme:         [Sofortiger Anwaltsrückruf erforderlich / Normale Bearbeitung / Abwarten]

--- STATUS ---
Spam-Check:        [KLAR / VERDÄCHTIG / SPAM]
Konfliktcheck:     [AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!]
Erstantwort:       [VERSENDET am DATUM / AUSSTEHEND]
Transkription:     [AKTIV / NICHT AKTIV]

--- INTERNE NOTIZEN ---
[Platz für manuelle Ergänzungen der Sekretariatsmitarbeitenden]

=== ENDE SKELETON-EINTRAG ===

Felder im Detail

Eingangsdatum und -kanal

• Automatisch befüllt mit dem aktuellen Zeitstempel (ISO 8601: YYYY-MM-DD HH:MM)
• Eingangskanal: E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Post — für E-Mail-basierte Anfragen stets "E-Mail"

Kontakt-Felder

Aus dem Parsing-Skill (anfrage-eingang-parser) übernommen. Fehlende Felder werden mit "nicht genannt" markiert und für manuelle Ergänzung hervorgehoben.

Rechtsgebiet-Ersteinschätzung

Wichtig: Dies ist eine nicht-verbindliche Ersteinschätzung des Parsing-Algorithmus. Sie dient der Vorsortierung im Sekretariat und darf NICHT als rechtliche Einschätzung an die anfragende Person weitergegeben werden.

Mögliche Rechtsgebiete (Auswahl):

• Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht, Erbrecht, Strafrecht
• Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Schadensersatz
• Verwaltungsrecht, Sozialrecht, Steuerrecht
• Verkehrsrecht, Insolvenzrecht, IP-Recht
• Sonstiges / Unbekannt

Dringlichkeitsstufen

Konfliktcheck-Status

Standardmäßig: AUSSTEHEND. Die Sekretariatsmitarbeitende trägt nach Durchführung des Konfliktchecks ein:

• KLAR — kein Konflikt erkannt oder
• KONFLIKT — Mandat nicht möglich oder
• KONFLIKT — Rücksprache mit RA erforderlich

Transkriptions-Status

• AKTIV wenn die anfragende Person den Transkriptionsservice nutzen soll/wird
• NICHT AKTIV bei Standardverfahren mit schriftlicher Sachverhaltsschilderung

Integration in gängige CRM-Systeme

Dieser Skill gibt einen Text-basierten Skeleton aus, der in alle gängigen Systeme eingefügt werden kann:

• RA-MICRO: Als neue Akte anlegen; Felder manuell übertragen; Aktenzeichen generieren.
• Advoware: Neues Mandat anlegen; Kontaktdaten übertragen; Status auf "Erstanfrage" setzen.
• DATEV Anwalt: Neues Verfahren anlegen; Mandantenakte erstellen.
• Eigenentwicklung / Excel: Tabellenzeile; CSV-Import möglich.

Ausgabe

SKELETON-EINTRAG BEREIT
Für CRM-System oder manuelle Akte kopieren und einfügen.
Ausstehende Felder sind mit [BITTE ERGÄNZEN] markiert.
Konfliktcheck: AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — Datenquelle
• dringlichkeitsmarker — Dringlichkeitsstufe und Begründung
• spam-und-massen-anfrage-filter — Spam-Check-Status
• konfliktcheck-vorab — Hinweis auf ausstehenden Konfliktcheck