Kanzlei Allgemein Intake

Intake und Eingangstriage

Triage zu Beginn

1. Ueber welchen Kanal ist der Eingang erfolgt: Brief, beA, E-Mail, Telefonnotiz, Messenger?
2. Gibt es ein bestehendes Mandat, dem der Eingang zugeordnet werden kann, oder handelt es sich um einen Neueingang?
3. Enthaelt der Eingang fristwahrendes Material (Klage, Bescheid, Urteil, EB)?
4. Sind Datenschutzrisiken oder Mandatsgeheimnis-relevante Informationen im Eingang enthalten?

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen

• § 51 BRAO — Haftung fuer Organisationspflichtverletzungen im Kanzleibetrieb
• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheitspflicht: alle Eingaenge unterliegen dem Mandatsgeheimnis
• § 173 ZPO — Zustellungszeitpunkt bei beA-Eingang (massgebend fuer Fristbeginn)
• Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO — Integritaet und Vertraulichkeit bei der Verarbeitung von Mandantendaten

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Zweck

Dieser Skill nimmt beliebige Eingänge entgegen und macht daraus eine geordnete Kanzlei-Entscheidung: zuordnen, neu anlegen, beantworten, fristen, delegieren oder zurückfragen.

Unterstützte Eingangskanäle

• Brief, Scan, Foto, Fax.
• beA-Nachricht, EGVP-Ausdruck, Empfangsbekenntnis.
• E-Mail und Anhänge.
• SMS, iMessage, WhatsApp, Telegram, Teams.
• Screenshot, Audio-Notiz, Telefonnotiz.
• Ordnerdrop oder Datenraum-Upload.

Ablauf

1. Kanal bestimmen: Quelle, Empfangsdatum, technische Metadaten, Zuverlässigkeit.
2. Absender und Beteiligte extrahieren: Mandant, Gegner, Gericht, Behörde, Versicherung, Dritte.
3. Aktenbezug prüfen: eigenes Aktenzeichen, fremdes Aktenzeichen, Name, Sache, Gericht.
4. Fristen und Action-Items erkennen: Rechtsbehelfsfrist, gerichtliche Verfügung, Antwortfrist, Wiedervorlage, Rückruf.
5. Mandatsannahme/GwG-Indikatoren erkennen: neue Anfrage, Unternehmensmandant, Immobilien, Gesellschaft, Transaktion, Ausweiskopie, Handelsregisterauszug, wirtschaftlich Berechtigte, PEP, Fremdgeld, Drittzahlung, abweichender Zahler.
6. Datenschutz und Geheimnis prüfen: Drittinhalte, Gesundheitsdaten, Bankdaten, Ausweiskopien, Kinder, Strafdaten, besondere Kategorien.
7. Priorität setzen: sofort, heute, diese Woche, warten, nur ablegen.
8. Ausgabe erzeugen: Intake-Karte plus vorgeschlagene Ablage.

Kanalregeln

Messenger und Screenshots

• Authentizität nicht unterstellen.
• Kontext erfassen: wer schreibt, wann, in welchem Thread.
• Keine privaten Drittinhalte unnötig übernehmen.
• Bei Screenshots immer prüfen, ob abgeschnittene Inhalte entscheidend sein könnten.

beA

• Empfangstag und eventuelle Zustellung sauber dokumentieren.
• Empfangsbekenntnis nie ohne Freigabe abgeben.
• Keine beA-PIN, Zertifikate oder Token speichern.
• Bei beA-Connect immer kanzlei-allgemein-bea-journal verwenden: Nachrichtenjournal einsehen, Screenshot sichern, jede eingegangene Nachricht als ZIP exportieren oder herunterladen, ZIP entpacken und der Akte zuordnen.
• Wenn ein elektronisches Empfangsbekenntnis verlangt wird, EB-Workflow anbieten und vor Abgabe ausdrücklich warnen.

Fax und Brief

• Eingangsstempel und Lesbarkeit prüfen.
• Bei Fristbezug Originaleingang und Scanzeit trennen.

Ausgabeformat

## Intake-Karte

- Kanal:
- Eingang am:
- Absender:
- Betroffene Akte:
- Externe Aktenzeichen:
- Kurzinhalt:
- Fristen:
- Action-Items:
- Risiken:
- Mandatsannahme/GwG:
- Vorschlag:
- Rückfragen:

Übergabe

• Neue Sache: kanzlei-allgemein-akte und bei Annahme-/Identifizierungs-/GwG-Indikatoren kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg.
• Unklare Aktenzeichen: kanzlei-allgemein-aktenzeichen.
• Frist oder Handlung: kanzlei-allgemein-fristen-monitor.
• Antwortentwurf oder Versand: kanzlei-allgemein-output-versand.
• beA-Journal, beA-ZIP oder elektronisches Empfangsbekenntnis: kanzlei-allgemein-bea-journal.