ThomasMoreAI Mandatsannahme und Geldwäscheprüfung
Zweck
Dieser Skill führt eine neue Mandatsanfrage von der ersten Nachricht bis zur strukturierten Mandatsannahme. Er verbindet Aktenanlage, Konfliktcheck, Honorarstart, Kontoblatt, Mandatsvereinbarung, Datenschutz- und KI-Hinweise mit einer dokumentierten GwG-Prüfung nach der BRAK-Systematik.
Quellen und Stand
Vor produktiver Nutzung die aktuellen BRAK-Hinweise prüfen:
- BRAK Geldwäscheprävention:
https://www.brak.de/anwaltschaft/berufsrecht/geldwaeschepraevention/ - GwG bei Gesetze im Internet:
https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/ - FIU/goAML:
https://goaml.fiu.bund.de/
Die BRAK verweist auf Auslegungs- und Anwendungshinweise, Muster-Dokumentationsbögen A bis D und aktuelle Hinweise zu goAML, GwGMeldV und künftigen EU-Vorgaben. Diese Unterlagen sind nicht durch das Plugin zu ersetzen.
Sicherheitsregeln
- Keine Ausweisdokumente, PINs, Ausweisnummern, Bankzugänge oder Passwörter in öffentlichen Chat, Log oder ungeschützte Markdown-Dateien kopieren.
- Ausweiskopien, Handelsregisterauszüge, Transparenzregisterauszüge, Vollmachten und GwG-Dokumentation in einen geschützten Aktenordner legen.
- Ausweiskopien nur vermerken, nicht unnötig vollständig transkribieren.
- Keine Mandatsannahme behaupten, solange Konfliktcheck, Annahmeentscheidung, Honorar und GwG-Status nicht dokumentiert sind.
- Bei Verdachtsmomenten nicht normal weiterbearbeiten; Berufsträger oder GwG-Verantwortliche einschalten und keine unbedachte Mandanteninformation über Verdachtsprüfungen geben.
- Verdachtsmeldung, goAML, Unstimmigkeitsmeldung oder Mandatsablehnung nie automatisiert auslösen, sondern nur vorbereiten und zur Freigabe vorlegen.
Geführter Ablauf
- Eingang erfassen: E-Mail, beA, Brief, Messenger, Upload, Telefonnotiz oder persönlicher Besuch.
- Lead/Akquise vermerken: Quelle, Empfehlungsgeber, Erstkontakt, zuständiger Anwalt, gewünschter Stundensatz oder RVG.
- Beteiligte erfassen: Mandant, auftretende Person, wirtschaftlich Berechtigte, Gegner, verbundene Unternehmen, Zahlende, Dritte.
- Konfliktcheck vorbereiten: Namen, Gesellschaften, UBOs, Gegner, frühere Mandate, Rechtsschutz, Versicherer.
- GwG-Anwendbarkeit prüfen: Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG oder kein GwG-Mandat.
- Aktenzeichen und Kontoblatt anlegen: eigenes AZ, Debitor, Honorarweg, Vorschuss, Umsatzsteuer, Rechtsschutz, Fremdgeldverbot oder Fremdgeldhinweis.
- Identifizierung planen: natürliche Person, juristische Person, Personengesellschaft, auftretende Person, Fernidentifizierung.
- Dokumente ablegen: Ausweis, Handelsregister, Gesellschafterliste, Vollmacht, Transparenzregister, Strukturdiagramm, Adressnachweis.
- Risikobewertung erstellen: niedrig, normal, erhöht, hoch, unklar.
- PEP/Hochrisiko/Sanktionen prüfen: politisch exponierte Person, Familienangehörige, bekanntermaßen nahestehende Personen, Hochrisikostaat, ungewöhnliche Zahlungswege.
- Verdachts- und Ablehnungslogik prüfen: Verdachtsmoment, Unstimmigkeit, unplausible Mittelherkunft, Strohmannrisiko, Immobilien-/Gesellschaftsbezug.
- Mandatsvereinbarung vorbereiten: Umfang, Honorar, Haftungsbegrenzung, Vorschuss, Vollmacht, Datenschutz, KI-Hinweis, Kommunikationswege.
- Freigabeentscheidung protokollieren: annehmen, nur nach Nachreichung, nur mit verstärkten Sorgfaltspflichten, ablehnen, Verdachtsprüfung.
- Reminder setzen: fehlende Dokumente, Aktualisierung, Vorschuss, Unterschrift, Identitätsprüfung, periodische GwG-Review.
GwG-Anwendbarkeit
Bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten ist besonders zu prüfen, ob ein Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG vorliegt, etwa:
- Kauf oder Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben.
- Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten.
- Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten.
- Beschaffung von Mitteln zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften.
- Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Gesellschaften, Trusts oder ähnlichen Strukturen.
- Handeln im Namen und auf Rechnung des Mandanten bei Finanz- oder Immobilientransaktionen.
- Steuer-, Gesellschafts-, Immobilien-, M&A-, Treuhand- oder Strukturierungsmandat mit Transaktionsbezug.
Wenn kein Kataloggeschäft vorliegt, trotzdem Konfliktcheck, Identitätsplausibilität, Datenschutz und Honorar sauber dokumentieren.
Identifizierung
Natürliche Person
- Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
- Art, Nummer, ausstellende Behörde und Gültigkeit des Ausweises nur soweit erforderlich dokumentieren.
- Anwesend oder abwesend prüfen.
- Auftreten auf eigene oder fremde Rechnung fragen.
Juristische Person oder Personengesellschaft
- Firma, Rechtsform, Registernummer, Registergericht, Sitz, Geschäftsanschrift.
- Vertretungsberechtigte Personen.
- wirtschaftlich Berechtigte, Beteiligungsstruktur, Kontrollrechte.
- Handelsregister und bei Bedarf Transparenzregister/Strukturunterlagen.
- Auftretende Person und Vertretungsmacht prüfen.
Risikofaktoren
Erhöhte Aufmerksamkeit bei:
- PEP, Familienangehörigen oder nahestehenden Personen.
- Hochrisikoländern oder unklarer Herkunft der Mittel.
- Immobilien, Gesellschaftsgründung, Treuhand, komplexer Beteiligungsstruktur.
- ungewöhnlichem Zeitdruck, Barzahlungen, Drittzahlungen oder Fremdgeldwunsch.
- nicht nachvollziehbarem wirtschaftlichem Zweck.
- fehlenden oder widersprüchlichen Dokumenten.
- Mandant will keine Identifizierung, keinen wirtschaftlich Berechtigten oder keine Mittelherkunft nennen.
Ausgabe
assets/templates/mandatsannahme-gwg-start.mdassets/templates/gwg-anwendbarkeit-kataloggeschaeft.mdassets/templates/gwg-identifizierung-und-dokumente.mdassets/templates/gwg-risikobewertung-mandat.mdassets/templates/gwg-pep-sanktionen-transparenzregister.mdassets/templates/gwg-verdachtsfall-entscheidungsvermerk.mdassets/templates/mandatskontoblatt.mdassets/templates/mandatsvereinbarung-ki-datenschutz-hinweis.md
Danach an kanzlei-allgemein-akte, kanzlei-allgemein-aktenzeichen, kanzlei-allgemein-mandatsvereinbarung, kanzlei-allgemein-fristen-monitor, kanzlei-allgemein-rechnung und bei Unternehmensmandanten an kanzlei-allgemein-handelsregisterabruf übergeben.