tools-only Durées de Conservation des Données
Référence : Article 5.1.e du RGPD (limitation de la conservation)
Documentation : CNIL_durees_conservation.pdf
Principe fondamental
Le RGPD impose que les données personnelles soient conservées pendant une durée limitée et proportionnée à la finalité du traitement. Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Article 5.1.e RGPD : Les données sont « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées »
Les 3 phases de conservation
1. Base active
Définition : Données accessibles en temps réel pour les besoins opérationnels courants.
Exemple : Compte client actif, commande en cours de traitement.
2. Archivage intermédiaire
Définition : Données non utilisées au quotidien mais conservées pour des besoins administratifs, juridiques ou de preuve.
Accès restreint : Seules les personnes habilitées y ont accès.
Exemple : Factures d'un client ayant clôturé son compte.
3. Archivage définitif (rare)
Définition : Conservation pérenne pour des raisons d'intérêt public (archives historiques, recherche scientifique).
Encadrement : Conditions strictes, généralement hors contexte commercial.
Tableau des durées de conservation par catégorie
Données clients / prospects
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Compte client actif | Durée de la relation commerciale | Exécution du contrat |
| Compte client inactif | 3 ans après dernière activité | Prospection (intérêt légitime) |
| Prospects (non clients) | 3 ans après dernier contact | Recommandation CNIL |
| Données de contact newsletter | Jusqu'au désabonnement + 3 ans | Preuve du consentement |
| Historique des commandes | 5 ans (prescription civile) | Protection juridique |
Données de paiement / Comptabilité
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Factures | 10 ans | Obligation légale (Code de commerce L123-22) |
| Pièces comptables | 10 ans | Obligation légale (CGI) |
| Données de paiement (CB) | Le temps de la transaction | Sécurité / PCI-DSS |
| Preuves de transaction | 5 ans | Prescription civile |
| Mandats SEPA | 5 ans après fin du mandat | Recommandation CNIL |
Données RH / Salariés
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Dossier du salarié actif | Durée du contrat | Exécution du contrat |
| Dossier après départ | 5 ans | Prescription en droit du travail |
| Bulletins de paie | 5 ans (employeur) / 50 ans (Archives) | Obligation légale |
| Candidatures non retenues | 2 ans | Recommandation CNIL |
| Candidatures avec consentement | Durée du consentement (max 2 ans) | Consentement |
Données de connexion / Logs
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Logs de connexion (FAI/hébergeur) | 1 an | LCEN (obligation légale) |
| Logs applicatifs (sécurité) | 6 mois à 1 an | Intérêt légitime (sécurité) |
| Adresses IP | 1 an maximum | LCEN |
| Données de trafic | 1 an | Obligation légale |
Cookies et traceurs
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Cookies | 13 mois maximum | Recommandation CNIL |
| Données analytics | 25 mois (Google Analytics) | Paramétrage par défaut à réduire |
| Consentement cookies | 6 à 13 mois | Renouvellement nécessaire |
Données de santé (si applicable)
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Dossier médical | 20 ans après dernière consultation | Code de la santé publique |
| Données de santé au travail | 40 ans | Médecine du travail |
Données contractuelles
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Contrats | 5 ans après fin du contrat | Prescription civile |
| Contrats avec consommateurs | 5 ans | Prescription |
| Garanties | Durée de la garantie + 2 ans | Action en justice |
| Contentieux | Jusqu'à épuisement des voies de recours | Protection juridique |
Données de vidéosurveillance
| Type de données | Durée de conservation | Base légale / Justification |
|---|---|---|
| Images de vidéosurveillance | 1 mois maximum | Code de la sécurité intérieure |
| En cas d'incident | Durée de la procédure | Preuve |
Obligations légales de conservation
Textes de référence
| Obligation | Durée | Texte |
|---|---|---|
| Documents comptables | 10 ans | Code de commerce L123-22 |
| Factures | 10 ans | Code général des impôts |
| Logs de connexion | 1 an | LCEN (Art. 6 II) |
| Bulletins de paie | 5 ans | Code du travail |
| Contrats électroniques B2C > 120€ | 10 ans | Code de la consommation |
| Vidéosurveillance | 1 mois | Code de la sécurité intérieure |
Bonnes pratiques
1. Définir une politique de conservation
Documenter pour chaque catégorie de données :
- La durée de conservation
- La justification (finalité, obligation légale)
- La procédure d'archivage/suppression
2. Automatiser la purge
Mettre en place des processus automatiques :
- Alerte avant suppression (si pertinent)
- Suppression automatique à échéance
- Anonymisation en alternative à la suppression
- Journalisation des suppressions
3. Distinguer les phases
BASE ACTIVE (accès courant)
│
│ [Fin de la relation]
▼
ARCHIVE INTERMÉDIAIRE (accès restreint)
│
│ [Fin de la durée légale]
▼
SUPPRESSION ou ANONYMISATION
4. Informer dans la politique
Toujours indiquer les durées de conservation dans la politique de confidentialité, avec une justification compréhensible.
Formulation pour la politique
6. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire aux
finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour respecter nos
obligations légales.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Type de données │ Durée │ Justification │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Compte client │ Durée de la │ Fourniture du service │
│ │ relation + 3 ans │ │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Données de commande │ 5 ans │ Obligations légales │
│ │ │ et garanties │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Factures │ 10 ans │ Obligations comptables │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Données de newsletter │ Jusqu'au │ Votre consentement │
│ │ désabonnement │ │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Données de connexion │ 1 an │ Obligation légale │
│ │ │ (LCEN) │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Cookies │ 13 mois max │ Recommandation CNIL │
├───────────────────────────┼────────────────────┼────────────────────────┤
│ Prospects │ 3 ans sans │ Prospection │
│ │ interaction │ commerciale │
└───────────────────────────┴────────────────────┴────────────────────────┘
À l'issue de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de
manière irréversible.
Erreurs fréquentes
| Erreur | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Pas de durée définie | Non-conformité RGPD | Tableau systématique |
| Conservation illimitée | Sanction CNIL | Purge automatique |
| Même durée pour tout | Disproportionné | Adapter par finalité |
| Pas de distinction actif/archive | Accès non maîtrisé | Phases de conservation |
| Oubli des obligations légales | Problème en cas de contrôle | Conserver les factures 10 ans |
| Suppression sans journalisation | Pas de preuve de conformité | Logs de suppression |
Cas particuliers
Données anonymisées
Les données véritablement anonymisées (identification impossible, même par recoupement) ne sont plus des données personnelles et peuvent être conservées sans limite.
Attention : La pseudonymisation n'est PAS l'anonymisation.
Droit à l'effacement demandé
Si une personne demande l'effacement :
- Supprimer les données de la base active
- Conserver si obligation légale (factures, logs)
- Informer la personne des données conservées et pourquoi
Contentieux en cours
En cas de litige, les données pertinentes peuvent être conservées jusqu'à l'issue de la procédure, y compris au-delà de la durée normale.