tools-only Éléments obligatoires de la procédure (Décret n°2022-1284)
IMPORTANT : Le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 fixe de manière exhaustive et impérative les éléments que doit contenir la procédure interne de recueil et de traitement des signalements.
Texte complet avec annexe : assets/Decret_2022_1284.pdf
1. Canal de réception des signalements (Article 4 I du décret)
EXIGENCES IMPÉRATIVES DU CANAL DE RÉCEPTION :
FORME DU SIGNALEMENT :
[ ] La procédure permet le signalement par ÉCRIT
[ ] OU la procédure permet le signalement par ORAL
→ Si oral prévu, préciser que le signalement peut s'effectuer :
[ ] Par téléphone
[ ] Par tout autre système de messagerie vocale
[ ] Lors d'une visioconférence (sur demande de l'auteur)
[ ] Lors d'une rencontre physique (sur demande de l'auteur)
→ Délai : au plus tard 20 JOURS OUVRÉS après réception de la demande
CAPACITÉ DE TRANSMISSION :
[ ] Le canal permet de transmettre tout élément, QUEL QUE SOIT sa forme ou son support
[ ] Ces éléments doivent permettre d'étayer le signalement de faits :
→ Qui se sont produits dans l'entité concernée
→ OU qui sont très susceptibles de se produire dans l'entité concernée
ACCUSÉ DE RÉCEPTION :
[ ] La procédure PRÉVOIT que l'auteur est informé PAR ÉCRIT
[ ] Délai : 7 JOURS OUVRÉS à compter de la réception du signalement
JUSTIFICATION DE L'ÉLIGIBILITÉ (facultatif) :
[ ] La procédure PEUT prévoir (sauf signalement anonyme) que l'auteur transmet
tout élément justifiant qu'il appartient aux catégories 1° à 5° de l'art. 8 I.A.
2. Vérification de recevabilité et traitement (Article 4 II et III du décret)
PHASE DE VÉRIFICATION (Art. 4 II) :
[ ] L'entité VÉRIFIE (sauf signalement anonyme) que les conditions sont respectées :
→ Conditions de l'article 6 (définition du lanceur d'alerte)
→ Conditions du A du I de l'article 8 (personnes éligibles au signalement interne)
[ ] L'entité PEUT demander tout complément d'information à l'auteur
INFORMATION EN CAS DE NON-RECEVABILITÉ :
[ ] La procédure PRÉVOIT que l'auteur est INFORMÉ des raisons pour lesquelles
l'entité estime que son signalement ne respecte pas les conditions requises
SUITES PRÉVUES PAR LA PROCÉDURE :
[ ] La procédure PRÉCISE les suites données aux signalements qui ne respectent pas
les conditions de l'article 6 et du A du I de l'article 8
[ ] La procédure PRÉCISE également les suites données aux signalements ANONYMES
TRANSMISSION À UNE AUTRE ENTITÉ DU GROUPE :
[ ] Si l'entité estime que les faits concernent une autre entité du même périmètre
de consolidation (art. L. 233-16 C. com.) :
→ Elle PEUT inviter l'auteur à adresser également le signalement à cette entité
→ Si traitement plus efficace par cette seule autre entité :
Elle PEUT inviter l'auteur à RETIRER le signalement qu'elle a reçu
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PHASE DE TRAITEMENT (Art. 4 III) :
CONDITION PRÉALABLE :
[ ] Les conditions de l'article 6 et du A du I de l'article 8 sont respectées
ÉVALUATION DES ALLÉGATIONS :
[ ] L'entité PEUT demander tout complément d'information à l'auteur
pour évaluer l'exactitude des allégations
SI LES ALLÉGATIONS PARAISSENT AVÉRÉES :
[ ] L'entité MET EN ŒUVRE les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet
du signalement
RETOUR D'INFORMATION OBLIGATOIRE :
[ ] La procédure PRÉVOIT que l'entité communique PAR ÉCRIT à l'auteur :
→ Délai : MAXIMUM 3 MOIS à compter de l'accusé de réception
→ OU 3 mois à compter de l'expiration du délai de 7 jours ouvrés (si pas d'AR)
→ Contenu : informations sur les mesures envisagées ou prises pour :
• Évaluer l'exactitude des allégations
• Le cas échéant, remédier à l'objet du signalement
• Les motifs de ces mesures
CLÔTURE DU SIGNALEMENT :
[ ] L'entité procède à la clôture lorsque :
→ Les allégations sont inexactes ou infondées
→ OU le signalement est devenu sans objet
[ ] La procédure PRÉVOIT que l'auteur est INFORMÉ PAR ÉCRIT de la clôture du dossier
3. Personnes ou services désignés (Article 5 du décret)
DÉSIGNATION OBLIGATOIRE (Art. 5 I) :
[ ] La procédure INDIQUE la ou les personnes ou le ou les services désignés
pour RECUEILLIR les signalements
[ ] La procédure INDIQUE la ou les personnes ou le ou les services désignés
pour TRAITER les signalements
→ Note : recueil et traitement peuvent être gérés par des personnes/services différents
EXIGENCES RELATIVES AUX PERSONNES/SERVICES DÉSIGNÉS :
[ ] Disposent, par leur POSITIONNEMENT ou leur STATUT, de :
→ La COMPÉTENCE suffisante à l'exercice de leurs missions
→ L'AUTORITÉ suffisante à l'exercice de leurs missions
→ Les MOYENS suffisants à l'exercice de leurs missions
[ ] La procédure PRÉVOIT les garanties permettant l'exercice IMPARTIAL de ces missions
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CAS PARTICULIERS (Art. 5 II) :
FONCTION PUBLIQUE :
[ ] Le référent déontologue (art. L. 124-2 CGFP) PEUT être chargé du recueil
et, le cas échéant, du traitement des signalements
[ ] Le référent déontologue défense (art. L. 4122-10 C. défense) PEUT également
être désigné pour ces missions
ORGANISMES SOUMIS À PLUSIEURS OBLIGATIONS :
[ ] Dans les organismes visés par l'art. 17 Sapin II (AFA) ET par l'art. L. 225-102-4
C. com. (vigilance), la personne/service désigné PEUT être le même que celui
chargé de recueillir les signalements au titre de ces autres dispositions
4. Confidentialité et intégrité des informations (Article 6 du décret)
GARANTIES DE CONFIDENTIALITÉ ET D'INTÉGRITÉ (Art. 6 I) :
[ ] La procédure GARANTIT l'intégrité des informations recueillies
[ ] La procédure GARANTIT la confidentialité des informations, notamment :
→ L'identité de l'AUTEUR du signalement
→ L'identité des PERSONNES VISÉES par celui-ci
→ L'identité de tout TIERS qui y est mentionné
RESTRICTION D'ACCÈS :
[ ] La procédure INTERDIT l'accès à ces informations aux membres du personnel
qui ne sont pas autorisés à en connaître (cf. art. 5 I du décret)
TRANSMISSION INTERNE :
[ ] La procédure PRÉVOIT la transmission SANS DÉLAI aux personnes/services désignés
(art. 5 I) des signalements reçus par d'autres personnes ou services
COMMUNICATION À DES TIERS :
[ ] Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers QUE SI :
→ Cette communication est nécessaire pour traiter le signalement
→ ET dans le respect des dispositions de l'art. 9 I de la loi Sapin II
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CONSIGNATION DES SIGNALEMENTS ORAUX (Art. 6 II) :
Tout signalement oral est consigné selon ce que prévoit la procédure :
1° LIGNE TÉLÉPHONIQUE/MESSAGERIE VOCALE ENREGISTRÉE (avec consentement) :
[ ] Enregistrement de la conversation sur support durable et récupérable
[ ] OU transcription intégrale de la conversation
2° LIGNE TÉLÉPHONIQUE/MESSAGERIE VOCALE NON ENREGISTRÉE :
[ ] Établissement d'un procès-verbal PRÉCIS de la conversation
3° VISIOCONFÉRENCE OU RENCONTRE PHYSIQUE (avec consentement) :
[ ] Enregistrement de la conversation sur support durable et récupérable
[ ] OU procès-verbal PRÉCIS
DROIT DE VÉRIFICATION ET APPROBATION :
[ ] L'auteur a la possibilité de VÉRIFIER, RECTIFIER et APPROUVER
la transcription ou le procès-verbal par l'apposition de sa SIGNATURE
DURÉE DE CONSERVATION :
[ ] Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés
que le temps STRICTEMENT NÉCESSAIRE ET PROPORTIONNÉ :
→ Au traitement du signalement
→ À la protection des auteurs, des personnes visées et des tiers mentionnés
5. Externalisation du canal de réception (Article 7 du décret)
POSSIBILITÉ D'EXTERNALISATION (Art. 7 I) :
[ ] Toute entité visée à l'art. 1er PEUT prévoir dans sa procédure que le canal
de réception est géré pour son compte en EXTERNE par un tiers
[ ] Ce tiers peut être :
→ Une personne physique
→ Une entité de droit privé (dotée ou non de la personnalité morale)
→ Une entité de droit public (dotée ou non de la personnalité morale)
OBLIGATIONS DU TIERS EXTERNE :
[ ] Le tiers DOIT respecter les dispositions :
→ Du I de l'article 4 (canal de réception)
→ Du I de l'article 6 (confidentialité et intégrité)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
MUTUALISATION DES RESSOURCES (Art. 7 II) :
CONDITIONS :
[ ] Entités mentionnées au 3° du B du I de l'article 8 de la loi Sapin II
[ ] Employant MOINS DE 250 SALARIÉS (appréciation cf. art. 2 I du décret)
[ ] Après décision concordante de leurs organes compétents
ÉLÉMENTS MUTUALISABLES :
[ ] Canal de réception des signalements (art. 4 I)
[ ] Évaluation de l'exactitude des allégations (art. 4 III al. 1)
LIMITE :
[ ] Sans préjudice des autres obligations qui incombent à chacune des entités
6. Diffusion et information (Article 8 du décret)
DIFFUSION DE LA PROCÉDURE (Art. 8 al. 1) :
[ ] La procédure est diffusée par l'entité par tout moyen assurant une PUBLICITÉ
SUFFISANTE, notamment :
→ Par voie de notification
→ Par affichage
→ Par publication
→ Le cas échéant, sur son site internet
→ Par voie électronique
[ ] Dans des conditions permettant de la rendre ACCESSIBLE DE MANIÈRE PERMANENTE
aux personnes mentionnées au A du I de l'article 8 de la loi Sapin II
DIFFUSION DE LA PROCÉDURE D'UNE ENTITÉ DU GROUPE (Art. 8 al. 2) :
[ ] L'entité PEUT diffuser aux mêmes personnes la procédure de toute entité
appartenant au même périmètre de consolidation (art. L. 233-16 C. com.)
[ ] EN PRÉCISANT :
→ Sous quelles conditions ces personnes peuvent lui adresser leur signalement
→ Selon quelles modalités
INFORMATION SUR LES CANAUX EXTERNES (Art. 8 al. 3) :
[ ] L'entité met ÉGALEMENT à disposition des informations CLAIRES ET FACILEMENT
ACCESSIBLES concernant les procédures de signalement externe mentionnées
au II de l'article 8 de la loi Sapin II
7. Synthèse : Contenu obligatoire de l'information aux personnes éligibles
CONTENU OBLIGATOIRE DE L'INFORMATION (synthèse) :
[ ] Existence du dispositif de signalement interne
[ ] Fonctionnement du dispositif (modalités pratiques)
[ ] Identité de la ou des personnes/services désignés pour recueillir les signalements
[ ] Identité de la ou des personnes/services désignés pour traiter les signalements
[ ] Conditions pour bénéficier du statut de lanceur d'alerte (art. 6 loi Sapin II)
[ ] Catégories de personnes pouvant effectuer un signalement interne (art. 8 I.A.)
[ ] Modalités de signalement :
→ Forme (écrit et/ou oral)
→ Canal(aux) disponible(s)
→ Si oral : possibilité de visioconférence/rencontre physique sur demande
[ ] Délais de traitement :
→ Accusé de réception : 7 jours ouvrés
→ Retour d'information : 3 mois maximum
[ ] Garanties de confidentialité (art. 9 loi Sapin II)
[ ] Protections accordées (art. 10-1 loi Sapin II)
[ ] Canaux de signalement externe disponibles (art. 8 II loi Sapin II) :
→ Liste des autorités compétentes ou lien vers cette liste
→ Défenseur des droits
→ Autorité judiciaire
[ ] Traitement des données personnelles (information RGPD)
SUPPORTS DE DIFFUSION RECOMMANDÉS :
→ Règlement intérieur (entreprises de ≥ 50 salariés)
→ Intranet / site internet
→ Affichage dans les locaux
→ Note de service
→ Livret d'accueil
→ Communication par email
→ Portail dédié au signalement
Articles du décret n°2022-1284 - Citations verbatim
Article 1
Les entités mentionnées aux 1° à 4° du B du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée établissent une procédure interne de recueil et de traitement des signalements conformément aux dispositions du présent titre.
Article 2 (précision sur le champ d'application)
I. - Pour les personnes morales de droit privé et pour les personnes morales de droit public employant des personnels dans les conditions du droit privé, le seuil de cinquante salariés prévu au B du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée s'apprécie à la clôture de deux exercices consécutifs et est déterminé selon les modalités prévues au I de l'article L. 130-1 du code de la sécurité sociale.
II. - Pour les personnes morales de droit public autres que celles mentionnées au I du présent article, le seuil de cinquante agents prévu au B du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée est déterminé selon les modalités prévues pour le calcul des effectifs pris en compte pour la composition des comités sociaux ou des instances exerçant les attributions conférées aux comités sociaux.
III. - Lorsque la personne morale de droit public emploie des personnels dans des conditions de droit privé et de droit public, le seuil prévu au B du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée est déterminé selon les modalités prévues au II lorsque celles-ci prennent en compte les personnels de droit privé ou, à défaut, par le cumul des effectifs calculés respectivement selon les modalités prévues au I et au II du présent article.
Article 3
I. - Les entités mentionnées à l'article 1er du présent décret, autres que celles mentionnées aux II et III du présent article, établissent leur procédure interne de recueil et de traitement des signalements conformément aux règles qui régissent l'instrument juridique qu'elles adoptent, après consultation des instances de dialogue social.
II. - Dans les administrations centrales, les services à compétence nationale et les services déconcentrés relevant des administrations de l'Etat, la procédure interne de recueil et de traitement des signalements est instaurée par arrêté du ou des ministres compétents, après avis des comités sociaux d'administration.
III. - Les autorités publiques indépendantes d'au moins cinquante agents et les autorités administratives indépendantes établissent leur procédure interne de recueil et de traitement des signalements dans des conditions et selon des modalités précisées par ces autorités et conformément aux règles qui les régissent, après consultation des instances de dialogue social.
Article 4 (éléments obligatoires que doit contenir la procédure)
I. - La procédure mentionnée à l'article 1er du présent décret instaure un canal de réception des signalements qui permet à toute personne mentionnée aux 1° à 5° du A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée d'adresser un signalement par écrit ou par oral, selon ce que prévoit la procédure. Si la procédure prévoit la possibilité d'adresser un signalement par oral, elle précise que ce signalement peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Le canal de réception des signalements permet de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés au I de l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entité concernée. La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception. Elle peut prévoir, hormis le cas où le signalement est anonyme, que l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes mentionnées aux 1° à 5° du A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
II. - Lorsqu'un signalement est recueilli par le canal mentionné au I du présent article, l'entité vérifie, sauf si le signalement est anonyme, que les conditions prévues par l'article 6 et le A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée sont respectées. Elle peut, à cette fin, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement.
La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles l'entité estime, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions mentionnées au précédent alinéa. La procédure précise les suites données aux signalements qui ne respectent pas les conditions prévues par l'article 6 et le A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée. Elle précise également les suites données aux signalements anonymes. Lorsque l'entité estime que le signalement porte sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans une entité appartenant au même périmètre de consolidation, au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce, elle peut inviter l'auteur du signalement à l'adresser également à cette dernière. En outre, lorsque l'entité estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entité, elle peut inviter son auteur à retirer le signalement qu'elle a reçu.
III. - Lorsque les conditions prévues par l'article 6 et le A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée sont respectées, l'entité assure le traitement du signalement. Elle peut, afin d'évaluer l'exactitude des allégations qui sont formulées, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement. Lorsque les allégations lui paraissent avérées, l'entité met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement. La procédure prévoit que l'entité communique par écrit à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières. L'entité procède à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.
Article 5 (éléments obligatoires que doit contenir la procédure)
I. - La procédure indique la ou les personnes ou le ou les services désignés par l'entité pour recueillir et traiter les signalements. Le canal de réception des signalements prévu au I de l'article 4 du présent décret et le traitement prévu aux II et III de ce même article peuvent être gérés par des personnes ou services différents. Les personnes ou services désignés disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. La procédure prévoit les garanties permettant l'exercice impartial de ces missions.
II. − Dans les organismes mentionnés aux articles L. 3 à L. 5 du code général de la fonction publique, le référent déontologue mentionné à l'article L. 124-2 du même code peut être chargé du recueil et, le cas échéant, du traitement des signalements.
Le référent déontologue prévu au premier alinéa de l'article L. 4122-10 du code de la défense peut également être désigné pour exercer ces missions.
Dans les organismes mentionnés au I de l'article 17 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée et au I de l'article L. 225-102-4 du code de commerce, la personne ou le service mentionné au I du présent article peut être le même que celui chargé de recueillir les signalements en application de ces dispositions.
Article 6 (éléments obligatoires que doit contenir la procédure)
I. − La procédure garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
Elle interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître en application du I de l'article 5 du présent décret. La procédure prévoit la transmission sans délai aux personnes ou services mentionnés au I de l'article 5 des signalements reçus par d'autres personnes ou services. Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect des dispositions du I de l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
II. − Tout signalement effectué oralement est consigné, selon ce que prévoit la procédure, de la manière suivante : 1° Lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ; 2° Lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation ; 3° Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.
L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.
Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.
Article 7 (éléments obligatoires que doit contenir la procédure)
I. − Toute entité mentionnée à l'article 1er du présent décret peut prévoir dans sa procédure que le canal de réception des signalements mentionné au I de l'article 4 du présent décret est géré pour son compte en externe par un tiers, qui peut être une personne physique ou une entité de droit privé ou publique dotée ou non de la personnalité morale. Dans ce cas, ce dernier respecte les dispositions du I de l'article 4 et du I de l'article 6 du présent décret.
II. − Les entités mentionnées au 3° du B du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée employant moins de deux cent cinquante salariés peuvent prévoir, après décision concordante de leurs organes compétents, que le canal de réception des signalements, mentionné au I de l'article 4 du présent décret, ainsi que l'évaluation de l'exactitude des allégations formulées dans le signalement, prévue au premier alinéa du III du même article, font l'objet de ressources partagées entre elles, sans préjudice des autres obligations qui leur incombent à chacune. Le seuil de deux cent cinquante salariés s'apprécie conformément aux dispositions du I de l'article 2 du présent décret.
Article 8 (éléments obligatoires que doit contenir la procédure)
La procédure est diffusée par l'entité concernée par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur son site internet ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux personnes mentionnées au A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
L'entité peut diffuser aux mêmes personnes la procédure de toute entité appartenant au même périmètre de consolidation, au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce, en précisant sous quelles conditions et selon quelles modalités celles-ci peuvent lui adresser leur signalement.
L'entité met également à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe mentionnées au II de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.