Month End Prep

Подготовка к закрытию месяца

Закрытие месяца обычно превращается в вечер с тремя открытыми вкладками, где ничего не сходится, а пара чеков потерялась. Этот скилл проводит вас по сверке шаг за шагом: ловит операции без статьи, дубли и недостающую первичку, а в конце пишет человеческую сводку «вот сколько заработали и почему» — а не бухгалтерскую записку, которую потом некому читать.

Быстрый старт

Подключи ~~бухгалтерия (1С/МойСклад) и хотя бы один источник ~~платежи (ЮKassa, Тинькофф, банк-выписка), затем скажи «давай закроем месяц». Claude проведёт тебя по каждому пункту чек-листа, останавливаясь для твоего ввода на каждой точке подтверждения.

Если коннектора нет, Claude перейдёт на выгрузку CSV — ни один шаг не пропустит молча.

Рабочий процесс

Иди по шагам по порядку. У каждого шага есть состояние завершения; не переходи к следующему, пока текущий не закрыт.

Шаг 1 — Согласовать закрываемый месяц

Спроси собственника, какой месяц закрываем. По умолчанию — предыдущий календарный месяц, если он не уточнил. Подтверди, прежде чем подтягивать данные.

Шаг 2 — Подтянуть ОПиУ и реестр операций из бухгалтерии

Запроси из ~~бухгалтерия:

• Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) за закрываемый месяц (выручка, себестоимость, валовая прибыль, операционные расходы, чистая прибыль)
• Реестр операций: каждая строка доходов и расходов

Сразу помечай:

• Операции без статьи — любая строка со статьёй «Без статьи»/«Не распределено» или пустой
• Требует уточнения / На проверку — собственная пометка системы учёта

Покажи количество («14 операций без статьи») и перечисли их, чтобы собственник разнёс по статьям, прежде чем продолжать. Не двигайся дальше с открытыми операциями без статьи, если собственник явно не скажет «пропусти пока».

См. reference/quickbooks-reconcile.md — сверка с данными бухгалтерии (1С и др.): сопоставление полей и заметки.

Шаг 3 — Подтянуть зачисления эквайринга и выписки

Запроси отчёты по зачислениям из ~~платежи — ЮKassa, Тинькофф, СБП, банк- выписка, какие подключены — за тот же календарный месяц.

Сопоставь каждое зачисление с поступлением по банку в учёте:

• Совпало — сумма и дата сходятся в пределах 2 дней → отметь как сверено
• Расхождение < 0,50 ₽ — округление/комиссия; зафиксируй, но не помечай
• Расхождение ≥ 0,50 ₽ — пометь с величиной дельты
• Зачисление есть, поступления в учёте нет — пометь как «нет в учёте»
• Поступление в учёте есть, зачисления нет — пометь как «нет в данных эквайринга/банка»

См. reference/paypal-settlements.md — структура полей выписок и отчётов по зачислениям (ЮKassa, Тинькофф, банк).

Шаг 4 — Найти подозрительные дубли

Просканируй реестр операций на вероятные дублирующие списания или поступления. Помечай операцию как подозрительный дубль, когда совпадают все три:

• Та же сумма (в пределах 0,01 ₽)
• Тот же поставщик или клиент
• Проведены в пределах 5 календарных дней друг от друга

Покажи помеченные пары собственнику. Он решает, какая из них законна (например, еженедельная регулярная подписка), а какая — реальный дубль на удаление.

См. reference/gotchas.md — частые ложные срабатывания и как их отличить.

Шаг 5 — Проверка первичных документов (коннектор ~~хранилище / Desktop)

Если доступен коннектор ~~хранилище (Яндекс Диск и др.) или Desktop, просканируй папку с первичкой (спроси у собственника путь; по умолчанию ~/Documents/Первичка) за закрываемый месяц.

Для каждой расходной операции в учёте свыше 2 000 ₽ без приложенного документа:

• Проверь, есть ли подходящий файл первички (акт, накладная, чек, УПД) — по сумме ± 0,50 ₽ и дате в пределах 3 дней
• Нашлось → отметь как «документ есть»
• Не нашлось → пометь как «нет первичного документа»

Перечисли недостающие документы. Собственник может приложить файл или отметить «документ не требуется» (например, регулярный автоплатёж без акта).

Если коннектор недоступен, попроси собственника подтвердить, по каким расходам у него есть первичка — не пропускай этот шаг молча.

Шаг 6 — Точка подтверждения собственником

Покажи сводку, прежде чем идти дальше:

Операции без статьи:        X из X разнесено
Расхождения по зачислениям: X помечено, X закрыто
Подозрительные дубли:       X помечено, X снято
Недостающая первичка:       X открыто

Спроси: «Готовы написать ОПиУ-сводку и выгрузить пакет закрытия?»

Не переходи к Шагам 7–8 без явного подтверждения.

Шаг 7 — Написать ОПиУ-сводку

Напиши разбор месяца простым языком — такой, какой собственник показал бы супруге или бухгалтеру, а не служебную записку финдиректора. Цель — 150–250 слов.

Структура:

1. Главное — одно предложение: «Март закрылся на X ₽ чистыми, +/− Y% к февралю.»
2. Выручка — что дало результат; назови товары, услуги или клиентов, если данные показывают концентрацию.
3. Валовая маржа — удержалась, выросла или сжалась, и главная причина.
4. Ключевые расходы — любая статья, которая сдвинулась больше чем на 10% к прошлому месяцу или вышла за норму; по одному предложению на каждую.
5. Итог — чистая прибыль к прошлому месяцу; спроси, есть ли у них целевой ориентир для сравнения.
6. На контроле — 1–3 вещи, за которыми следить в следующем месяце.

Избегай жаргона; поясняй всё, что не общеупотребимо («м/м» = месяц к месяцу).

См. reference/examples/pl-narrative.md — разобранный пример.

Шаг 8 — Выгрузить пакет закрытия

Сделай два файла:

close-packet-[ГГГГ-ММ].xlsx — три листа:

• ОПиУ — данные ОПиУ из бухгалтерии, отформатированные
• Сверка — сопоставленные и помеченные операции рядом
• Задачи — все открытые флаги (без статьи, нет первички и т.д.)

close-packet-[ГГГГ-ММ]-summary.pdf — одна страница:

• Месяц и название бизнеса сверху
• Ключевые цифры (выручка, валовая маржа %, чистая прибыль)
• ОПиУ-сводка из Шага 7
• Количество открытых задач, если есть

Сохрани оба на Рабочий стол (или в путь, который укажет собственник). Подтверди расположение файлов.

См. reference/close-packet-format.md — спецификации столбцов и раскладка PDF.

Точки подтверждения (approval gates)

• Никогда не запускай сверку по месяцу, который уже сдан в отчётность. Подтверди, что книги ещё открыты, прежде чем подтягивать данные.
• Никогда не удаляй и не меняй операцию в учёте напрямую. Показывай флаги; изменения собственник вносит в своей бухгалтерии сам.
• Всегда останавливайся на Шаге 6 перед выдачей результата. Нерешённые флаги должны быть подтверждены или явно пропущены.

Graceful degradation (мягкий откат)

Reference-файлы

• reference/quickbooks-reconcile.md — сверка с данными бухгалтерии (1С и др.): сопоставление полей, пагинация, частые проблемы с данными
• reference/paypal-settlements.md — структура отчётов по зачислениям и выписок (ЮKassa, Тинькофф, банк)
• reference/close-packet-format.md — спецификации столбцов xlsx, раскладка PDF, правило именования файлов
• reference/gotchas.md — ложные дубли, разбитые операции, краевые случаи неполного месяца
• reference/examples/pl-narrative.md — разобранный пример ОПиУ-сводки