Klotzkette 1. Kontrollen und Verantwortlichkeit einrichten
1. Zweck und Anwendungsfall
Für Betrieb, Kanzlei oder Notariat, deren Analyse konkrete organisatorische Lücken zeigt. Keine Ernennung eines Beauftragten allein aufgrund der Unternehmensgröße erfinden.
2. Eingaben
Risikoanalyse, Personal- und Berechtigungsübersicht, bestehende Anweisungen, Aufsichtsanordnung und Vertretungsplan. Tatsächliche Funktionen statt bloßer Organigrammtitel erfassen.
3. Ablauf
3.1. Rechtsgrund der Organisation
GwG Paragraf 6 regelt interne Sicherungsmaßnahmen, Paragraf 7 den Geldwäschebeauftragten. Gesetzliche Kategorie, etwaige Befreiung und besondere Anordnung prüfen. Ein Betrieb ohne Bestellungspflicht benötigt gleichwohl Verantwortlichkeit für seine tatsächlich bestehenden Pflichten.
3.2. Kontrolle ausführbar beschreiben
Auslöser, Bearbeiter, Beleg, Entscheidungsbefugnis und Vertretung je Kontrolle festlegen. Beispiel: Abweichender Rückzahlungsempfänger führt zur dokumentierten Zahlungsprüfung vor Auszahlung. Vier Augen dort einsetzen, wo geboten; nicht jede Routineprüfung in eine endlose Freigabekette verwandeln.
3.3. Ausfallweg durchspielen
Vertreter muss Unterlagen und befugten Meldeweg erreichen können. Unverzügliche Meldung darf nicht auf die Rückkehr des Partners warten. Zugriffsprotokoll und vorhandenen Stand sichern; bei goAML-Störung amtlich vorgesehenen Ersatzweg prüfen. Technische Unterstützung erhält nicht automatisch Einsicht in geschützte Mandatsinhalte.
3.4. Dokumentation und Schulung
Paragraf 8 mit Fristbeginn, zulässiger Aufbewahrung und Löschentscheidung umsetzen. Beschäftigte funktionsbezogen unterrichten, Änderungen und Wirksamkeit nachhalten. Keine pauschale Pflicht zur jährlichen Vollschulung aus Paragraf 6 herauslesen.
4. Quellenpflicht
GwG Paragrafen 6 bis 8 und zuständige Kammer- oder Landesanordnungen; Quellenkarte. Für Auslagerung ergänzend Paragraf 17, für Gruppe Paragraf 9.
5. Ausgabeformat
Ausformulierte Arbeitsanweisung mit Verantwortlichem und Vertretung sowie beschlussfähige Bestellung nur bei geklärter Grundlage. Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung. Nicht bloß „Kontrollen implementieren“ schreiben.
6. Beispiele
Einziger Meldeberechtigter ist im Urlaub, die Buchhaltung entdeckt einen eiligen Zahlungsbefund. Die Anweisung benennt befugten Vertreter, Zugang und Nachweis statt „Geschäftsleitung informieren und abwarten“.