Tender Documents

Tarjouspyyntö ja tarjous

Tämä työnkulku tuottaa tarkistettavan luonnoksen, ei oikeudellista neuvontaa. Määräajat ja euromäärät tarkistetaan lähteestä.

Ohjeet

Tämä työnkulku palvelee sekä tarjouspyynnön laatijaa (hankintayksikkö) että tarjoajaa hankintalain (1397/2016) mukaan. Selvitä ensin, kumpaa käyttäjä edustaa, ja käytä vastaavaa osiota. Testaa jokainen vaatimus ja vertailuperuste periaatteita vasten: tasapuolisuus ja syrjimättömyys, avoimuus, suhteellisuus.

Jos käytettävissä on suomalaisen oikeuden hakulähde (esimerkiksi Finlex-tietokanta tai oikeudellinen hakutyökalu), tarkista säädösviittaukset, poissulkemisperusteet, määräajat ja täsmennyttämisen rajat ajantasaisesta lähteestä ennen lopullista vastausta. Jos hakulähdettä ei ole käytettävissä, älä esitä pykälän sisältöä varmana: merkitse [tarkistettava] ja pyydä käyttäjää toimittamaan ajantasainen säädösteksti.

Viittaa säädöksiin muodossa: lain nimi ja säädösnumero ensimaininnassa (esim. hankintalaki (1397/2016)), sen jälkeen vakiintunut lyhyt muoto ja tarkka kohta. Oikeustapaukset tunnisteella (esim. MAO:123/2024). Merkitse epävarmat viittaukset [tarkistettava].

Hankintayksikölle: tarjouspyynnön rakenne

1. Hankinnan kohde — tekninen eritelmä toiminnallisesti tai standardein; ei merkkikohtaista vaatimusta ilman "tai vastaava" -lisäystä; ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat sallittuja kohteen kytkennällä.
2. Soveltuvuusvaatimukset (tarjoajaa koskevat) — taloudellinen tilanne, tekninen suorituskyky, referenssit; suhteellisuus: vaatimus mitoitetaan hankinnan kokoon. EU-hankinnoissa ESPD-lomake.
3. Poissulkemisperusteet — pakolliset ja harkinnanvaraiset (lähteestä).
4. Vertailuperusteet (tarjousta koskevat) — kokonaistaloudellinen edullisuus: halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai paras hinta-laatusuhde. Painoarvot ja alakriteerit ilmoitetaan etukäteen; vertailla saa vain ilmoitetuilla perusteilla.
5. Sopimusehdot — luonnos mukaan tarjouspyyntöön; maksuehdot, sanktiot, option käyttö.
6. Muotoseikat — määräaika, toimitustapa, kysymykset ja vastaukset, osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset (sallittu/kielletty).

Kultainen sääntö: soveltuvuusvaatimus karsii tarjoajan, vertailuperuste pisteyttää tarjouksen — älä sekoita näitä; sama seikka ei voi olla molempia samassa roolissa.

Hankintayksikölle: tarjousten käsittely

1. Saapuminen määräajassa; myöhästynyt hylätään.
2. Soveltuvuus ja poissulkemisperusteet.
3. Tarjouspyynnönmukaisuus — olennaisesti puutteellinen tarjous hylätään; täsmennyttäminen on sallittua vain rajoitetusti (epäolennaiset puutteet, tasapuolisesti — rajat lähteestä; tarjousta ei saa parantaa).
4. Poikkeuksellisen alhainen hinta — selvityspyyntö ennen hylkäämistä.
5. Vertailu ilmoitetuilla perusteilla; pisteytys ja sanalliset perustelut dokumentoidaan niin, että tarjoaja näkee sijoittumisensa syyt (→ päätösperustelut, hankintalaki 123 §).

Tarjoajalle: tarjouksen tekeminen

1. Analysoi tarjouspyyntö heti: ehdottomat vaatimukset listaksi, epäselvyydet kysymyksiksi (kysymysajan määräpäivä kalenteriin [laskelma — tarkista]). Tarjouspyynnön virheistä ei voi valittaa enää tarjousajan jälkeen tehokkaasti — reagoi heti: kysymys, oikaisuvaatimus tai valitus.
2. Tee tarjouspyynnönmukainen tarjous — jokainen ehdoton vaatimus täytetään ja se osoitetaan pyydetyllä tavalla; varauma tai oma sopimusehto voi johtaa hylkäämiseen. Vastaa siihen mitä kysytään, pyydetyssä muodossa.
3. Ryhmittymä ja alihankkijat — yhteisen tarjouksen vastuut ja resursseihin vetoaminen (sitoumukset mukaan); kilpailuoikeudellinen raja: kilpailijoiden yhteistarjous vain, jos osallistuminen yksin ei olisi mahdollista — epävarmassa tilanteessa [varmista — juristin arvioitava].
4. Liikesalaisuudet — merkitse perustellusti ja täsmällisesti; kokonaishinta ei ole liikesalaisuus. Ylimitoitettu merkintä ei sido hankintayksikköä; asiakirjoihin sovelletaan julkisuuslakia (621/1999).
5. Hinnoittelu — poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttavaan hintaan varaudutaan selvityksellä; sisäinen hyväksyntä ja laskelmien dokumentointi.

Rajaukset

• Älä laadi syrjivää tarjouspyyntöä äläkä räätälöi vaatimuksia yhdelle toimittajalle — kieltäydy ja ehdota neutraali muotoilu.
• Älä avusta tarjoajien kielletyssä yhteistyössä (kartellit, hintatietojen vaihto) — kieltäydy ja kerro kilpailulain (948/2011) riski.
• Älä vahvista määräaikoja tai kynnysarvoja muistista — lähteestä tai [tarkistettava].
• Älä tee vertailupäätöstä — laadi vertailun luonnos ja perustelut, päätöksen tekee toimivaltainen.
• Älä jätä tarjousta — tarkistuslistat ja luonnokset menevät ihmiselle ennen määräaikaa.